Digitalisierung

Wie viel Digitalisierung verträgt die Gastronomie?

Fabian Silberer entwickelt seit Jahren eine Software, die Gastronomen ihre tägliche Arbeit erleichtern soll. Durch das Zusammenspiel von Technik und Menschlichkeit erschließen sich in den nächsten Jahren Möglichkeiten und Zeitfenster, die am Ende wieder den Gast in den Mittelpunkt stellen. Gastgewerbe-Magazin durfte gemeinsam mit Fabian Silberer, dem CEO der SEVENIT GmbH und dem Entwickler der Plattform sevDesk einen Blick in die Zukunft wagen.

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Fabian Silberer, CEO der SEVENIT GmbH und Entwickler der Plattform sevDesk.

Fabian Silberer, CEO der SEVENIT GmbH und Entwickler der Plattform sevDesk. (Foto: SEVENIT GmbH)

Herr Silberer, Sie fokussieren durch die Entwicklung von Software-Produkten seit vielen Jahren die Digitalisierung zahlreicher Branchen, unter anderem der Gastronomie. Sehen Sie hier mehr Bedarf als bei anderen Gewerken?

Das Gastgewerbe zählt grundsätzlich nicht zu den besonders digital-affinen Gewerben. Es gibt meiner Meinung nach jedoch viele Prozesse, die hier extrem gut digitalisiert werden können. Denken wir zum Beispiel an die Schicht- oder Mitarbeiterplanung. Da gibt es auf jeden Fall Verbesserungsbedarf. Die Kasse ist bereits verpflichtend digitalisiert worden, da kommt niemand mehr so richtig dran vorbei.

An sich ist die Digitalisierung eine Chance, um die eigenen Prozesse effizienter darzustellen. Und das Gastgewerbe gehört zu jenen Gewerben, die besonders effizienz-getrieben sind und auch sein müssen. In den letzten Jahren wurde hier schon extrem an den Prozessen in der Küche oder im Service gearbeitet. Was jedoch das Backoffice und die Backoffice-Applikationen angeht, hat sich meines Erachtens wenig bis gar nichts getan. Daran muss unbedingt gearbeitet werden.

KI – Künstliche Intelligenz – verursacht bei vielen Gastronomen noch ungute Gefühle. Welche Chancen bieten sich und warum bedeutet KI nicht das Ende der Menschlichkeit?

Das ist schon fast eine philosophische Frage! Natürlich sollte man, meiner Meinung nach, immer erstmal positiv auf neue und innovative Sachen eingestellt sein. Denn auch wenn die Digitalisierung unseres Alltags nicht aufzuhalten ist, können wir den Nutzen einer neuen Entwicklung dennoch immer selbst abwägen. Ob ein Prozess von der Technik statt von einer Person übernommen wird, bleibt jederzeit eine menschliche Entscheidung. Und wieso auf die Technologie verzichten, wenn sie Vorteile mit sich bringt. Die künstliche Intelligenz vereinfacht viele komplexe Prozesse, vor allem in der Mustererkennung. Das beste Beispiel ist für mich immer die Medizin. Dort werden dank künstlicher Intelligenz Krebstumore auf CTs viel schneller und vor allem viel genauer erkannt als vom Menschen.

In unserem Bereich, der Buchhaltung, ist KI natürlich ein wirksamer Hebel, um die nervigen und zeitintensiven betriebswirtschaftlichen Prozesse aus dem Tagesgeschäft zu lösen. Um mit unserer Software arbeiten zu können braucht man keinerlei Buchhaltungskenntnisse. Wir haben es bewusst simpel gehalten, um den Ängsten vor Digitalisierung zu begegnen. Die Entscheidung, ob ich lieber Stunden mit der Bearbeitung von Unterlagen zubringen möchte oder ob ich das der KI übergebe, um dadurch mehr Zeit für den Gast zu haben, trifft am Ende aber immer der Mensch.

Hatten Sie schon einmal die Möglichkeit, einen Anti-Digitalisierung-Chef von den Vorteilen digitaler Systeme zu überzeugen?

Für unseren allerersten Kunden haben wir sevDesk bei ihm vor Ort auf seinen Server gespielt. Das war damals die ursprüngliche Form. Als sich die Technik weiterentwickelte haben wir versucht, ihn davon zu überzeugen, dass wir das doch in die Cloud bringen können. Dann müsse er nicht immer Backups machen und sicherer wäre es auch. Sein Kommentar war: „Wie? Ich habe gedacht, wenn es hier mal brennen sollte, kann ich einfach die Box in die Hand nehmen und rausrennen”. Wir arbeiten uns durchaus immer wieder an solchen vorhandenen Denkmustern ab. Aufklärungsarbeit über die Funktionsweise von technologischen Neuerungen gehören dazu. Einige Zeit später ist besagter Kunde dann tatsächlich mit sevDesk in die Cloud gegangen und war zufrieden mit dem Wechsel.

Ein weiteres Beispiel sind Steuerberater. Wir arbeiten mit einigen zusammen und da herrschte anfangs auch eine große Skepsis gegenüber den digitalen Möglichkeiten. Die Vorteile, die beispielsweise die automatische Belegerkennung mit sich bringt, müssen erstmal erklärt und verstanden werden. Da hilft es Vorteile aufzuzeigen. Wenn die eigenen Mandanten von unterwegs Rechnungen schreiben und immer Zugriff auf alle Unterlagen haben, ist das auch für Steuerberater super. Beide Seiten sehen, welche Unterlagen noch fehlen und selbige können schnell nachgereicht werden. Statt sich durch Akten zu wühlen und fehlende Belege zu suchen, bleibt mehr Zeit für die Beratung. Nicht anders ist das ja in der Gastronomie. Nur statt guter Beratung gibt es guten Service.

