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Firmenwagenflotte im Gastgewerbe: Wirtschaftlich erfolgreich sein

Auch für gastgewerbliche Unternehmer sind Firmenwagen ein wichtiges Instrument Geschäftsbetrieb. Dazu gehören bei Hoteliers und Gastronomen neben den typischen Dienstwagen für Führungskräfte und Geschäftsführer natürlich auch Lieferwagen und gegebenenfalls Transporter für Shuttle-Services. Doch wie gehen Unternehmer steuerlich damit um?
Fuhrpark Pixabay
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Welche Bedeutung haben Dienstwagen in Deutschland?

Rund 4,5 Millionen Fahrzeuge (Pkw und Kleintransporter) sind in Deutschland als Flottenfahrzeuge in rund 1,6 Millionen Firmenfuhrparks unterwegs. Die Bandbreite reicht dabei von Mini-Fuhrparks mit weniger als drei Fahrzeugen bis hin zu sehr großen Flotten mit einer vierstelligen Anzahl von KFZ. Die Wagen kommen als Pool-Fahrzeuge zum Einsatz, aber vor allem auch als persönliche Dienstwagen für die Geschäftsführung, leitende Mitarbeiter und Angestellte aus Vertrieb etc.

Wie sieht es im Gastgewerbe aus?

Auch in Hotel-, Gastronomie- und MICE-Unternehmen sind Dienstfahrzeuge keine Seltenheit. Geschäftsführung, angestellte Manager, Verkaufsabteilung: Regelmäßig erhalten Führungsebene und Vielreisende in Unternehmen Firmenwagen, um immer mobil zu sein, aber auch als Bonus zu ihrem Gehalt. Ebenso brauchen viele Unternehmen Transport- und Lieferfahrzeuge für Catering, Haustechnik oder, oder, oder.

Auf was sollten Unternehmer achten?

„Bei der Gestaltung des Fuhrparks stellt sich regelmäßig die Frage nach der richtigen finanziellen und steuerlichen Struktur. Denn eines ist klar: Unternehmen, die auf Firmenwagen setzen, wollen damit auch wirtschaftlich erfolgreich sein. Denn Anschaffung und Betrieb von Dienstwagen lösen immer steuerliche Vorgänge aus. Dabei kommt es vor allem auf das Finanzierungsmodell an, aber eben auch auf die persönliche Besteuerung durch den Dienstwagennutzer“, betont Martin Beyel, Steuerberater und Partner der mittelständischen Steuerberatungsgesellschaft Beyel Janas Wiemann + Partner aus Geldern und Kempen. Verantwortliche sind also gefragt, mit ihrem steuerlichen Berater das individuell passende Modell zu entwickeln.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Bei der Anschaffung unterscheidet man in der Regel zwischen Kauf und Leasing. Die Miete von Fahrzeugen kommt sehr selten vor. Beim Kauf erwirbt das Unternehmen die Fahrzeuge aus dem Cash oder über einen Kredit. In beiden Fällen kann es die gesamten Netto-Anschaffungskosten über sechs Jahre hinweg verteilt von der Unternehmensbesteuerung absetzen und gleich zu Beginn die Umsatzsteuer für jedes Fahrzeug geltend machen. Bei einer Finanzierung werden zudem noch die Kosten für den Kredit als Betriebsausgaben angesehen. Beim Leasing hingegen sind die Raten als monatliche Kosten durchlaufend planbar und regelmäßig als Betriebsausgaben voll absetzbar, die Liquidität wird geschützt. Zudem laufen Leasing-Verträge in der Regel maximal vier Jahre und enden, bevor die Reparaturen beginnen. Die Leasing-Fahrzeuge werden in der Regel weiterhin bei der Leasing-Gesellschaft bilanziert und gehen zu keinem Zeitpunkt ins Betriebsvermögen über. Es besteht auch die Möglichkeit der Inanspruchnahme des Investitionsabzugsbetrags beziehungsweise der Sonderabschreibung im Fall des Kaufs, um dadurch steuerlich noch einmal günstigere Ergebnisse zu erhalten.

Welche Nachteile entstehen bei den beiden Finanzierungsmodellen?

Steuerberater Martin Beyel führt zum Thema „Kauf“ aus: „Trotz der guten Absetzbarkeit ist der Kauf eine betriebswirtschaftliche Fragestellung, die gut strukturiert werden muss. Denn um einen Fuhrpark einzurichten, bedarf es an Kapital. Ebenso sollten Unternehmer nicht vergessen, dass gekaufte Fahrzeuge aufgrund der Kosten in der Regel lange gefahren werden sollten. Das führt zu den typischen Gebrauchtwagenrisiken wie teuren Reparaturen ab einer gewissen Lebensdauer. Zudem müssen die späteren Verkaufserlöse eventuell als Betriebsgewinne versteuert werden.“ Auch beim Leasing ist nicht alles eitel Sonnenschein: „Beim Leasing laufen die Verträge auch dann weiter, wenn Dienstwagennutzer den Betrieb verlassen oder in einer wirtschaftlich angespannten Situation Geld eingespart werden soll. Die finanzielle Planbarkeit kostet also möglicherweise Beweglichkeit in einer Krisensituation.“

Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Neben den Abschreibungen beziehungsweise Leasingkosten können gastgewerbliche Unternehmer auch weitere Kosten der betrieblichen Fahrzeuge steuerlich ansetzen. Zu den typischen weiteren Kosten eines Fuhrparks gehören Treibstoff, Pflegemittel, Reparatur und Wartung und gegebenenfalls Personal wie Fuhrparkleiter und Kfz-Mechaniker. Wichtig dabei laut Martin Beyel: Das Unternehmen sammelt die für den Fuhrpark anfallenden Kosten auf einer eigenen Sammelkostenstelle und verteilt sie dann auf die jeweiligen Kostenstellen und Unternehmensbereiche, die den Fuhrpark in Anspruch nehmen.

Was rät der Experte?

„Entscheidend ist, sich frühzeitig über den Fuhrpark Gedanken zu machen. Es erfordert eine professionelle Planung für Unternehmer, um die richtige Struktur zu finden. Daher sollte der Steuerberater frühzeitig in die Überlegungen eingebunden werden – sonst kann es zu teuren Fehlentscheidungen kommen“, warnt Martin Beyel.

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