Personalplanung

Ratgeber Personalplanung: Finden, motivieren, binden – die hohe Kunst der Mitarbeiterführung

Arbeitszeitflexibilisierung, Fachkräftemangel und der allgegenwärtige Wunsch nach Work-Life-Balance: Personalmanagement ist eine vielseitige Herausforderung, die neben Offenheit für Neues insbesonders Einfühlungsvermögen und effizientes Denken voraussetzt. Dank des digitalen Fortschritts können viele komplexe Aufgaben bereits über Algorithmen ausgeführt werden, trotzdem steht nach wie vor der Mitarbeiter mit seinem Anspruch auf Zufriedenheit im Job im Mittelpunkt

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Gründe für den Einsatz einer digitalen Softwarelösung zur Personalplanung

Die klassische Excel-Tabelle hat schon seit Langem ausgedient, denn im Bereich Personalorganisation sind die digitalen Lösungen so weit ausgereift, dass sie dem Gastronom oder Hotelier viele mühsame Puzzlearbeiten ersparen können. Grundsätzlich umfassen alle Lösungen nicht nur den Bereich der Dienstplan-Erstellung unter Berücksichtigung zahlreicher Parameter, auch Urlaubsplanungen und Lohnabrechnungen können automatisiert werden. Hier ein Überblick über die wichtigsten Features:

  • Dienstplanerstellung mit der Möglichkeit, Vorlagen abzuspeichern
  • Umfangreiches Personalmanagement
  • Urlaubsplanung unter Berücksichtigung vorab eingestellter Anzahl an Urlaubstagen und direkter Abgleich mit Urlaubszeiten der anderen Mitarbeiter
  • Größtenteils ist eine mobile App für Apple- und Android-Geräte verfügbar
  • Schichten können in vielen System direkt durch die Mitarbeiter getauscht werden, der Administrator muss dem nur noch zustimmen.
  • Die Löhne werden automatisch anhand der Stunden erstellt und können meist über fertige Schnittstellen an den Steuerberater übergeben werden.
  • Einige Softwares ermöglichen die Verwaltung mehrerer Betriebe

Wer einen Überblick über alle Software-Lösungen erhalten möchte, wird im Artikel “Software-Lösungen zur Personalplanung im Detail” fündig.

Einfluss auf die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter

Auch wenn Vorgesetzte immer noch als Respektsperson wahrgenommen werden wollen, so hat sich doch der Umgang mit den Mitarbeitern in den letzten Jahren gewandelt. Die Wertschätzung für erbrachte Leistungen – die sicher schon immer vorhanden war – wird mittlerweile deutlich nach außen getragen, das Wohlbefinden des Personals spielt eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterführung. Es mag dem Fachkräftemangel geschuldet sein, dass sich Unternehmer gut ausgebildeten und leistungsfähigen Mitarbeitern gegenüber gerne im Rahmen ihrer Möglichkeiten erkenntlich zeigen. Ein motiviertes, gefestigtes Team gibt dem Betrieb seine Seele und auch die Gäste spüren es, wenn eine harmonische Atmosphäre unter den Angestellten herrscht.

Motivation und Bindung der Mitarbeiter

Leistungsstarke Servicekräfte, teamfähige Köche und zuvorkommendes Zimmerpersonal lässt der Gastronom oder Hotelier ungerne ziehen. Doch wie kann der Unternehmer dafür sorgen, dass die Personalsituation entspannt und die Fluktuationsrate niedrig bleibt? Hier bieten sich viele Möglichkeiten.

  • Motivation durch Weiterbildung
    Ganz gleich ob Auszubildender oder jahrelanger treuer Mitarbeiter: Über die Möglichkeit, den Wissens- und Erfahrungshorizont zu erweitern, freut sich jeder. Dabei muss es nicht immer eine externe Veranstaltung sein, im Zeitalter digitaler Welten gibt es auch zahlreiche Online-Angebote für jedes Berufsfeld und jeden Anspruch.
    Artikel zu Weiterbildungsmöglichkeiten verfassen.

  • Gutscheine
    als Arbeitgeber ist es möglich, in engen Grenzen monatlich 44 Euro als Extra an die Mitarbeiter auszugeben. Diese Zahlung muss zusätzlich zum Gehalt als Sachbezug gezahlt werden. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter gegen Vorlage des Gutscheines eine bestimmte Ware erhält, somit bieten sich z.B. Tank- oder Essensgutscheine an. Achtung: Geldzahlungen werden als Barlohn behandelt und sind steuer- und sozialversicherungspflichtig!

