Wie sieht die aktuelle Situation in der Gastronomie aus?

Der Druck für die Mitarbeitenden und Führungskräfte im Gastgewerbe ist gleichermaßen hoch: Spontane Schichtwechsel, ein unvorhersehbares Arbeitsaufkommen und hoher Personalbedarf gehören zum Alltag. Oft fehlen jedoch klare Strukturen und effektive Kommunikationswege, um diese Herausforderungen effizient zu bewältigen. Schichtpläne werden häufig noch manuell erstellt, was nicht nur zu ineffizienter Planung oder gar Fehlplanung, sondern zusätzlich auch zu Missverständnissen und Unzufriedenheit im Team führen kann. Wenn Mitarbeitende keine Transparenz in der Planung sehen, entsteht Frust und das Gefühl, nicht wertgeschätzt zu werden. Dabei gibt es einfache Lösungen, wie Gastronomiebetriebe dieser Herausforderung begegnen können.

Warum ist eine klare und offene Kommunikation im Gastgewerbe wichtig?

Eine klare und offene Kommunikation ist nicht nur das Rückgrat jedes Gastronomiebetriebs, sondern auch ein zentraler Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Mitarbeitende, die sich gehört und respektiert fühlen, sind eher bereit, flexibel zu sein und das Team in Spitzenzeiten zu unterstützen. Das Ergebnis ist eine höhere Motivation, weniger Fluktuation und ein insgesamt produktiveres Betriebsklima. Offene Kommunikationskanäle tragen dazu bei, Konflikte frühzeitig zu erkennen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Welche Rolle spielt die Kommunikation wiederum bei der Schichtplanung?

Eine strukturierte Kommunikation ist außerdem der Schlüssel zur erfolgreichen Schichtplanung. Allzu oft endet die Koordination von Schichten in chaotischen WhatsApp-Gruppen, in denen wichtige Informationen untergehen. Eine zentrale Plattform kann diesen Austausch erheblich vereinfachen, indem sie Feedback, Schichtwünsche und kurzfristige Anfragen bündelt. Regelmäßige Meetings zur Klärung offener Fragen können dann ebenfalls das Vertrauen stärken und sicherstellen, dass alle Teammitglieder die gleichen Informationen erhalten.

Warum ist eine transparente Schichtplanung so wichtig?

Eine transparente Schichtplanung schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Vertrauen innerhalb des Teams. Wenn Mitarbeitende die Entscheidungsprozesse hinter der Dienstplanung nachvollziehen können, steigt ihre Akzeptanz und Motivation. Gerade in der Gastronomie, wo Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten gefragt sind, sorgt Transparenz dafür, dass sich Mitarbeitende fair behandelt fühlen und ihre Einsatzzeiten besser planen können. Die Schichtplanung kann somit als direktes Bindungselement wirken, das nicht nur Fluktuation reduziert, sondern auch das Betriebsklima erheblich verbessert.

Wie kann Transparenz in der Schichtplanung praktisch umgesetzt werden?

Transparenz bedeutet mehr als nur das Veröffentlichen eines Schichtplans. Hier sind einige Best Practices, die helfen, eine offene und klare Schichtplanung zu etablieren:

• Digitale Erfassung der Verfügbarkeiten: Mitarbeitende sollten ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen flexibel angeben können. Wichtig insbesondere, wenn ein Betrieb neben Festangestellten beispielsweise auch Studierende oder Gelegenheitsarbeitende zur Belegschaft zählt. Dies ermöglicht eine fairere Verteilung der Schichten und berücksichtigt individuelle Wünsche.
• Zentralisierte Schichtpläne: Die Pläne sollten jederzeit und für alle digital einsehbar sein. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern erleichtert auch die spontane Anpassung, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kommt.
• Echtzeit-Updates: Änderungen am Schichtplan wie Schichtwechsel oder neue Zuweisungen sollten sofort via App per Push-Benachrichtigung oder Mail sichtbar sein, um Missverständnisse zu vermeiden und das Team stets auf dem Laufenden zu halten.

Wie unterstützen digitale Tools die Schichtplanung und interne Kommunikation?

