Nach fast sieben Monaten Lockdown freuten Gäste und Gastgeber sich gleichermaßen, endlich wieder die Gastwirtschaftlichkeit oder, wie man in Bayern sagt, „die Gemütlichkeit“ genießen zu dürfen. Doch dann kam das Erwachen, als der erste Dienstplan erstellt werden sollte: Viele Gastronomen haben akuten Personalmangel, insbesondere jetzt, wo aufgrund der Hygiene-Vorschriften mehr Personal für die gleiche Anzahl an Gästen benötigt wird.

Der Oktoberfestwirt Christian Schottenhamel spricht beispielsweise gegenüber der Süddeutschen Zeitung von sieben fehlenden Köchen und fünf fehlenden Kellnern in seinen Betrieben. (Quelle)

Monika Schweizer, Kreisvorsitzende des Hotel- und Gaststättenverbandes im Landkreis Regen, berichtet dem BR24 von Abwanderungen in Fabriken oder in den Lebensmitteleinzelhandel. (Quelle)

Was also tun, wenn wichtige Mitarbeiter in der Küche und im Service fehlen? Zunächst mal die Stellen ausschreiben, um in Zukunft wieder mit voller Besetzung arbeiten zu können, das ist klar. Da sich Stellenausschreibungen allerdings nur selten direkt auf das Hier und Jetzt auswirken, erfordert die Mangelsituation weitere Maßnahmen, beispielsweise softwareseitig. Mögliche Ansatzpunkte dafür wären: Personaleinsatzplanung, Küchenprozesse und automatisierte Gastbestellungen.

Personaleinsatzplanung – Effektivitätsmessung für bessere Planung

Wer für die Personalplanung eine Software wie Amadeus360 nutzt, die im besten Fall noch mit dem Kassensystem verknüpft ist, kann sehr genau herausfiltern, zu welchen Tageszeiten oder gar Uhrzeiten wieviel Personal notwendig ist, und das funktioniert erstaunlich plakativ. Das Programm liefert basierend auf den im Dienst befindlichen Mitarbeitern und dem eingehenden Umsatz einen fortlaufenden Wert für die „Personaleffektivität“, also Umsatz pro Mitarbeiterstunde.
An den visuell dargestellten Analysen („Dashboards“) kann dann sehr einfach abgelesen werden, wieviel Personal zu welcher Zeit wirklich benötigt wird. Phasen mit sehr hohem Umsatz pro Mitarbeiterstunde sind gut geplant oder brächten eventuell sogar noch mehr Umsatz ein, wenn mehr Personal zur Verfügung stünde. Phasen mit eher niedrigem Wert können hingegen auch mit einer Person weniger getestet werden. Softwaretools zur Kalkulation von Effektivität kosten in der Regel um die 50 Euro im Monat, enthalten zahlreiche weitere Funktionen zur Personalverwaltung und amortisieren sich bereits bei einer einzigen eingesparten Schicht pro Woche. „Natürlich kommt es am Ende des Tages immer auf den Praxistest an, aber 10 bis 20% Optimierung sind da locker drin.“, schätzt Stefanie Milcke, Marketing- und Vertriebsleitung beim Kassensoftwarehersteller Amadeus360.

Küchenorganisation – 40 % Einsparungspotenzial

In wenigen Bereichen der Gastronomie trennt sich die Spreu vom Weizen so stark wie in der Küche. Vom von den Gästen per Hand geschriebenem Bestellwunsch (ja, auch das wurde kürzlich erst von einem Münchner Unternehmen im Kundenbriefing geschildert), über gedruckte Bestell-Bons bis hin zu vollautomatischen Küchenmonitoren ist alles vertreten.

„Die Monitore werden von traditionellen Gastronomen im Erstgespräch oft als Schnickschnack abgetan. Bestenfalls wird zwar der Nutzen für junge Betriebe erkannt, aber der eigene erfahrene Küchenleiter habe es ja schon immer ohne hinbekommen.“, schildert Stefanie Milcke ihre Erfahrungen aus Kundengesprächen.

