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Optimales Zeitmanagement für Gastgewerbe

Zu einem der wichtigsten Soft-Skills im Gastgewerbe zählt richtiges Zeitmanagement. Seit dem 13.09.2022 ist es jedoch mehr als das: Das Bundesarbeitsgericht beschloss in seinem Urteil die Pflicht zur Zeiterfassung für deutsche Unternehmen. Wie Gastgewerbe ihre zeitlichen Ressourcen richtig einsetzen und gesetzeskonform aufzeichnen, erläutert Sara Loncarevic in diesem Beitrag.
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Was ist die Basis von richtigem Zeitmanagement?

Besonders im Gastgewerbe kommt es aufgrund von unvorhersehbaren Faktoren zu plötzlichen Planänderungen. Der Grund dafür sind meistens kranke oder aufgrund von sonstigen Gründen abwesende Mitarbeiter, geplatzte Deals mit Lieferanten oder bürokratische Probleme.

Viele Manager im Gastgewerbe sagen, dass die Hauptaufgabe ihrer Arbeit darin besteht, den Arbeitsablauf zu organisieren. Ein erfahrener Manager weiß jedoch, dass dies nicht stimmt. Der Schlüssel zum Zeitmanagement liegt nicht nur in der effektiven Planung und Kontrolle, sondern auch in der Reduzierung zeitintensiver Aufgaben.

Um seine Zeit gekonnt zu managen, ist es notwendig, sich zuerst mit den Aufgaben, die einen im Laufe des Tages verfolgen, auseinanderzusetzen. Welche Aufgaben kann man delegieren? Eine effektive Zeiterfassung kann hierbei von großer Hilfe sein, da immer klar ersichtlich ist, in welche Aufgabe wie viel Zeit investiert wurde.

Wie setzt man Zeiterfassung in Gastgewerben richtig um?

Tatsächlich ist die Arbeitszeiterfassung nicht nur die Basis von optimalem Zeitmanagement, sondern seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 in Deutschland sogar Pflicht geworden.

Konkret könnte man das entweder händisch, mit Excel oder einer Software machen. Unternehmen müssen jedoch ab sofort eine transparente, zuverlässige und lückenlose Zeiterfassung für sich und ihre Mitarbeiter einführen. Da das neueste Gesetz nun aber gewisse Anforderungen an das System hat, entfallen die ersten zwei Optionen aufgrund der Fehleranfällig- und Manipulierbarkeit. Bevor man sich aber auf die Suche nach der richtigen Software macht, ist es notwendig zu lernen, wie man seine Zeit richtig investiert.

Wie setzt man seine zeitlichen Ressourcen richtig ein?

„Zeit ist Geld“ – Dieses altbekannte Sprichwort ist jedem Gastgewerbe bekannt. Möchte man seine Zeit besser nutzen, ist es notwendig, diese Phrase ernst zu nehmen. Denn in der Zeit, die mit unnötigen Aufgaben verbringt, die einen nicht näher zum Ziel bringen, könnte man neue Projekte starten, von denen man weitaus mehr profitieren kann. Vergeudete Zeit ist demnach verlorenes Geld, besonders bei Gastgewerben.

Ob es an der kurzen Aufmerksamkeitsspanne, Prokrastination, Prioritätensetzung oder zu optimistischer Aufgabenplanung liegt – es ist nicht einfach, seine Zeit richtig zu planen. Die richtige Dienst- und Aufgabenplanung und Überwachung der Arbeitszeiten sind hierfür die besten Lösungen.

Was sind die 3 Schritte zur optimalen Zeiterfassung?

Zeiten erfassen

Um seine Zeiterfassung sowohl für das Gastgewerbe als auch im privaten Leben optimieren zu können, ist es notwendig, diese zuerst aufzuzeichnen. Transparente und objektive Zahlen sollen als Basis herangezogen werden, denn oft weicht die eigene Abschätzung weit von der Realität ab.

Zeiten auswerten

Hat man seine Arbeitszeiten und im Optimalfall sogar die darin unterschiedlich verrichteten Tätigkeiten aufgezeichnet, muss man diese auswerten. Obwohl sich das alles ein wenig zu statistisch und mathematisch anhört, ist dieser Schritt für das Delegieren von Aufgaben unabdingbar. Bei der Auswertung ist vor allem Acht zu geben, ob jene Aufgaben, welche die meiste Zeit fordern, häufig vorkommen und inwiefern sie delegierbar sind.

Prioritäten setzen

Nach dem Auswerten der Arten von Aufgaben, hat man einen klaren Überblick über alle Arten von Tätigkeiten, welche nicht delegiert werden können. Nun heißt es, Prioritäten zu setzen. Besonders als Arbeitgeber oder Manager in einem Gastgewerbe hat man meistens nur limitierte Zeit zur Verfügung, weil unerwarteterweise spontane Aufgaben dazukommen. Deshalb sollte man sich in diesem Fall nicht den ganzen Tag planen, sondern die wichtigsten Aufgaben mit Puffern einteilen.

Was ist die SMART Methode?

Eine sehr bekannte und effektive Methode, seine Aufgaben zu priorisieren, ist die sogenannte SMART Methode, welche als Akronym für „Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert“ steht.

Spezifisch: Bei der Definition der Aufgaben für den Tag ist es wichtig, diese nicht zu allgemein zu formulieren, sondern spezifisch zu bleiben. Um seine Ziele spezifisch zu formulieren, ist es ratsam, die Beantwortung aller W-Fragen heranzuziehen, zum Beispiel: Wer macht was, wo, wie und mit wem?

Messbar: Um nie den Überblick über das große Ganze zu verlieren, muss man immer Acht darauf geben, dass die erledigte Arbeit und deren Output messbar sind. Beispielsweise wäre es in einem Gastgewerbe wichtig, stets den Überblick über die Zahlen, wie beispielsweise Besucher pro Tag zu behalten.

Attraktiv: In einem Gastgewerbe ist man nie alleine – ganz im Gegenteil: Es gibt viele verschiedene Teilnehmer, deren Wünsche berücksichtigt werden müssen. Deswegen ist es besonders wichtig, dass die definierten Ziele nicht nur für sich selbst, sondern auch für alle anderen Beteiligten attraktiv sind. So wird die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation hoch gehalten.

Realistisch: Sich zu große Ziele zu setzen ist hingegen sehr schlecht für die Motivation. Deshalb heißt es, immer realistisch zu bleiben und einen Schritt nach dem anderen zu gehen.

Terminiert: Hat man sich eine Aufgabe vorgenommen, so muss man für diese eine Deadline festlegen, da sie ansonsten im dynamischen Umfeld im Gastgewerbe verloren geht.

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