  • Wohnraumüberlassung
    Die Wohnraumsituation besonders in Großstädten ist ist besonders für Auszubildende fast unzumutbar. Wer als Arbeitgeber helfen will und Wohnraum anbietet – ganz gleich ob zum Besuch der Berufsschule oder für auswärtige Auszubildende, sollte einige Sachverhalte beachten. Im Artikel “Steuerrechtliche Tipps zur Unterkunft und Überlassung von Wohnraum an Mitarbeiter” wird der Zusammenhang ausführlich dargelegt.

  • Verpflegung von Mitarbeitern
    Gerade in Hotellerie und Gastronomie bietet es sich an, die Mitarbeiter intern zu verpflegen. Eine effektive und zeitsparende Lösung für Arbeitgeber und -nehmer, die jedoch die Beachtung einiger steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften verlangt. Alle relevanten Informationen bekommen Sie im Artikel “Verpflegung der Mitarbeiter im Gastgewerbe”.
     

Was bedeutet eigentlich der Begriff Personalplanung?

Vielen Unternehmern und Mitarbeitern dürfte klar sein, dass die Personalplanung die Organisation der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter bezeichnet. Doch die Personalplanung ist mehr als nur das. Sie wird in folgende Fachbereiche unterteilt:

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung hat hauptsächlich den Zweck, das vorhandene Personal zu ermitteln – es wird also der Ist-Zustand festgestellt. Sie ist zwingend notwendig, um das vorhandene Personal effektiv einsetzen zu können.

Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ermittelt den Soll-Zustand eines Unternehmens auf personeller Ebene. Dabei werden auch zukünftige Entwicklungen in die Planung mit einbezogen.

Personalentwicklung

Hauptsächliches Thema der Personalentwicklung ist die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Durch bessere Qualifikationen der Mitarbeiter sollen Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert werden.

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung kommt zum Einsatz, wenn bei der Personalbedarfsplanung ein Defizit entdeckt wurde. Um mit der Konkurrenz mithalten zu können, ist die Beschaffung neuer Mitarbeiter bei einem Wachstum des Unternehmens unabdingbar.

Personalfreisetzungsplan

Der Personalfreisetzungsplan erfasst bevorstehende Kürzungen des Personals etwa durch Entlassungen oder Stundenkürzungen. Durch eine genaue Planung der Kürzungen lassen sich in vielen Fällen kostengünstige Lösungen für das Unternehmen finden.

Von Bewerbungen, Kündigungen und Zeugnissen

Im Idealfall bewirbt sich auf eine Stellenanzeige der perfekte Kandidat für den ausgeschriebenen Posten und bleibt dann bis zur Rente motiviert im Betrieb. Leider tritt dieser Fall in der Realität nur in Ausnahmesituationen ein, denn es beginnt schon mit der Stellenausschreibung. Ambitionierte Bewerber um Ausbildungsplätze sind seit Jahren rar, daraus resultierend kann der Fachkräftemangel nicht reduziert werden. Um sich den idealen Auszubildenden zu sichern, greifen viele Betriebe zu innovativen Recruitingmaßnahmen. Ob Social Dining oder Tag der offenen Tür – das klassische Bewerbungsgespräch gerät immer mehr in den Hintergrund, Teamfähigkeit und soziale Fähigkeiten verdrängen den Lebenslauf. Was alles möglich ist, erfahren Sie in unserem Artikel “Mitarbeiter gewinnen und mit Herz und Verstand halten”.

Flattert die Kündigung eines Mitarbeiters auf den Tisch, sollte neben einem persönlichen Gespräch auch immer seitens des Arbeitgebers die Begründung er- und auch hinterfragt werden. Hat sich der Mitarbeiter vielleicht unwohl gefühlt? Stimmt das Arbeitsklima? Hat er einen Job in einer besseren Position bekommen? Kann ich sie oder ihn (wenn gewünscht) über eine Veränderung bezüglich Stellung oder Bezahlung halten? Letztendlich ist eine Reflektion der eigenen Kompetenzen als Arbeitgeber zu jedem Zeitpunkt eines Arbeitsverhältnisses wichtig und sollte nicht im Alltagsstress vernachlässigt werden.

Wird eine Kündigung übergeben, erfolgt auch meist der Wunsch nach einem Arbeitszeugnis. Diesen Wunsch darf der Gastronom oder Hotelier dem Angestellten – ganz gleich in welcher Position er arbeitet – nicht abschlagen. Ob Zeugnis oder Arbeitszeugnis und welche Inhalte verpflichtend sind, wird im Artikel “Arbeitszeugnis – Rechte, Pflichten und Formulierungen”  beantwortet.

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