Tatsächlich habe in der gesamten Firmengeschichte aber noch nie ein Gastronom, der sich dazu entschlossen hatte, das sogenannte „Küchenmonitoring“ zu testen, die Monitore wieder abgegeben. Im Gegenteil: Umsatzkalkulationen hätten ergeben, dass die Betriebe bis zu 40% der Arbeitsleistung einsparen, meist bei steigendem Umsatz.

Dass der Umsatz des Betriebes durch bessere Küchenorganisation sogar noch steigt, erklärt sich durch die Extrafunktionen des Programms. Die intelligente Software kann gezielt Gerichte vorschlagen, die auch bei voller Auslastung der Küche nebenbei noch zubereitet werden können. Weil die Bestellsteuerung hinter den Monitoren die Gerichte nicht einfach nur weiterleitet, sondern auch gleich noch in Arbeitsschritte und Küchenstationen aufteilt, erkennt das System, welche Station noch Kapazitäten hat, selbst wenn andere bereits voll ausgelastet sind.
Für die Kalkulation schlägt das Küchenmonitoring bei Amadeus360 mit monatlich einer Kassenlizenz pro Monitor und natürlich den Kaufpreisen für die Monitore zu Buche – Beträge, die schnell wieder eingespielt sind

Servicepersonal – Bestellungen ohne Kellner

Last but not least zum vielleicht wichtigsten Bereich, den Bestellungen. Schön, wenn in der Küche gespart werden kann, aber wenn sie gar keine Aufträge erhält, bleibt es bei der Schönrechnerei, richtig? Wie passend, dass sich in den letzten Jahren bereits mutige Vorreiter gefunden hatten, die bereit waren, die neue Technologie „Selfordering“ zu testen. Inzwischen sind verschiedene Optionen verfügbar.

Stefanie Milcke erklärt dazu: „Bei Amadeus setzen wir auf Selfordering direkt mit dem Endgerät der Gäste. So können nicht nur Hygieneregeln besser eingehalten werden, der Gast bedient auch das Gerät, das er am besten kennt, sein eigenes.“ Die Kalkulation des Gastronoms erklärt sie anhand eines anonymisierten und gerundeten Kundenbeispiels wie folgt:

Ein mittelgroßer Amadeus-Kunde nimmt mit 120 Tischen im Innen- und 150 im Außenbereich im Wochendurchschnitt pro Tag 5.500 € ein. Das erreicht er mit 200 Gästen und 1.000 verkauften Artikeln, wobei jeder Gast im Schnitt 5 Artikel bestellt und ein Artikel etwa 5 € Wert ist. Stellen wir uns einen Betrieb vor, in dem die Gäste in den verschiedenen Gasträumen erst einmal auf das Servicepersonal warten müssen. Manchmal 10, manchmal 20, manchmal sogar 30 Minuten. Mit Sicherheit geht dadurch die eine oder andere Bestellung verloren. Dagegen halten wir einen in etwas gleich strukturierten Betrieb, in dem der Gast einfach einen QR-Code am Tisch scannt und dann seine Bestellung selbst in die Küche schickt. Wenn der zweite Betrieb bei jedem zweiten Gast auch nur einen Artikel mehr verkauft, hat er schon knapp 650 Euro, also 10 % mehr pro Tag eingenommen und kommt zugleich mit weniger Personal aus.
Die Selfordering-Software kostet (bei Amadeus) monatlich 50 Euro, ist damit bereits nach einem Tag wieder eingespielt und kann maßgeblich dazu beitragen, mit weniger Personal auszukommen – eine Art digitaler Rettungsring bei der aktuellen Personalsituation.

„Jede Herausforderung hat eine Lösung, auch die aktuelle Personalsituation. Wir – und ich bin mir sicher auch unsere Branchen-Kollegen – sind jederzeit für Gespräche offen. Schildern Sie uns einfach Ihre individuelle Herausforderung bei der Wiedereröffnung und wir finden gemeinsam eine Antwort darauf“, schließt Milcke.