Digitale Tools verbessern die Schichtplanung im Gastgewerbe, indem sie eine nahtlose Integration aller Prozesse ermöglichen. Ein gutes Beispiel ist eine automatisierte Planung per Handy, Computer oder Tablet: Hierbei werden Schichten anhand der Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden erstellt, was Planungsfehler minimiert, Schichtlücken erst gar nicht aufkommen lässt und eine höhere Flexibilität gewährleistet. Funktionen wie automatische Erinnerungen, Echtzeit-Updates und die Möglichkeit, direktes Feedback zu geben, sparen zusätzlich im Betrieb Zeit, reduzieren Fehlerquellen und steigern die Effizienz der Arbeitsprozesse.

Was sind Best Practices für den Einsatz digitaler Tools in der Gastronomie?

Die besten Ergebnisse erzielen Gastronomiebetriebe, wenn sie digitale Tools nutzen, die sowohl Schichtplanung als auch Feedback und Kommunikation zentralisieren. Folgende Strategien haben sich dabei bewährt:

• Einbindung der Mitarbeitenden: Geben Sie Ihrer Belegschaft eine Stimme: Im Tool können individuelle Verfügbarkeiten angegeben sowie Wunschzeiten-/tage hinterlegt werden. Wiederkehrende Verhinderungen wie Arztbesuche oder Betreuungszeiten sind so einfach im System gespeichert. Das fördert nicht nur das Engagement, sondern erleichtert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Automatisierte Erinnerungen und Konfliktbenachrichtigungen: Durch Erinnerungen an bevorstehende Schichten oder mögliche Schichtwechsel bleibt das Team immer auf dem Laufenden, was die Planungssicherheit erhöht. Konfliktbenachrichtigungen wiederum weisen auf Probleme in der Planung hin und helfen, Zeiteinträge von Mitarbeitenden zu erkennen, die nicht mit den Regeln der Richtlinien übereinstimmen – wie z. B. drohende Überstunden oder die Verplanung von Mitarbeitenden, die für bestimmte Arbeitsbereiche nicht qualifiziert sind.
• Kontinuierliche Feedback-Schleifen: Mitarbeitende sollten regelmäßig Feedback zur Schichtplanung geben können, damit deren Rückmeldungen direkt in die Optimierung der Prozesse einfließen.

Fazit: So steigern Sie Transparenz und Zufriedenheit im Team

Eine offene Kommunikation und digitale Schichtplanung bieten Gastbetrieben mehr als nur effizientere Abläufe – sie schaffen eine Kultur des Vertrauens. Das Ergebnis: Weniger Missverständnisse, höhere Motivation und ein signifikant besseres Betriebsklima. Mitarbeiter fühlen sich gehört, was die Fluktuation senkt und das Engagement steigert. Kurzum: Diese Investition in Transparenz und Struktur führt zu weniger Chaos, einer stärkeren Teambindung und letztendlich auch zu besseren Ergebnissen beim Service – der entscheidende Wettbewerbsvorteil in einer hart umkämpften Branche.

Über Kenjo: Praktische Arbeit erfordert praktische Lösungen – Kenjo hat eine HR-Software geschaffen, die speziell auf Arbeitnehmer:innen zugeschnitten ist, die abseits des Schreibtischs tätig sind. Egal, ob in der Fertigungsindustrie, im Einzelhandel oder Gesundheitswesen – die Anforderungen an das Personalmanagement im Blue-Collar-Segment sind komplex. Um speziell ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, deckt Kenjo sämtliche Funktionen wie beispielsweise Zeiterfassung, digitale Personalakten und Schichtpläne, Urlaubsverwaltung, Lohnabrechnung und Onboarding in einer Software ab. Von David Padilla im Jahr 2018 gegründet, sind inzwischen 60 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Zürich und Madrid beschäftigt. Ihre Mission: Mithilfe der Digitalisierung den HR-Verantwortlichen den Rücken stärken, damit sie sich auf ihre strategische Rolle im Unternehmen konzentrieren und mehr Zeit in die Weiterentwicklung ihrer Beschäftigten investieren können.