Alle Inhalte zu Personalplanung im Überblick
Der Dienstplan ist Dreh- und Angelpunkt für den größten variablen Kostenfaktor in der Bilanz von so gut wie jedem gastronomischen Betrieb und damit ein mächtiges Gestaltungswerkzeug. Doch nur selten wird ihm die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt; vielmehr wird die Einsatzplanung häufig als notwendiges Übel empfunden.
Planerin oder Planer zu sein, ist somit nicht die beliebteste Rolle – und das nicht nur, weil man extrem viele Dinge dabei beachten muss. Ein psychologisch besonders stressiger Aspekt ist, dass es für Dienstplan-Verantwortliche an der Tagesordnung ist, Schichten zu vergeben, die von Teammitgliedern als unfair empfunden werden. Zudem ist die Einsatzplanung schlichtweg eine hochkomplexe Aufgabe. Wer beschäftigt sich schon gern mit mehrdimensionalen Optimierungsproblemen? Denn genau darum handelt es sich: Schon bei der Verteilung einiger weniger Personen auf die zu vergebenen Schichten gibt es eine schier unendliche Anzahl möglicher Einsatzkombinationen und Parameter, die man dabei berücksichtigen sollte. Nur wer es schafft immer wieder eine Vielzahl unterschiedlicher Rahmenbedingungen im Blick zu behalten, kann ein gutes Ergebnis erzielen. Um die Komplexität zu verstehen, hier ein kleiner Überblick der relevanten Rahmenbedingungen, die sich in drei Kategorien aufteilen lassen:
- Wirtschaftlichkeit: Es muss definiert werden, wie groß der Schichtbedarf eigentlich ist. Hierbei kommt es darauf an, dass Planende ihr Geschäft gut kennen und wissen, welches Gästeaufkommen (zu welcher Tageszeit) zu erwarten ist. Dabei helfen beispielsweise historische Daten aus dem Kassensystem. Mit Hilfe der Umsätze und der Anzahl verkaufter Artikel kann man den notwendigen Personalaufwand abschätzen und somit einen Schichtbedarf festlegen.
- Mitarbeiterbezogene Rahmenbedingungen: Neben den Fähigkeiten sind es vor allem die Anstellungsverhältnisse und vertraglichen Gegebenheiten einzelner Teammitglieder, die zu beachten sind. Welches Stunden- oder Verdienstpensum steht zur Verfügung? Wie viele freie Tage sind vereinbart? Sind Zuschläge zugesichert? Hat die Person schon Überstunden angesammelt oder ist sie noch nicht volljährig? Dies ist nur eine kleine Auswahl von Bedingungen dieser Art.
- Sonstige Rahmenbedingungen: Sobald die formellen Hürden genommen sind, müssen sich Planende mit zusätzlichen, meist kurzfristig auftretenden Widrigkeiten auseinandersetzen. Spontane Krankheit, eine veränderte Wetterlage oder die Absage eines Events sind Beispiele für die Vielzahl spontan eintretender Ereignisse, auf die Dienstplan-Schreibende mitunter extrem schnell reagieren müssen.
Gesetzliche und gesellschaftliche Entwicklungen erschweren die Dienstplan-Erstellung
Und damit nicht genug, denn die jüngsten gesetzlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen tragen dazu bei, dass sich der Umfang an Einschränkungen und Erfordernissen weiter erhöht. Neue Regularien sowie der allgemeine Personalmangel schränken den Spielraum in der Personaleinsatzplanung weiter ein. Hinzu kommt, dass in Zeiten von New Work immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer veränderte Arbeitsstrukturen und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und privater Lebensführung fordern. Besonders der Wunsch nach einer flexibleren und transparenten Gestaltung von Arbeitszeit spielt hier eine immens wichtige Rolle. Als Arbeitgeber/in ist man gut beraten auch diesen neuen Anforderungen bestmöglich zu begegnen, denn zufriedene Mitarbeitende bleiben dem Betrieb nicht nur länger erhalten – sie sorgen auch für zufriedene Gäste und damit auch für höhere Umsätze.
Fest steht: Ohne ein digitales Tool, das alle Rahmenbedingungen kontrolliert und einen Überblick ermöglicht, ist eine optimale Dienstplanung – selbst mit durchdachter Strategie – kaum mit einem vertretbaren Zeitaufwand zu leisten. In den letzten Jahren haben sich einige Software-Lösungen am Markt etabliert, die es ermöglichen trotz wachsender Komplexität bei der Schichtplanung die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ob Planday, rota, fragPaul oder ATOSS – sie sind inzwischen ähnlich wie digitale Kassensysteme aus dem Tagesgeschäft im Gastgewerbe nicht mehr wegzudenken.
