Ein typisches Szenario: Es ist Samstag, das Restaurant ist seit Tagen bis auf den letzten Platz ausgebucht. Doch als der Abend beginnt, bleiben mehrere Tische leer. Das ist kein Einzelfall. Laut einer aktuellen Verbraucherumfrage* von OpenTable haben 63 Prozent der Befragten in Deutschland, die in den letzten zwei Jahren mindestens einmal eine Reservierung nicht wahrgenommen haben, dies in den letzten sechs Monaten getan.
Durchschnittlich 73 Euro pro Woche** verliert ein Restaurant durch Personen, die trotz Reservierung nicht erscheinen, zeigen OpenTable Daten. Ein Betrag, der bei knappen Margen schnell zu einem ernsthaften Problem werden kann. Pro Jahr können sich die Verluste durch nicht wahrgenommene Reservierungen auf durchschnittlich 3.800 Euro pro Betrieb summieren. Das ist eine Summe, die gerade kleinere Restaurants hart treffen kann, da sie oft mit Gewinnmargen von nur wenigen Prozent arbeiten müssen. Besonders problematisch wird die Situation in den umsatzstärksten Wintermonaten, wenn Restaurants aufgrund der Feiertage eigentlich ihre besten Geschäfte machen sollten, aber vor allem im Dezember die höchsten No-Show-Raten verzeichnen**. Zudem gibt es regionale Unterschiede, die das strukturelle Problem weiter verschärfen: Großstädte wie Berlin, München oder Düsseldorf weisen die höchsten No-Show-Raten auf.
Die Auswirkungen von No-Shows
Die Auswirkungen verpasster Reservierungen gehen weit über unmittelbare finanzielle Verluste hinaus. Sie führen möglicherweise zu:
- Leerlauf in Spitzenzeiten: Gerade an Wochenenden oder zu beliebten Essenszeiten können kurzfristig frei gewordene Tische nicht immer spontan nachbesetzt werden.
- Lebensmittelverschwendung: Vorbereitete Speisen und frische Zutaten können oft nicht wiederverwendet werden.
- Verpasste Chancen: Andere potenzielle Gäste, die keinen Tisch bekommen haben, hätten die freien Plätze gerne genutzt.
Erste Schritte zur Problemlösung: Bewusstsein der Gäste stärken
Damit die Branche das Problem angehen kann, ist der erste Schritt, Gästen die Auswirkungen von No-Shows greifbarer zu machen. 35 Prozent der Befragten geben schlichtweg Vergesslichkeit als Grund an, während 30 Prozent kurzfristige Planänderungen nennen*. Problematisch sind auch Mehrfachbuchungen: 17 Prozent der Befragten geben zu, regelmäßig mehrere Reservierungen für denselben Zeitraum zu tätigen und sich erst später für ein Restaurant zu entscheiden*.
Doch ist den Gästen der negative Effekt auch bewusst? Teilweise ja, denn knapp die Hälfte (48 Prozent) der Befragten gibt an, sich der finanziellen Auswirkungen ihres Fernbleibens bewusst zu sein*. Außerdem weisen 32 Prozent zumindest ein grundlegendes Problembewusstsein auf*. Trotzdem existiert zwischen dem Wissen und dem tatsächlichen Verhalten eine erhebliche Lücke. Um eine Verhaltensänderung zu bewirken, sollte die Branche auf zwei wesentliche Maßnahmen setzen: die Nutzung effektiver Funktionen von Gastronomiesoftware und eine sensible Kommunikation an die Gäste.
Digitale Lösungen für eine bessere Planung
Die gute Nachricht: Technologien wie OpenTable können dazu beitragen, dieses große Problem für die Branche zu verringern. Automatisierte Erinnerungen werden Kundinnen und Kunden per E-Mail oder SMS 24 bis 48 Stunden vor der Reservierung geschickt. Das gibt Gästen die Möglichkeit, unkompliziert zu stornieren, bevor der Schaden entsteht.
Das Abfragen von Kreditkartendaten bei der Reservierung und Anzahlungsmodelle zeigen ebenfalls Wirkung. Seit der Einführung der OpenTable-Anzahlungsfunktion 2022 verzeichnen Partnerrestaurants weltweit 50 Prozent*** weniger No-Shows bei abgesicherten Reservierungen. Die Akzeptanz solcher Maßnahmen variiert allerdings stark: Während 24 Prozent der Gäste meistens bereit sind, Kreditkartendaten zu hinterlegen, sind 28 Prozent dazu niemals bereit*.
