Gerade jetzt zur Wiedereröffnung ist es natürlich maßgeblich für Restaurants und andere Gastronomiebetriebe, für Liquidität zu sorgen. Das ist jedoch nur das Eine. Das Andere ist ein ausgereiftes Management der eigenen Finanzen. Denn zu Pandemie- wie auch zu normalen Zeiten ist die umsichtige finanzwirtschaftliche Führung eines Lokals grundlegend für sein langfristig erfolgreiches Bestehen.

Man kennt das Beispiel vielleicht aus der eigenen Stadt: Zwei Restaurants in vergleichbarer Lage mit gleichem Konzept und ähnlicher Qualität weisen Unterschiede in ihrer Profitabilität auf – während das eine Lokal glänzend und stabil dasteht und Gewinne erwirtschaftet, gerät das andere finanziell ins Schwanken, ist vielleicht sogar bald verschwunden. Es ist also nicht bloß die Qualität der Gerichte, die Professionalität des Service, die einen Gastronomiebetrieb finanziell erfolgreich macht. Es ist genauso die Professionalität des eigenen Liquiditätsmanagements.

Überwachung der eigenen Finanzen automatisieren

Absolute Transparenz der Finanzen und ein ständiger Überblick über den eigenen Cashflow sind beim Betrieb etwa eines Restaurants oder eines Franchise-Unternehmens von hoher Bedeutung. Der Cashflow bezeichnet die Höhe der Ein- und Auszahlungen, die ein Unternehmen durchlaufen. Um ihn zu überblicken, reicht ein Bericht des Steuerberaters oder des Buchhalters am Ende des Monats nicht aus: Da sich die Liquidität etwa eines Restaurants von Tag zu Tag ändert, muss sie auch tagesaktuell überwacht werden können. Sonst kann sich etwa eine Zahlung an einen Lieferanten in Kombination mit einer noch ausstehenden Rückzahlung schnell zur Ursache eines ausgewachsenen Engpasses entwickeln.

Wie in den meisten kleinen und mittleren Unternehmen wird das Finanzmanagement auch in der Gastronomie meistens noch per Hand in Tabellen wie Excel erledigt. Das jedoch ist fehleranfällig, zeitintensiv und zeitversetzt – und birgt deshalb gleich in mehrerer Hinsicht Nachteile und Risiken. Um diese zu reduzieren, empfiehlt es sich zunächst, das Finanzmanagement zu automatisieren: Dadurch, dass die Überwachung des Cashflows an eine zuverlässige Software übergeben wird, können eigene Kapazitäten geschont oder Kosten für externe Dienstleister reduziert werden, menschliche Fehler wie Zahlendreher oder vergessene Eintragungen werden ebenso ausgeschlossen wie finanzielle Probleme durch zu spät vermerkte Kosten. Stattdessen werden Ein- und Auszahlungen in Echtzeit angezeigt, der aktuelle finanzielle Stand wird automatisch durch die Synchronisierung aller beteiligten Bankkonten abgebildet. Dies ist eine Möglichkeit, unnötige Risiken zu vermeiden und wenigstens eine Schwachstelle weniger zu haben, sollte eine weitere unvorhersehbare Gefahrenlage für den eigenen Betrieb eintreten. Während Risiken reduziert werden, erhöht sich so aber zeitgleich die Chance auf Kredite: Eine Bank wird sich viel eher dazu bereit erklären, einen Betrieb finanziell zu unterstützen, der aktuelle, transparente und detaillierte Finanzreports vorzeigen kann, als einen, dem man wegen seines händischen Liquiditätsmanagements neben einem Finanz- auch einen Vertrauensvorschuss geben muss.

Vorbereitung auf bevorstehende Krisen

Als Lehre aus anderthalb Corona-Jahren muss zudem mitgenommen werden, dass die Vorbereitung auf solche eventuell bevorstehenden Krisen entscheidend für das Überleben des eigenen Betriebs sein kann – auch wenn diese freilich nicht das Ausmaß einer globalen Katastrophe haben müssen. Lieferengpässe, steigende Lebensmittelpreise, plötzlich anfallende Reparaturen oder launiges Wetter können schon ausreichen, um einen Gastronomiebetrieb finanziell ins Straucheln zu bringen.

