Gibt es eine Inventar App (kostenlos) fürs Gastgewerbe?

So manche Gaststätten, aber auch diverse kleinere Hotelbetriebe, arbeiten ohne eine professionelle Inventarsoftware. Köche und Verwaltungspersonal behelfen sich mit Zetteln oder Excel-Tabellen, um zu notieren, wie viel von welchen Rohstoffen, Putzmitteln oder Büromaterialien noch vorhanden ist. Gleichzeitig gibt es im Internet kostenlose Lösungen, die eine effiziente Verwaltungsmöglichkeit für Inventar versprechen.

Das kann im Einzelfall funktionieren, ist aber an die Verfügbarkeit der Software und Kompetenz einzelner MitarbeiterInnen gebunden. In den meisten Fällen entstehen durch Behelfslösungen vor allem Opportunitätskosten, beispielsweise durch technische Einschränkungen oder fehlende Sicherheit, die sich durch eine moderne und ans Unternehmen angepasste Inventar App vermeiden ließen.

Bei „Hafen & Hof“ haben sich die Verantwortlichen für Timly als Inventarsoftware entschieden. Schließlich gilt es permanent, komplexe Abläufe zu bewältigen. Der Gewerbekomplex steht für erlebnisreiche Bootstouren auf der Spree und Übernachtungen in schwimmenden Apartments direkt am Wasser.

Er ist eine zunehmend beliebte Eventlocation und überzeugt Feinschmecker im Restaurant „Hafenküche“. Dort walten die „Kapitäne“ Frederik Grieb und Mathias Brandweiner, die Erfahrung aus der Spitzengastronomie mitbringen. Sie geben sich nicht mit halbgaren Lösungen zufrieden, sondern setzen auf eine ordentliche, digitale Verwaltung ihrer Betriebsmittel.

Kann eine gute Lagerverwaltung App kostenlos sein?

Für „Hafen & Hof“ arbeiten auch drei Busbetriebe. Sie befördern u. a. Berliner Schüler, brachten aber auch zum Beispiel im Jahr 2022 ukrainische Flüchtende in Sicherheit. Wenn es um Fahrzeuge oder Boote geht, sind allerdings wiederum andere Aspekte der Inventarverwaltung wichtig als im Gastrobetrieb.

Hier spielen Prüftermine und Wartungen eine größere Rolle. Diese kann die Inventar App Timly genauso gut verwalten wie das Verbrauchsmaterial der Gastbetriebe vor Ort. In der Software können Mitarbeiter unter anderem Kontaktdaten von Servicedienstleistern hinterlegen, aber auch Standorte von Assets erfassen und dies historisch nachvollziehen.

Vor der Einführung der Inventar App, in die alle berechtigten Angestellten direkt (und bei Bedarf mobil) Daten eintragen, war das Wissen über Inventar, Wartungen, Defekte, Lagerstände und Ähnliches bei „Hafen & Hof“ nicht zentral verfügbar. Folglich waren zahlreiche, zeitaufwendige Absprachen nötig, was manche Arbeitsschritte durchaus ineffizient machte.

Da es so viele Teilbereiche zu verwalten gibt, hilft eine kostenlose Lagerverwaltung App, bei der man keinen Support bekommt, nicht weiter. Mit der kostenpflichtigen, umfangreichen Inventar App Timly dagegen hat die Firma „Hafen & Hof“ gute Erfahrungen gemacht: “Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen wo es steht. Bei uns lautet die Antwort: In Timly. – Innovativ, papierlos und schlankes Overhead”, verkündet Matthias Prillwitz, Projektleiter und Inventarverantwortlicher bei Hafen und Hof.

Jeder, ob Koch oder Hafenmeister, kann sich benötigte Infos mit dem Programm direkt auf seinem Smartphone anzeigen lassen. Das spart Zeit, die bekanntlich in der Gastronomie immer knapp ist.

Einfache Lagerverwaltung App für alltägliche und besondere Aufgaben

Bei den vielfältigen Verwaltungsaufgaben der insgesamt 11 Unternehmen am Gewerbestandort „Hafen & Hof“ ist die Inventar App Timly eine große Unterstützung. Von Grills und Kaffeemaschinen über Kühlschränke, Leuchten, Pflanzen und Möbeln bis hin zu Reinigungsmitteln und Kochschürzen wird alles digital dokumentiert.

Besonders wichtig ist in der Gastronomie der Lagerstand der Verbrauchsmaterialien, damit nicht überraschend etwas fehlt, während Gäste vor Ort darauf warten. Die Inventar App Timly kann diesbezüglich automatisiert Erinnerungen versenden, sobald ein vorab definierter Mindestlagerstand erreicht wird.

Eine weitere wichtige Funktion ist der Wartungsplaner bzw. Defekte-Manager. Die Mitarbeiter benötigen keinen speziellen Barcode Scanner, um den QR-Code einzuscannen, der bei Nutzung der Timly Inventar App mit einem Etikett an jedem Inventargut angebracht ist. Es genügt ein normales Smartphone oder Tablet, um Defekte mobil zu managen.

Service- und Reparaturfirmen können schnell kontaktiert werden, wenn deren Daten vorab in der App hinterlegt wurden. Damit Defekte seltener auftreten, lassen sich sämtliche Wartungsintervalle in Timly abspeichern. So wird der Verantwortliche rechtzeitig informiert und kann die Wartung von zum Beispiel Eingangstoren, Klimageräten oder Alarmanlagen durchführen bzw. eine Firma beauftragen.

Einführung von Inventar App und Lagerverwaltungssoftware lohnend für Gastbetriebe

Seitdem die Angestellten von „Hafen & Hof“ Timly für die Inventarverwaltung nutzen, wird weniger Zeit und Energie für Nachfragen und Suchaktionen wegen Werkzeug, Bedienungsanleitungen, Berufsbekleidung und Ähnlichem aufgewendet. Es bedarf weniger Rundmails, die Inhalte wie „Weiß jemand, wer der Servicepartner für dieses Gerät ist?“ haben.

Das entlastet letztendlich alle im Unternehmen. Vor allem Projektleiter Matthias Prillwitz ist dankbar für die nun vereinfachte Wissensverteilung und darüber, dass Nachbestellungen und Wartungen rechtzeitig vorgenommen und direkt dokumentiert werden.

Die Inventar App ist eine gute Ergänzung zur Web-Anwendung, mit der MitarbeiterInnen an Büroarbeitsplätzen Inventardaten bearbeiten. Selbstverständlich werden die Informationen aus der mobilen Anwendung ständig in Echtzeit synchronisiert. Da die Inventarsoftware Timly cloudbasiert arbeitet, erscheinen Eintragungen von Kollegen schnell auf jedem Endgerät.

Gerade in der Gastronomie und im Gastgewerbe rentiert sich eine spezialisierte Inventar App wie Timly nach kurzer Zeit. Sie nimmt Stress aus vielen Prozessen und macht Hintergrundabläufe effizienter. Dadurch können sich Küchenmitarbeiter, Servicekräfte und andere Angestellte vermehrt um ihre Kernaufgaben kümmern anstatt nach Material oder Rohstoffen zu suchen. Das sorgt in der Folge für eine entspanntere Atmosphäre für die Gäste.

Es ist unkompliziert, Timly auszuprobieren: Der Softwarehersteller stellt eine Demo bereit, mit der man einige Funktionen zehn Tage lang unverbindlich testen kann. Bei Gefallen passen die Timly-Mitarbeiter das Programm später an die konkreten Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.