Die Tools denken mit und unterstützen Dienstplan-Verantwortliche mit Konflikthinweisen, diversen Kennzahlen und einen Liveabgleich mit der nachgelagerten Zeiterfassung. Zudem besteht die Möglichkeit den Dienstplan via Smartphone-App und Push-Notification zeitgleich und ohne zusätzlichen Aufwand mit dem gesamten Team zu teilen – gerade bei spontanen Änderungen ist das Gold wert. Durch die Kommunikationsfunktionen der Apps sind Mitarbeitende näher dran und können aktiv in die Planung einbezogen werden. So heißt es in der Branche: Ab einer Betriebsgröße von etwa 15 Mitarbeitenden ist die Personaleinsatzplanung nur dann gut, wenn sie digital läuft.
Automatisierter Dienstplan setzt neue Maßstäbe
Doch so weit digitale Personaltools mit all ihren Vorteilen auch sind, ein Traum blieb bislang unerfüllt: Zwar unterstützen die Tools Dienstplan-Verantwortliche mit smarten Funktionalitäten, doch muss das Erstellen des Dienstplanes nach wie vor manuell (wenn auch mit Hilfe vorgefertigter Vorlagen) vorgenommen werden.
Genau dieser Innovation hat sich jüngst gastromatic angenommen. Auf der diesjährigen INTERNORGA hat der führende Anbieter von Personaltools im Gastgewerbe den ersten cloudbasierten, automatischen Dienstplan vorgestellt. Ab sofort übernehmen Algorithmen die aufwendige und hochkomplexe Aufgabe, den perfekten Dienstplan zu schreiben. Vorgestellt wurde eine Dienstplanung, die mit nur wenigen Klicks und ohne das zeitintensive, manuelle Zuordnen von Person zu Schicht Pläne schreibt. Damit ermöglicht die Software eine völlig neue Art des vollautomatisierten Planens, die Kriterien berücksichtigt, die Menschen gar nicht alle im Blick haben können.
Neben dem automatischen Einhalten gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung nach wirtschaftlichen und mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen – die man vorab ganz individuell festlegt – bietet so ein intelligentes System vor allem den Vorteil, dass Mitarbeiterwünsche und eine faire Verteilung der Schichten berücksichtigt werden. So wird zum Beispiel automatisch darauf geachtet, dass die Anzahl von Wochenenden ohne Arbeitseinsatz gleichmäßig verteilt und freie Tage möglichst zusammenhängend gewährt werden. Erfahrungsgemäß sind es genau diese Dienstplaneigenschaften, die darüber entscheiden, ob Mitarbeitende die Zusammenarbeit mit der Betriebsleitung als wertschätzend und harmonisch beurteilen oder als Einbahnstraße sehen.
gastromatic reagiert mit seinem Automatisierungsmodul auf die Auswirkungen zunehmender Regulierung durch die Gesetzgebung und schafft Möglichkeiten den hohen Ansprüchen von Arbeitnehmer/innen gerecht zu werden. Neben dem immensen Potenzial in den Bereichen Zeitersparnis und Kostenoptimierung ist es vor allem das Thema Fairness, dem sich gastromatic als Wegbereiter in die Arbeitswelt von morgen durch diese Innovation verschrieben hat. Dabei ist der Algorithmus jedoch auf vom Menschen gemachte Regeln angewiesen. Durch die Möglichkeit individuelle Planungsprofile zu erstellen, können Verantwortliche selbst definieren, wie stark die einzelnen Kriterien vom Algorithmus zu berücksichtigen sind – auch differenziert nach Mitarbeitergruppe.
Der automatische Dienstplan wird so zum verlässlichen Helfer, der stets zu 100% konzentriert ist und unermüdlich alle Schichtkombinationen ausprobiert, bis er die beste gefunden hat – und ist dabei fairer und objektiver, als es ein Mensch sein könnte. Beschwert sich dennoch jemand über den Dienstplan, kann man darauf verweisen, dass die Automatisierung die Schichten bereits möglichst fair verteilt hat und dabei alle im Team „gleich“ behandelt wurden. Die dank der Maschine frei gewordene Zeit können „HR“-Verantwortliche in „Human Relations“ investieren, um mit weiteren Maßnahmen eine noch erfolgreichere Arbeitgebermarke aufzubauen.