Mit sevDesk versprechen Sie potentiellen Kunden, die Buchhaltung einfacher zu machen. Selbige stellt für die wenigsten Gastronomen ein Highlight des Arbeitstages dar, wie können Sie hier Hilfe bieten?

Das stimmt, die wenigsten freuen sich auf die Buchhaltung. Dennoch ist es natürlich ein unumgängliches Thema. Was wir mit unserer cloudbasierten Buchhaltungssoftware sevDesk bieten ist schlicht und einfach Automatisierung und Effizienz. Man kann simpel und wesentlich schneller Rechnungen schreiben, versenden oder auch direkt aus der Software heraus bezahlen. Da alles in der Cloud gespeichert ist, hat man immer und überall Zugriff. Alle Zahlen sind zu jeder Zeit einsehbar, sodass man stets auf dem aktuellen Stand ist. Die Kasse wird auch sauber und GoBD-konform abgebildet. Mit wenigen Klicks kann die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt gesendet oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erfolgt problemlos in der Software. Dieser freut sich sogar, wie oben schon kurz angesprochen, über die digitalen Daten.

Das Programm nimmt mir also eine Menge Arbeit ab, aber wie kommen meine Unterlagen dann möglichst komfortabel zum Steuerberater?

Das geht ganz einfach! Mit dem DATEV-Export kann man seinem Steuerberater alle relevanten Buchungsdaten plus Belege und Rechnungen digital zur Verfügung stellen. Denn wir haben Schnittstellen zu all den gängigen Steuerberater-Systemen in Deutschland, wie beispielsweise DATEVConnect Online oder Addison. Der Export ist nach dem Prinzip der doppelten Buchführung aufgebaut und kann für Einnahmen-Überschuss-Rechnung jedoch nach dem relevanten Zufluss- und Abflussprinzip gefiltert werden. Dies erleichtert den Mandanten sowie Steuerberatern die Arbeit. Unsere Qualitätsansprüche sind sehr hoch und wir haben in Vergangenheit viel in dieses Thema investiert.

Der digitale Status in 10 Jahren: Welche Form der Künstlichen Intelligenz hat sich durchgesetzt und was funktioniert noch immer analog?

Ich denke, dass gerade das autonome Fahren ein gutes Stück weiter oder vielleicht schon komplett lizenziert sein wird. Wie oben bereits erwähnt ist der Medizinbereich in Verbindung mit der KI auch super spannend. Da wird viel passieren.

Es gibt bereits viele Studien zu den unterschiedlichen Berufsgruppen und wie diese durch künstliche Intelligenz ersetzt werden. Buchhalter wird es zum Beispiel irgendwann, wenn auch vielleicht nicht in 10 Jahren, nicht mehr geben. Deren Tätigkeiten kann man automatisieren. Was die Gastgewerbe-Branche angeht, ist die meiner Meinung nach gut “geschützt”. Denn die Branche ist sehr auf Menschen angewiesen und lebt von dem persönlichen Kontakt. Aber die ganzen klassischen kaufmännischen Prozesse werden irgendwann mehr oder weniger wegfallen.

Auch wenn ich es mir wünschen würde bezweifle ich persönlich jedoch, dass wir in 10 Jahren keine Papierrechnungen mehr haben werden. Denn 10 Jahre ist nicht so weit weg wie man denkt. Und gerade im Gastgewerbe werden Rechnungen oder einfache Belege bestimmt immer noch auf Papier ausgestellt werden.

Was jedoch hoffentlich passieren wird ist die Digitalisierung der ganzen Ämter – im Besonderen des Finanzamts. Das ist natürlich auch etwas, das gerade für uns sehr wichtig ist. Die Ämter sind teilweise doch noch sehr analog aufgestellt. Das muss sich in den nächsten Jahren unbedingt ändern.

Wenn Sie sich persönlich ein digitales Feature für die Gastronomie wünschen dürften, was wäre das?

Ich finde das OpenTable-System aus den USA wirklich klasse. Dort kann man bei fast jedem Restaurant online einen Tisch reservieren. Man sieht in Echtzeit, wie viele Plätze wann verfügbar sind und kann sich so einen Tisch sichern. In Deutschland sind wir oft noch auf irgendwelche Kontaktformulare beschränkt oder müssen zu den Öffnungszeiten anrufen. Dabei ist es so viel einfacher für beide Seiten, wenn man in Echtzeit Überblick über die verfügbaren Tische hat und die Möglichkeit geboten wird, diese sofort online von überall aus zu reservieren.

Wenn man jetzt ein bisschen weiterspinnt: Wäre es nicht toll, wenn man zum Beispiel anhand der Zimmerbelegungen und der Wettervorhersage, den Bedarf der Küche und Lebensmittel der nächsten Wochen perfekt prognostizieren könnte? So würde es weniger Verschwendung geben!

Die Möglichkeiten und Chancen sind auf jeden Fall da und ich bin sehr gespannt, was in nächster Zeit passieren wird.

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Maximilian Waldmann ist einer der erfolgreichsten Start-up-Unternehmer in Deutschland. Seine Ideen für die Digitalisierung der Hotellerie gehen weit über einzelne Lösungen hinaus. In seine App Conichi hat HRS erst kürzlich zehn Millionen Euro investiert. Im Exklusiv-Interview spricht Maximilian Waldmann über den Stand der Digitalisierung und seine Ideen. Außerdem fordert er die Branche auf, über alle Prozesse mit dem Gast ganz neu nachzudenken.