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Was versteht man unter Offboarding?
Offboarding – oder auch Exit-Management – beschreibt den Prozess des Unternehmensaustritts eines Mitarbeiters. Die genaue Gestaltung dessen ist abhängig davon, ob dem Mitarbeiter gekündigt wurde oder ob dieser sich selbst für die Kündigung entschieden hat. Ziel des Offboardings ist es zum einen, weiterhin für eine positive Stimmung innerhalb des Unternehmens zu sorgen. Andererseits sind ein gelungener Austritt eines Kollegens und gutes Relationship Management auch immer eine Möglichkeit, das Image und die Arbeitgebermarke entsprechend positiv zu positionieren. Außerdem dient Offboarding auch dazu, viele Informationen zu sammeln, die für die künftige Unternehmenskultur oder neue Mitarbeiter relevant sein können – das Offboarding als eine Lern- und Verbesserungsmöglichkeit wahrzunehmen. Nicht zuletzt umfasst Offboarding auch bürokratische Prozesse, zum Beispiel die Abwicklung von Auslagen, Rückgaben und Resturlaub, sowie die Dokumentation aller Aufgabenbereiche, die der Mitarbeiter zu verantworten hatte. Nur so kann ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden. Die Relevanz von professionellem Offboarding steigt mit der Anzahl an Arbeitsprozessen, in die der Mitarbeiter eingebunden war.
Wann und womit beginnt Offboarding?
Der Prozess des Offboardings beginnt weit vor dem eigentlichen Unternehmensaustritt. Nämlich dann, wenn die Kündigung offiziell ausgesprochen wurde. In der Gastronomiebranche ist eine Kündigungsfrist von vier Wochen üblich. Dem Arbeitgeber bleibt somit nur rund ein Monat für die Aufgaben, die nun im Offboarding-Prozess anliegen. Im ersten Schritt sollten selbstverständlich die Kollegen über die Kündigung informiert werden. Lag die Entscheidung für die Kündigung auf der Unternehmensseite, kann – im Sinne des Arbeitgeber-Images – über sogenanntes Outplacement nachgedacht werden. Hierunter versteht sich die (finanzielle) Unterstützung durch das Unternehmen bei der Jobsuche des Mitarbeiters. Steht das Unternehmen hilfreich zur Seite, kann dies für einen nachhaltig positiven Eindruck sorgen, dessen Auswirkung nicht zu unterschätzen ist. Hat sich jedoch der Mitarbeiter selbst für die Kündigung entschieden, sollte der Arbeitgeber die Chance nutzen und um ein ehrliches Gespräch bitten: Was hat dem Mitarbeiter missfallen? Hat der Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge? Diese Informationen können künftig zu einer verbesserten Unternehmenskultur beitragen. Spätestens jetzt sollte die Stelle neu ausgeschrieben werden.
Was muss aus datenschutzrechtlicher Sicht beachtet werden, wenn der Mitarbeiter geht?
Mitarbeiter können meist auf eine Vielzahl an firmeninternen Dokumenten und Kontakten zugreifen. Aus Datenschutzgründen muss der Schutz dieser hochsensiblen Daten auch nach dem Unternehmensaustritt des Mitarbeiters unbedingt weiterhin gewährleistet sein. Zugänge und Login-Daten, zum Beispiel für Mailprogramme, Projektpläne und Arbeitsunterlagen, sollten unmittelbar gesperrt werden. Meist geht bereits aus der Übergabe des Mitarbeiters hervor, auf welche Plattformen und Tools zugegriffen werden konnte. Passwörter, die von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden, müssen ausgetauscht werden.
Welche Unterlagen müssen auch nach dem Unternehmensaustritt bereitgestellt werden?
Die Personalabteilung sollte so viel wie möglich mit dem Mitarbeiter klären und abschließen, solange dieser noch im Unternehmen tätig ist. Einige Dokumente können jedoch zum Zeitpunkt des Unternehmensaustritts nicht zur Verfügung gestellt werden, wie etwa die Lohnsteuerbescheinigung. In vielen Fällen fragen Mitarbeiter diese erst Monate, ja sogar Jahre nach dem Unternehmensaustritt für die eigene Ablage oder Steuererklärung an. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter können da von digitalen Lösungen profitieren: Stellen Unternehmen solche Services zur Verfügung, kann sich der Mitarbeiter hier mit seiner privaten Email-Adresse anmelden und die entsprechenden Dokumente zeitlich unbefristet herunterladen.
Bei welchen Ämtern muss der Arbeitnehmer abgemeldet werden?
Ist das Dienstverhältnis beendet, so ist der Arbeitgeber unmittelbar dazu verpflichtet, seinen Mitarbeiter bei verschiedenen Ämtern und Kassen abzumelden. Als erstes muss die ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern über den Austritt des Mitarbeiters informiert werden. Dafür übermittelt der Arbeitgeber das Geburtsdatum sowie die Identifikationsnummer des Mitarbeiters, das Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses und das Datum der einstigen Anmeldung (auch bekannt als Referenzdatum). Im zweiten Zuge müssen auch die Sozialversicherungen über den Unternehmensaustritt des Mitarbeiters informiert werden. Die Frist hierfür beläuft sich auf maximal sechs Wochen.
Auslagen, Rückgaben, Übergaben: An alles gedacht?
Bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollten interne Zuständigkeiten geklärt werden. Idealerweise fertigt der Mitarbeiter eine detaillierte Übersicht seiner Aufgaben an. Außerdem sollten Arbeitsutensilien wie etwa Arbeitskleidung, Laptop, Handy, Schlüssel und Dokumente zurückgeben und dies protokolliert werden. Nicht selten sind auch noch offene Rechnungen oder Auslagen zu begleichen. Möglicherweise laufen auch noch Lieferverträge oder Abonnements auf Mitarbeiter, sei es im Einkauf oder für Software-Lizenzen. Um Folgekosten zu vermeiden, empfiehlt sich, diese unmittelbar zu kündigen bzw. umzuschreiben. Digitale Lösungen sorgen hier für einen guten Überblick und schnelle Abwicklung. Was passiert, wenn Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte hatten? Viele Firmen nutzen hierfür bereits digitale Plattformen, um die Karten selbst sperren zu können, andernfalls ist die Bank umgehend zu informieren.
Was passiert am Tag des Abschieds?
In der Regel organisiert der Arbeitgeber ein Beisammensein aller Mitarbeiter und Kollegen, um sich in dieser Form noch einmal für die Zusammenarbeit zu bedanken. Der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, erhält meist eine kleine Aufmerksamkeit. Bevor der Mitarbeiter endgültig geht, sollte unbedingt geklärt werden, ob eine Abwesenheitsnotiz sowie eine automatische Weiterleitung der E-Mails eingestellt wurde. Ebenfalls wichtig: Wie verhält es sich mit der künftigen Erreichbarkeit? Wie und wann darf der – nun ehemalige – Mitarbeiter kontaktiert werden, falls es noch Rückfragen gibt?
An wen kann ich mich wenden, wenn ich weitere Infos benötige?
Auf den Webseiten von PayFit und Spendesk befinden sich Blog-Artikel mit nützlichen Tipps und Wissenswertes rund um Offboarding, Lohnbuchhaltung und Geschäftsausgaben sowie Kontaktdaten zu Experten, die alle weiteren Fragen beantworten können.
