Was muss für das „richtige Schenken“ am Arbeitsplatz beachtet werden?
So schön Geschenke für Mitarbeiter*innen sind – einige Punkte müssen dabei beachtet werden, damit am Ende rechtlich alles einwandfrei ist. Besonders gilt das für die Steuervorteile, die Arbeitgeber durch das Schenken haben. Um dabei zu sparen, müssen festgelegte Freigrenzen beachtet werden. Andernfalls wird der komplette Schenkungsbetrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. Zusätzlich ist wichtig: ein Geschenk ersetzt kein Gehalt. Geschenke müssen immer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Außerdem sollten die Geschenke auf dem Gehaltsnachweis erwähnt werden. Einschränkungen bei der Art der Anstellung der jeweiligen Mitarbeiter*innen gibt es dagegen nicht. Egal ob Vollzeitkraft, Beschäftigte in Teilzeit oder Praktikant*in: Alle dürfen sich über Geschenke ihres Arbeitgebers freuen – und für alle gelten die gleichen Vorgaben.
Was sind beliebte Geschenke für Mitarbeiter*innen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter*innen zu beschenken. Zu besonderen Anlässen wie Hochzeit, Dienstjubiläum oder bestandener Abschlussprüfung der Berufsausbildung kann der Arbeitgeber in Form von Präsenten Anteil an den erfreulichen Anlässen der Belegschaft nehmen. Bis zu einer Höhe von 60 Euro ist ein Geschenk steuer- und sozialabgabenfrei (R. 19.6 Abs. 1 LStR). Dabei ist egal, ob es sich um einen Blumenstrauß oder einen Restaurant-Gutschein handelt. Wichtig ist aber: Das Geschenk muss explizit zu einem persönlichen Anlass der Mitarbeiter*innen übergeben werden. „Allgemeine“ Feierlichkeiten, wie etwa Ostern oder ein Firmenjubiläum, fallen nicht darunter.
Es muss allerdings nicht immer einen besonderen Grund für ein Geschenk an Mitarbeiter*innen geben. Gute Leistungen und Einsatz des Teams verdienen auch unabhängig von Dienstjubiläen und Co. eine regelmäßige Anerkennung. Perfekt dafür geeignet ist der steuerfreie Sachbezug, ein monatliches Gehaltsextra in Höhe von 44 Euro (50 Euro ab dem 01.01.2022), das steuer- und sozialabgabenfrei ist. Eine Möglichkeit, das Gehaltsextra auszuzahlen, sind sogenannte wiederaufladbare Gutscheinkarten, auf die das jeweilige Guthaben monatlich gebucht wird. Die Mitarbeiter*innen können die Karte anschließend im Akzeptanzpartner-Netzwerk unkompliziert zum Einkaufen, Shoppen und Tanken nutzen.
Achtung: Auch im Falle des 44 Euro-Sachbezugs muss die Freigrenze eingehalten werden. Sonst gilt auch hier eine Steuer- und Sozialabgabenpflicht auf den kompletten Betrag. Zusätzlich müssen flexible Gutscheinkarten ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend sogenannte ZAG-Kriterien erfüllen.
ZAG-Kriterien für Gutscheinkarten
Ab dem 01. Januar 2022 müssen für den steuerfreien Sachbezug eingesetzte Gutscheinkarten die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Diese beschreiben, welche Arten von Gutscheinkarten zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen unter Anwendung des 44-Euro-Sachbezugs* zulässig sind:
- Begrenzte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
- Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie wie z. B. Fashion, Kino, etc. (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
*Ab 01. Januar 2022 wird die Freigrenze auf 50 Euro erhöht.
Welche alternativen Geschenkideen gibt es?
Ein Gehaltsextra ist nicht alles. Eine in unserer stressigen Arbeitswelt oftmals noch begehrtere „Währung“ ist Zeit. Gerade auch jetzt zu Weihnachten können Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen mit einer Betriebsfeier gemeinsame Stunden jenseits von Meetings und Projektabschlüssen schenken – in Zeiten von Corona ggfs. mit Schutzmaßnahmen oder im Rahmen eines virtuellen Formats. Doch in jedem Fall gilt: Richtig umgesetzt, können Arbeitgeber auch bei betrieblichen Feiern Steuern sparen. Denn der Freibetrag liegt aktuell bei 110 Euro pro Mitarbeiter – und das zwei Mal jährlich (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dieser Betrag kann für alle im Rahmen des Festes anfallenden Kosten genutzt werden – etwa für Verpflegung oder ein Geschenk für die Mitarbeiter*innen. Im Gegensatz zum Sachbezug handelt es sich hierbei um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze. Das bedeutet: Die 110 Euro bleiben auf jeden Fall steuer- und sozialabgabenfrei, auch wenn dieser Wert pro Person überschritten wird. Der darüber liegende Betrag kann in diesem Fall mit 25 Prozent Lohnsteuer pauschal versteuert werden. Darüber hinaus gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, Freizeit in Form eines zusätzlichen Urlaubstages zu schenken.
Welche weiteren Vorteile ergeben sich für den Arbeitgeber?
Neben den Steuerersparnissen, von denen Arbeitgeber profitieren, gibt es noch weitere Vorteile, die Geschenke für Mitarbeiter*innen mit sich bringen. Zum einen zeigen sie der Belegschaft, dass ihre Arbeit und ihr Einsatz nicht als selbstverständlich hingenommen, sondern wertgeschätzt werden. Geschenke können so ein wichtiger Faktor sein, um die Loyalität von Mitarbeiter*innen zu steigern oder zu erhalten – sie zahlen also direkt auf die Mitarbeiterbindung ein. Gleichzeitig sorgen sie für ein besseres Unternehmensimage. Gerade in Zeiten, in denen qualifizierte Fachkräfte Mangelware sind, bringen solche Benefits enorme Vorteile für eine gute Positionierung auf dem Arbeitsmarkt. Kombiniert mit attraktiven Gehältern und einer modernen Unternehmenskultur überzeugen Zusatzleistungen potenzielle Bewerber*innen und binden Mitarbeiter*innen langfristig.
Lucia Ramminger
