Was passiert mit Buchungen, wenn sie im Hotel eingehen? Im besten Fall werden sie nicht nur unverzüglich in die Hotelsoftware übertragen, sondern das belegte Zimmer wiederum auch bei allen Portalen für den gebuchten Termin als belegt gemeldet. Denn nur so können Hoteliers in Zeiten hoher Nachfrage sicherstellen, dass ihr Betrieb nicht überbucht werden, und sie Gästen absagen und diese möglicherweise enttäuschen müssen – viele der  Gäste haben sich schon seit Langem auf ein paar Tage Urlaub gefreut.

Ihren Belegungsplan allzeit aktuell halten

Dazu kann ein Hotelsoftware-Programm genutzt werden, auch Property Management System genannt (PMS) genannt. „Bei einer automatischen Datenübertragung mit DIRS21 fällt das manuelle Übertragen von Reservierungen dann weg“, erläutert Christina Neugebauer, Sales Managerin bei DIRS21, und gelernte Hotelfachfrau. „Mit einer PMS-Schnittstelle zu DIRS21 bekommen Sie alle Buchungen, die über die eigene Webseite und den DIRS21-Channelswitch eingehen, automatisch in Ihr Reservierungssystem im Hotel gesendet.“ Eine erhebliche Arbeitserleichterung, meint Christina Neugebauer, die zuvor selbst im Hotel gearbeitet hat.

Das PMS-System bietet zudem auch in umgekehrter Richtung Vorteile. Hoteliers können dort Preise und Verfügbarkeiten einstellen, die sie über die Schnittstelle mit einem Klick direkt an das Buchungssystem wie DIRS21 und damit an die hoteleigene Webseite sowie an beliebig viele weitere Hotel- und Ferien-Portale senden. „Dabei lassen sich alle Vertriebskanäle über eine gewohnte Oberfläche steuern“, fügt Neugebauer hinzu. Die beidseitige Datenübertragung einer PMS-Schnittstelle zu einem Buchungssystem sorgt also letztlich dafür, dass sowohl eingehende als auch ausgehende Informationen unverzüglich übernommen und aktualisiert werden – darunter Raten und Verfügbarkeiten, als auch Buchungen und dazugehörige Gästeinformationen.

Kurz & Knapp: Vorteile einer PMS-Anbindung

• Weniger Arbeitsaufwand durch automatische Datenübertragung
• Eine einheitliche Oberfläche für Gäste- und Zimmerverwaltung
• Professionellerer Service am Gast durch aktuell einsehbaren Zimmerstatus
• Weniger Überbuchungen
• Verbesserter Datenschutz

Den aktuellen Zimmerstatus immer im Blick haben

„Das spart Zeit und Nerven“, findet Christina Neugebauer, die den Hotelalltag sowohl mit als auch noch ohne PMS-Schnittstellen kennengelernt hat. „Mit einem solchen System haben Hoteliers auch mehr Zeit für den Gast – und das auch schon bei einem kleinen Haus mit nur wenigen Zimmern“, weiß sie aus Erfahrung. Denn mit dem PMS hat der Rezeptionist jederzeit den aktuellen Zimmerstatus im Blick – beispielsweise, ob das Housekeeping schon fertig und das Zimmer damit bezugsfertig ist. Ein zeitgemäßes PMS bietet darüber hinaus weitere Schnittstellen zu wichtigen und nutzwertigen Tools rund um den Hotelalltag, wie beispielsweise zur Buchhaltung oder zum Schließsystem.

Einen ganz entscheidenden Vorteil bieten die Systeme auch in puncto Sicherheit für Hotelier wie auch für Gast: Reservierungsdaten können datenschutzkonform und ohne manuelle Übertragungsfehler abgewickelt werden.

DIRS21 arbeitet mit nahezu allen hierzulande gängigen PMS-Systemen zusammen. Unterstützung bei der Einrichtung erhalten Interessenten direkt beim Unternehmen.