Darüber hinaus ermöglichen digitale Wartelisten, kurzfristig verfügbare Plätze automatisch an interessierte Gäste zu vergeben. So helfen sie dabei, die Auslastung auch bei spontanen Absagen hochzuhalten. Für besondere Anlässe oder Gruppenbuchungen haben sich Prepaid-Modelle bewährt, bei denen Gäste ihren Platz im Voraus bezahlen, um so maximale Verbindlichkeit zu schaffen.
Kommunikation ist der Schlüssel
Eine klare und freundliche Kommunikation schafft Vertrauen und weckt Erwartungen. Die Aufforderung zu rechtzeitigen Stornierungen entlastet das Team und schafft freie Tische für andere. Das fördert das Gemeinschaftsgefühl und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Wenn Anzahlungen oder die Abfrage von Kreditkartendaten notwendig sind, zählt Transparenz. Ein kurzer Hinweis, dass diese Maßnahmen der Servicequalität dienen, nimmt vielen Gästen mögliche Bedenken. Gerade in Stoßzeiten ist Zuverlässigkeit viel wert. Anzahlungen, organisierte Wartelisten und persönliche Erinnerungen helfen dabei, Plätze zu füllen und gleichzeitig das Gästeerlebnis zu verbessern.
Die passende Strategie für das eigene Restaurant finden
Welche Maßnahme am besten passt, hängt vom Restauranttyp ab. Manche Restaurants können Kreditkartenhinterlegungen oder Anzahlungen verlangen. Andere Lokale setzen dagegen besser auf automatisierte Erinnerungen und flexible Stornierungsoptionen, um die Hemmschwelle niedrig zu halten.
Ob Großgastronomie oder kleines, familiengeführtes Lokal, freundliche, aber bestimmte Kommunikation kann bereits bei der Buchung die Verbindlichkeit erhöhen, ohne aufdringlich zu wirken. Sätze wie „Wir freuen uns auf Sie am Freitag um 20 Uhr. Falls sich etwas ändert, geben Sie uns gerne rechtzeitig Bescheid”, schaffen eine persönliche Verbindung und verdeutlichen die Bedeutung des Termins.
Fazit und Ausblick
Es gibt vielleicht noch keine allgemeingültige Lösung, um No-Shows vollständig zu verhindern, aber mit Bewusstsein, Struktur und dem richtigen Einsatz von Technologie sind Fortschritte möglich. Wenn Teams klar kommunizieren und Erwartungen transparent formulieren, schaffen sie die Voraussetzungen für Zuverlässigkeit, ohne dabei die Herzlichkeit zu verlieren, die gute Gastfreundschaft ausmacht. Verbindliche Reservierungen oder Erinnerungssysteme sind nicht nur praktisch, sondern zeugen auch von Professionalität und Fürsorge – sowohl den Gästen als auch den Mitarbeitenden gegenüber.
Aus unserer Arbeit mit Restaurants wissen wir, dass der Schlüssel zum Erfolg in der Balance liegt. Technologie bietet den Rahmen, der für einen reibungslosen Ablauf sorgt, aber es sind die Menschen, die echte Beziehungen aufbauen. Mit den richtigen digitalen Tools wird es möglich, sich voll und ganz auf das Wesentliche zu konzentrieren: auf ein Gästeerlebnis auf höchstem Niveau.
Methodik:
*Methodik der Verbraucherforschung: Eine Online-Umfrage wurde von WALR unter 513 deutschen Befragten durchgeführt, die in den letzten 2 Jahren eine Restaurantreservierung verpasst haben, ohne das Restaurant zu informieren. Der Umfragezeitraum war zwischen dem 16. und 23. September 2025. Die Daten wurden unter Einhaltung der Richtlinien der MRS (Market Research Society) und ESOMAR erhoben, um eine ethische und präzise Datenerfassung zu gewährleisten.
**OpenTable-Datenmethodik: OpenTable untersuchte die No-Show-Raten bei Online-, Telefon- und Vor-Ort-Reservierungen in deutschen Restaurants, die auf der OpenTable-Plattform aktiv sind, nach Ausgaben, Monat, Wochentag und Schichtzeit vom 1. August 2024 bis 31. Juli 2025.
***OpenTable analysierte die No-Show-Rate von Online-Reservierungen mit und ohne Anzahlungsrichtlinie bei allen aktiven Restaurants auf der OpenTable-Plattform weltweit vom 1. Januar bis 7. August 2025.