Ein Beispiel: Eine eigentlich gut laufende Pizzeria gerät in finanzielle Schieflage, denn die Sommersaison verläuft unerwartet regnerisch, der überdachte Außenbereich muss als Gegenmaßnahme erweitert werden, zu allem Überfluss ist plötzlich der Ofen defekt und braucht schnellstmöglich Ersatz, der Marktpreis essenzieller Zutaten steigt, durch einen Kurzschluss ist der Kühlraum über Nacht ausgefallen und teure Lebensmittel verdorben. Der perfekte Sturm.

Durch Weitsicht finanzielle Engpässe und Insolvenzen vermeiden

Dabei ist es möglich, einen solchen Worst Case bereits weit im Voraus zu planen. Und auch Best-Case-Szenarien sind planbar. Neueste Technik und hochentwickelte Software erlauben es Gastronom:innen, verschiedenste Situationen am Computer durchzuspielen – einfach, anschaulich und übersichtlich. Durch KI-basierte Software ist es den Besitzer:innen etwa eines Restaurants oder eines Biergartens möglich, ihre finanzielle Zukunft zu planen wie professionelle Buchhalter:innen eines Großkonzerns. Dank individuell einstellbarer Parameter kann den Gastronom:innen jederzeit angezeigt werden, wie es um ihre Liquidität stünde, würde Situation X oder Problem Y eintreten. Bleiben wir bei dem Beispiel der Pizzeria: Wie hoch wären meine Umsatzeinbußen, würde der Sommer zumeist regnerisch ausfallen? Was, wenn zudem mein Backofen im Wert von einigen Tausend Euro ausfallen würde? Und wenn dann noch die Lebensmittelpreise steigen? Was müsste ich in diesen Fällen tun, um schnell und richtig auf sie zu reagieren? Wie hoch sollten meine Reserven sein, um ideal auf eine solche Situation vorbereitet zu sein?

Dieses sowie viele andere Szenarien werden durch die Finanzplanung mit der richtigen Software überraschend simpel planbar – eine Leistung, die mit Tabellen wie Excel nur sehr eingeschränkt, umständlich und mit großem Zeitaufwand möglich ist.

Die Gastronomie gehört zu den besonders von der Corona-Pandemie geschwächten Branchen. Lockdown, eingeschränkte Öffnung und nun das Auslaufen staatlicher Unterstützung und des Insolvenzschutzes haben das Gastgewerbe in der jüngsten Vergangenheit schwer getroffen, auch die Zukunft ist ungewiss. Besonders jetzt gilt es für Restaurants und andere Gastronomiebetriebe, die eigene Liquidität wie auch mögliche Risiken stets und fest im Blick zu behalten. Dazu empfiehlt es sich, das Liquiditätsmanagement zu automatisieren und sich bei der finanziellen Zukunftsplanung von einer zuverlässigen Software unterstützen zu lassen – händisches Eintragen von Geldflüssen in Tabellen erweist sich als zu fehleranfällig, das Planen per Hand sich als zu eingeschränkt. Doch nicht nur während einer weltweiten Katastrophenlage kann das professionelle Finanzmanagement mittels weit entwickelter Software ein essenzieller Vorteil sein: Auch zu normalen Zeiten kann ein genauer und aktueller Überblick über die eigenen Finanzen und das Einplanen möglicher Risiken schnell entscheidend für die wirtschaftliche Gesundheit eines Betriebs sein – und so dabei helfen, finanzielle Engpässe und schlimmstenfalls Insolvenzen zu vermeiden.

Über den Autor

Stephan Krehl ist Country Manager des Fintech-Unternehmens Agicap und verantworlich für den deutschen und österreichischen Markt. Agicap, 2016 im französischen Lyon gegründet, bietet eine Softwarelösung für automatisiertes Finanzmanagement und intelligente Liquiditätsplanung an, die sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Seit Mitte 2020 unterhält das Unternehmen einen Firmensitz in Berlin und betreut inzwischen über 3500 Kunden in Europa, 500 davon allein in Deutschland und Österreich.