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So einfach kann Buchhaltung sein

Für die meisten Gründer und Unternehmen ist es eine mehr als unliebsame Aufgabe – die Buchhaltung. Sie kostet Zeit und Energie, zudem können Fehler viel Geld kosten oder schlimmstenfalls sogar zu hohen Steuernachzahlungen führen. Damit das nicht passiert, helfen professionelle Buchführungsprogramme, den Überblick zu behalten.
Dan Rentea, iStockphoto

Buchhaltung für Unternehmen

Jeder Freiberufler und selbständige Unternehmer muss seine geschäftlichen Aktivitäten bzw. Einnahmen und Ausgaben detailliert in der Buchhaltung festhalten. Je nach Anzahl an Mitarbeitern und verkauften Artikeln oder Dienstleistungen kann das mehr oder weniger umfangreich ausfallen.

Während Solo-Selbständige mit einem kleinen Kundenstamm oft nur wenige Buchungen haben, fallen diese bei größeren Firmen schnell sehr umfangreich und arbeitsintensiv aus. Ob große oder kleine Firma – es ist wichtig, sich über die korrekte Art der Buchhaltung zu informieren, um keine wichtigen Vorgaben, Fristen und Nachzahlungen zu versäumen.

Grundlagen einfach erklärt

Je nach Rechtsform kann die Buchhaltung mit den unterschiedlichsten Steuerarten jeweils anders ausfallen. Zum Beispiel für Kleinunternehmen, Freiberufler oder Gewerbetreibende sowie Großunternehmen mit Bilanzierungspflicht.

Bilanzierungspflichtig sind Unternehmen, die jährlich mehr als 600.000 Euro Umsatz oder einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro erwirtschaften. Für Selbstständige genügt dagegen die EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung), wenn Umsatz und Gewinn darunter liegen. Freiberufler sind nicht bilanzierungspflichtig, egal wie hoch Umsatz und Gewinn pro Jahr ausfallen.

Diese Steuerarten fallen für Unternehmen zusätzlich zur Einkommenssteuer an:

  • Umsatzsteuer: für alle gültig, außer Kleinunternehmer
  • Gewerbesteuer: nur für Gewerbetreibende, Freiberufler sind ausgenommen
  • Lohnsteuer: nur bei festangestellten Mitarbeitern

Wann lohnt sich das Kleinunternehmen?

Wer gerade neu gegründet und kaum Ausgaben hat, für den kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen. Hier wird der Umsatz ohne Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, dafür darf die Umsatzsteuer in den Ausgaben nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Die Buchhaltung fällt so leichter und auch die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung ist hier nicht nötig. Ab einem jährlichen Umsatz von mehr als 50.000 Euro ist die Kleinunternehmerregelung allerdings nicht mehr möglich.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer wird von allen Unternehmen gezahlt (außer von Freiberuflern), sofern ein bestimmter Freibetrag überschritten wird. Es handelt sich um eine ertragsabhängige Besteuerung des Betriebes und wird an die eigene Gemeinde abgeführt. Die Gewerbesteuer kann wiederum später bei der Einkommenssteuererklärung angegeben werden und mindert so die Steuerlast des Gewerbetreibenden.

Komplette Buchhaltung selbst erledigen

Statt viel Geld an den Steuerberater zu zahlen, lässt sich die Buchhaltung auch selber erledigen. Etwas Know-how sollte man sich jedoch vorab anlesen oder sogar online trainieren. Viele Programme helfen bei der Umsetzung, nicht alle sind jedoch für Laien gleichermaßen gut geeignet.

Damit ein Buchhaltungsprogramm wirklich Zeit und Geld spart, sollte es professionell, aber nicht zu komplex aufgebaut sein.

Diese Funktionen sind oft enthalten:

  • Kassenbuch zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben
  • Rechnungsverwaltung
  • Verwaltung von Angeboten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung (für Unternehmen mit Festangestellten)
  • Erstellung von BWA, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung
  • Online-Banking
  • Vorbereitung des Jahresabschlusses
  • Steuertipps
  • und vieles mehr

Tipp: Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl wird die Lohnbuchhaltung relativ komplex. Dann lohnt sich entweder die Einrichtung einer internen Lohnbuchhaltung oder auch die Beauftragung eines externen Lohnbüros, was meist günstiger ist.

Welche Programme sind zu empfehlen?

Damit die Buchhaltung leicht von der Hand geht und keine Fehler enthält, ist ein professionelles Programm wichtig. Es gibt zwar einige kostenlose Buchhaltungstools – diese empfehlen sich aber für Unternehmer kaum, da oft wichtige Funktionen fehlen.

Zur Auswahl stehen verschiedene Offline-Softwarelösungen, aber auch Online-Tools, die von jedem Gerät aus genutzt werden können. Bei der Auswahl des richtigen Programms sollte nicht nur der Preis eine Rolle spielen, sondern vor allem, was die Software zu bieten hat.

Eine moderne Buchführungssoftware bietet Kunden heute die Möglichkeit, alle Belege papierlos zu verwalten, das Führen von Papierordnern gehört damit der Vergangenheit an. Im Idealfall ist eine Schnittstelle zum Steuerberater vorhanden, wenn die Steuererklärung nicht selber abgegeben werden sollte.

Unternehmen, die alles selber durchführen wollen, sparen zusätzliche Kosten. In diesem Fall sollte allerdings eine Schnittstelle zu ELSTER zur einfachen Übertagung aller Steuererklärungen vorhanden sein. Intelligente Programme korrigieren offensichtliche Eingabefehler, geben wertvolle Steuerspartipps und übernehmen auch die Vorbereitung des Jahresabschlusses.

Der Anbieter für intelligente Buchhaltungslösungen Lexware ist dabei zu empfehlen. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere gute Tools, mit denen sich die Buchhaltung selber durchführen lässt. Je nach Anbieter unterscheiden sich Preise und Funktionsumfang, sodass sich ein Vergleich vorab lohnen kann. Seriöse Online-Anbieter stellen Neukunden auch meist einen Testzugang zur Verfügung, über den sich der Funktionsumfang gut erschließen lässt.

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