Eine bessere Alternative ist ein Online-Dienstplan, wie beispielsweise die cloudbasierte Lösung von Aplano. Damit können Mitarbeiter ihre Schichten jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop einsehen. Die folgenden Gründe zeigen, warum es sich vor allem in der Gastro-Branche lohnt, auf einen digitalen Dienstplan umzusteigen.
Besserer Überblick und planbare Kosten
In der Gastronomie stellt das Personal den größten Kostenpunkt dar. Es ist wichtig, die Personalkosten immer im Blick zu behalten und mit dem Umsatz abzugleichen, denn zu viel Personal bedeutet auch weniger Umsatz. Im Gegensatz dazu führt fehlendes Personal zu einer gestressten Arbeitsatmosphäre und unzufriedenen Kunden. Mit einem Online-Dienstplan erkennt man Personallücken bereits im Voraus und kann den Dienstplan schnell und effizient anpassen. Der digitale Schichtplan schafft auch eine klare Übersicht über die Kosten: Mit dem Auswertungstool können Schichtdaten anschaulich gefiltert und als CSV oder PDF an die Buchhaltung weitergereicht werden.
Mitspracherecht für die Mitarbeiter
Mit einer Dienstplan-Software können sich Angestellte gezielt für offene Schichten bewerben. Jeder Mitarbeiter wird in die Schichtplanung eingebunden und kann mit wenigen Klicks einen Antrag auf Schichtänderung stellen. Ein digitaler Dienstplan berücksichtigt automatisch die Stundenmodelle der einzelnen Mitarbeiter und die verfügbaren Tage. Nicht jeder Mitarbeiter ist für jede Schicht verfügbar – beispielsweise, weil das Kind nur morgens in der Kinderbetreuung ist. Im digitalen Dienstplan können solche Verfügbarkeiten definiert werden, damit keine Konflikte bei der Erstellung des Dienstplans entstehen. Zudem ist für die betriebsinterne Kommunikation ein Chat-Modul verfügbar.
Langfristige Planung
Insbesondere, wenn es um Urlaub oder wichtige außerberufliche Termine geht, lohnt sich eine langfristige und transparente Schichtplanung. Mit einem Online- Dienstplan können die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge bequem via Smartphone einreichen. Alle Abwesenheiten werden erfasst und abgebildet, wahlweise in der Kalenderansicht oder als Liste. Dies ermöglicht jedem einzelnen Mitarbeiter einen Überblick über die nächsten Wochen und Monate.
Integration von flexiblem Personal
Um für die Hochsaison gewappnet zu sein, setzen die meisten Gastronomie- Betriebe nicht nur auf das Stammpersonal, sondern auch auf Teilzeitmitarbeiter und Mini-Jobber, die flexibel einsetzbar sind. Diese Teilzeitmitarbeiter können ganz einfach in den Online-Schichtplan integriert werden. Der Dienstplan-Software zeigt an, wer gerade Bereitschaftsdienst hat und als Verstärkung zur Verfügung steht. Zudem können die Vorgesetzten einsehen, welche Mitarbeiter nur für kurze Zeit verfügbar sind – und ob zusätzliche Neueinstellungen nötig sind.
Stempeluhr für jeden Mitarbeiter
Um Engpässe und Personalmangel im Gastro-Betrieb zu vermeiden, lohnt sich der Einsatz von Allrounder-Personal. Hierzu gehören Mitarbeiter mit Grundkenntnissen in allen wichtigen Bereichen, wie Küche, Theke oder Service. Bei der Erstellung eines Online-Dienstplans kann dieses Allrounder-Personal bei jeder Schicht eingeplant werden. Die Mitarbeiter können sich übrigens über das integrierte Zeiterfassungs-System digital für ihre Schichten „einstempeln“, entweder über die digitale Stempeluhr, per Geofencing oder stationär am Tablet oder am Rechner. Damit dies schnell und unkompliziert funktioniert, bieten digitale Schichtplaner den Nutzern eine Vielzahl an Hilfestellungen durch intuitive Bedienungsmöglichkeiten.
Mehr Flexibilität und schnelle Anpassung
Vor allem in Restaurants kommt es mittags und abends zu Stoßzeiten, in denen die Küche und der Servicebereich gut besetzt sein müssen. Dazwischen herrscht weniger Personalbedarf, weshalb nicht alle Mitarbeiterkapazitäten ausgeschöpft werden müssen. Es braucht Zeit und Erfahrung, um den richtigen Personaleinsatz zu jeder Tageszeit einschätzen zu können. Mit einem Online-Schichtplan kann die Personalleitung jederzeit einsehen, welche Angestellten momentan im Dienst sind und direktes Feedback einholen. Bei unter- oder überbesetzten Schichten ermöglicht die intuitive Bedienung eine schnelle Anpassung des Schichtplans. Mit der Drag & Drop Funktion lassen sich gut funktionierende Schichtpläne als Vorlagen für die nächsten Wochen speichern.
Klare Übersicht und mehr Transparenz: Alle Vorteile auf einen Blick
Ein digitaler Dienstplan umfasst alle wichtigen Funktionalitäten für eine schnelle und effiziente Erstellung von Dienstplänen. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern wird erleichtert und Lücken in der Personalbesetzung lassen sich frühzeitig schließen. Änderungen im Dienstplan sind sofort für alle Beteiligten sichtbar und jeder ist rund um die Uhr auf dem neuesten Stand. Durch individuelle Stundenkonten sieht die Personalplanung ganz genau, welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist.
Auch die Angestellten können sich in die Schichtplanung integrieren und mit wenigen Klicks ihren Urlaub beantragen oder sich krankmelden. Dies steigert die Motivation und damit auch die Leistungsfähigkeit. Am Ende lassen sich alle Daten schnell und leicht auswerten. Mit einem Online-Dienstplan, wie beispielsweise der cloudbasierten Lösung von Aplano, behält man immer den Überblick. Die Personalleitung spart sich wertvolle Zeit und das Personal weiß genau, wann welche Schicht ansteht. Das Ergebnis sind ein optimales Arbeitsklima, erstklassiger Service und zufriedene Kunden.
