„Prozesskosten“ heißt das Schlagwort, auf das Lenke im Zusammenhang mit dem Einkauf hinweist. „Haben Sie sich schon einmal überlegt, was es kostet, Angebote einzuholen, Preise zu vergleichen und Aufträge zu vergeben?“, fragt er rhetorisch. Denn darüber machen sich die wenigsten Unternehmer wirklich Gedanken. „Wenn dann noch der Aufwand für die Kontrolle der Auftragsabwicklung und der Rechnung hinzukommt, kommen schnell pro Bestellung ein paar hundert Euro zusammen“, so Lenke. „Das muss nicht sein.“
Abhilfe schafft in diesem Zusammenhang eine klare Strukturierung des Einkaufs. Dazu müssen Verantwortlichkeiten geklärt, Prozesse klar definiert und Abläufe möglichst automatisiert werden. Was in der Industrie längst selbstverständlich ist und dort für enorme Einsparungen sorgt, ist in der mittelständisch geprägten Hotellerie und Gastronomie gar nicht so einfach. Große Warenwirtschaftssysteme lohnen sich meist nicht.
Eine Lösung, die den Unternehmen der Branche beim Einkauf weiterhilft, ist die Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft, die den Einkauf mehrerer Mitgliedsunternehmen bündelt. Durch den Zusammenschluss der Betriebe unter dem Dach einer starken Gemeinschaft ergeben sich für den einzelnen Unternehmer vielfache Vorteile. „Natürlich spielt dabei der Preis eine Rolle, denn durch die Bündelung der Nachfrage können wir als Einkaufsgemeinschaft mit den Lieferanten ganz andere Preise verhandeln“, sagt Lothar Lenke. Was für ihn aber mindestens genauso wichtig ist: Die HOGAST gibt den Mitgliedern eine Struktur vor, die für die nötige Effizienz beim Einkauf sorgt, holt individuelle Angebote ein, kümmert sich um Reklamationen und prüft am Ende auch das Lieferversprechen und die Rechnung – bis hin zur Kontierung und Bezahlung. Online-Tools für die automatisierte Bestellung aus einem individuell zusammengestellten Warenkorb gehören genauso dazu wie das beleglose Rechnungswesen. „Wir stellen immer wieder fest, dass diese Faktoren für unsere Mitglieder beim Einkauf noch wichtiger sind, als der letzte Cent, den man bei Preisverhandlungen rausholen könnte“, berichtet Lenke aus der Praxis. Denn wer einmal die Leistungen in Anspruch genommen hat, merkt erst den Aufwand, der vorher in der Beschaffung steckte.
Dabei ist die Mitgliedschaft in der HOGAST die günstigste Lösung für die Prozessoptimierung. „Außer einer Aufnahmegebühr entstehen für die Leistung der Einkaufsgemeinschaft keine laufenden Kosten“, fügt Lenke an. Fakt ist aber: Wer die Strukturen und Leistungsmöglichkeiten einer Einkaufsgemeinschaft nutzt, spart beim Einkauf richtig ein.
