Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) haben für Unternehmer viele neue Verpflichtungen gebracht, so die Implementierung und Einhaltung der sogenannten Verfahrensdokumentation. Was hat es damit auf sich?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind, und gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. „Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall urschriftlich beziehungsweise als Kopie der Urschrift zu belegen. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden und wie diese beispielsweise gegen Verlust und Verfälschung geschützt werden. Das ist für gastgewerbliche Unternehmer genauso wichtig wie  für alle anderen auch“, sagt Sebastian Loosen, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der multidisziplinären Beratungsgesellschaft WWS-Gruppe.

Warum ist die Verfahrensdokumentation wichtig?

Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung, betont Sebastian Loosen. Das hat einen einfachen Hintergrund: „Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen insbesondere auch Informationen zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.“ Fehle eine solche Verfahrensdokumentation nach den gesetzlichen Vorschriften, könne das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen und dann zum Mittel der Zuschätzung greifen. Der Prüfer könne also bei einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation im Zweifel die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erschüttern, indem er genügend formelle Mängel aufdecke. „Die Finanzverwaltung legt Wert auf eine regelkonforme Verfahrensdokumentation“, warnt der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Dies sollten Verantwortliche in Unternehmen jederzeit beachten und daher die Verfahrensdokumentation nicht nur beiläufig behandeln.

Was genau wird durch die Verfahrensdokumentation definiert?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Verarbeitung und der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen. Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit im Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Systems zur Datenverarbeitung (DV) bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Daraus müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht damit laut dem Partner der WWS-Gruppe in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aller steuerlich relevanten Dokumente muss zudem sichergestellt sein, dass die in der Verfahrensdokumentation dargelegte Vorgehensweise dem in der Praxis gelebten Verfahren vollständig entspricht.  „Unternehmer und Geschäftsführer sind also gefragt, sich eingehend mit der Verfahrensdokumentation zu befassen und idealerweise mit einem versierten Berater diese Maßnahmen kontinuierlich umsetzen.“

Was müssen Hoteliers und Gastronomen tun, um eine Verfahrensdokumentation zu etablieren und professionell zu führen?

Die Verfahrensdokumentation ist Sebastian Loosen zufolge eine sehr individuelle Angelegenheit. Der wichtigste Aspekt der Verfahrensdokumentation sei der eigentliche Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Dabei müssten Unternehmen dokumentieren, welche IT-Systeme zum Einsatz kommen, welche Maßnahmen getroffen wurden, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen und um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren, und welche firmeninternen Kontrollen es gibt, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten würden. „Dabei gilt die Regel: Sobald sich das Verfahren zum Erfassen und Bearbeiten der Belege verändert und/oder es zu Änderungen des IT-Systems kommt, muss dies in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Jede Änderung der Verfahrensdokumentation muss dabei nachvollziehbar sein, und überhaupt muss die in der Verfahrensdokumentation dargelegte Vorgehensweise dem in der Praxis gelebten Verfahren eines Unternehmens vollständig entsprechen.“ Will laut dem Experten heißen: Die Verfahrensdokumentation ist kein statisches Gebilde, muss genau auf die spezifischen Anforderungen von Unternehmen in ihrem jeweiligen Branchenumfeld angepasst und kontinuierlich beobachtet werden, um jederzeit aktuell zu sein. Die einmalige Einrichtung ohne konsequente Weiterentwicklung erfüllt nicht die Vorgaben des Gesetzgebers.