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Eine Betriebsprüfung muss keine Katastrophe sein

Eine steuerliche Außenprüfung ist für viele Unternehmer eine Horrorvorstellung, denn sie ist oftmals mit hohen Nachzahlungen verbunden. Der Steuerberater ist ein wichtiger Partner für Unternehmer bei einer Betriebsprüfung. Er kann die Prüfung vorbereiten, auf Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist.
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Was ist eine Betriebsprüfung?

Die steuerliche Außenprüfung (in der Praxis eben auch Betriebsprüfung oder Steuerprüfung genannt) ist ein besonderes Verfahren der steuerlichen Sachverhaltsermittlung. Die Betriebsprüfung ist eine abschließende, nachträgliche Überprüfung des Steuerfalls und bezieht sich auf bestimmte Steuerarten und bestimmte Besteuerungszeiträume. Neben der allgemeinen Außenprüfung gibt es die besonderen Außenprüfungen, wie die Lohnsteuer- Außenprüfung und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Mit der Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, Entscheidungen an „Ort und Stelle des Geschehens”, also im Unternehmen, nachzuprüfen. Eine Außenprüfung ist immer dann unzulässig, wenn bereits im Vorfeld feststeht, dass sich aus ihr keine steuerlichen Folgen ergeben können. Derartige Aspekte kann der Steuerberater bewerten. Im Zweifelsfall wird er bereits gegen die Anordnung einer Betriebsprüfung im Wege des Einspruches vorgehen. Zudem kennt der Steuerberater die diversen formalen Voraussetzungen für die Durchführung einer Betriebsprüfung.

Warum haben viele Unternehmer Angst vor einer Betriebsprüfung?

Die steuerliche Außenprüfung wird zumeist zu einer teuren Angelegenheit. Das Bundesministerium der Finanzen erstellt jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung. 2019 waren bundesweit 13.341 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 15,2 Milliarden Euro festgestellt. im Corona-Jahr 2020 gingen die Zahlen dann leicht zurück. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2020 bundesweit 12.664 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 11,2 Milliarden Euro erarbeitet. Von den 8.409.661 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 152.649 Betriebe geprüft. Das sind immer durchschnittlich 73.000 Euro pro Betriebsprüfung.

Auf was achten Betriebsprüfer?

„Das Feld der Betriebsprüfer für mögliche Beanstandungen ist sehr weit gefasst. Grundsätzlich abzugsfähige Ausgaben werden mitunter aus formalen Gründen nicht anerkannt, simple Fehler im Handling fallen auf oder eher dürftig geführte Fahrtenbücher halten einer Überprüfung nicht stand. Und immer öfter nehmen die Prüfer auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick. Vor allem ermöglicht die Digitalisierung einen umfangreichen Zugriff auf steuerlich relevante Informationen und deren schnelle Auswertung“, sagt Steuerberater Stefan Rattay, Partner der multidisziplinären Kanzlei WWS (Aachen, Mönchengladbach, Nettetal – www.wws-gruppe.de), der aus seiner Tätigkeit in der Finanzverwaltung alle Tricks der Betriebsprüfer kennt.

Das heißt: Prüfer nehmen auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick. Das hängt auch mit der sogenannten Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zusammen. Sie gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist, und ist kein „nice to have“, sondern verpflichtendes Element, das auch bei einer Betriebsprüfung geprüft wird. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.

Auf was sollten Hoteliers und Gastronomen besonders achten?

„Die Erfahrung zeigt, dass manche Prüfer versuchen, auch streitige Mehrergebnisse durchzusetzen. Fallen solche Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren und darauf hinwirken, dass nur die Dinge beanstandet werden, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt.“ Der Steuerberater ist daher ein wichtiger Partner für den Unternehmer in der Betriebsprüfungssituation. Schließlich kennt dieser die Kniffe und Tricks der Finanzbehörden und der Betriebsprüfer, kann dementsprechend auf bestimmte Versuche und Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist. Fallen fragwürdige Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren und darauf hinwirken, dass nur solche Dinge beanstandet werden, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt. „Auch tappen Unternehmer oft in Fallen des Prüfers und geben Informationen preis, die sie besser für sich behalten hätten. Das verhindert der Steuerberater“, sagt Stefan Rattay.

Der Steuerberater hilft auch bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung. Es sollten alle physischen und elektronischen Buchhaltungsdaten des Unternehmens zur Verfügung stehen, um die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung auf die Unternehmensdaten in angemessener Zeit sicherzustellen. Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen.

Gibt es Besonderheiten für die Betriebsprüfung im Gastgewerbe?

In Hotels und Gaststätten werden aufgrund der Besonderheiten der Branche einige Spezialbereiche geprüft. Dazu gehören unter anderem das Kassenbuch, Verträge und Bewirtungsbelege, Einlagen und Entnahmen und die Kassen beziehungsweise Kassensysteme. Auch werden die Richtwerte geprüft. In der Regel sollten die Einnahmen aus den Getränken nicht mehr als 35 Prozent betragen, der Wareneinsatz unter 25 Prozent liegen und der Schwund nicht höher als drei Prozent sein. Kleine Abweichungen sind möglich, aber durch das Einhalten der Korridore machen es sich gastgewerbliche Unternehmer deutlich leichter. Rabatte, Sonderaktionen, Preisänderungen Verlust/Schwund, Lagerverwaltung und die Bewirtung der eigenen Mitarbeitenden sollten lückenlos dokumentiert werden.

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