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Konform und effizient: Wie finden Unternehmer aus dem Gastgewerbe das passende Zeiterfassungssystem?

Für das Gastgewerbe in Deutschland steht eine grundlegende Veränderung bevor: Die Einführung einer rechtskonformen Arbeitszeiterfassung ist seit 2022 beschlossen. Während die genauen gesetzlichen Rahmenbedingungen noch diskutiert werden, besteht schon jetzt eine klare Verpflichtung für alle Unternehmen. Angesichts der vielfältigen Methoden zur Arbeitszeiterfassung stellt sich jedoch die Frage, wie Betriebe eine passende Lösung für die eigenen Ansprüche finden.
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Gesetzliche Anforderungen und die Bedeutung der Zeiterfassung in Deutschland

Seit 2019 ist klar: Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen, die in Europa tätig sind, Pflicht. Damals entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im sogenannten „Stechuhr-Urteil” dass alle EU-Mitgliedsstaaten die ansässigen Unternehmen zur Einführung einer objektiven, zugänglichen und verlässlichen Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. Das Urteil hat in ganz Europa für viel Aufruhr gesorgt – so auch in Deutschland. Denn ausdrückliche Regelungen für die Erfassung von Arbeitszeiten gab es zuvor nicht.

Seit dem haben viele Länder, wie beispielsweise die Spanien, Österreich und Dänemark, Folge geleistet und das Urteil in nationalem Recht umgesetzt. In Deutschland passierte lange Zeit jedoch nichts. Bis es 2022 zu einer Zeitenwende kam und das BAG in einem Grundsatzurteil die sofortige Gültigkeit dieser Pflicht in Deutschland untermauerte. Aktuell arbeitet die Bundesregierung daran, das Urteil in allgemein geltendes nationales Recht umzusetzen. 

Welche Vorteile bietet die Arbeitszeiterfassung?

Doch die Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht nur Pflicht. Sie bietet dem Gastgewerbe gleichzeitig auch vielfältige Chancen. Immerhin sind Gastgewerbeunternehmen geschäftige Orte, die meist zahlreiche Angestellte beschäftigen, um den Ansprüchen der Gäste gerecht zu werden. Dabei sind die Arbeitsabläufe und Dienstpläne der einzelnen Abteilungen meist grundverschieden. Dennoch müssen sie als eine Einheit funktionieren. Nur so kann eine optimale Rentabilität und Gästezufriedenheit gewährleistet werden. Genau das macht die Arbeitszeiterfassung zu einem wertvollen Instrument, das den Betrieben hierzulande zahlreichen Vorteile liefert.

So ermöglicht sie beispielsweise eine effizientere Personaleinsatzplanung. Immerhin können Abteilungsleitungen mit einem klaren Überblick über die geplanten Arbeitsstunden genauer einschätzen, wo und wann Personal benötigt wird. Zudem liefert sie tiefere Einblicke in die internen Kostenstrukturen. Sowohl die Zentrale als auch Manager können so besser erkennen, welche Abteilungen zu hohe Ausgaben verursachen. Schlussendlich sorgt eine präzise Arbeitszeiterfassung auch für eine verbesserte Arbeitsmoral. Denn die Mitarbeitenden können durch die transparente Erfassung der gearbeiteten Schichten darauf vertrauen, dass sie korrekt entlohnt werden. Vor allem, wenn sie die Daten selbst einsehen und kontrollieren können. 

Welche sind die gängigsten Methoden zur Arbeitszeiterfassung im Gastgewerbe?

Wie sollten die Arbeitszeiten jedoch am besten erfasst werden? Bei der Fülle an Lösungen, die es aktuell auf dem Markt gibt, ist dies keine einfache Frage. Zu den gängigsten Zeiterfassungssystemen zählen insbesondere die folgenden drei Methoden – jeweils mit ihren ganz individuellen Vor- und Nachteilen.

Methode 1: Manuelle Arbeitszeiterfassung

Die manuelle Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich am einfachsten umzusetzen. Denn die Angestellten notieren ihre Arbeitszeiten inklusive Pausenzeiten einfach selbst auf digitalen Spreadsheets oder ausgedruckten Tabellen. Im Nachgang werden diese durch die verantwortlichen Manager kontrolliert und an die Buchhaltung weitergeleitet. 

Vorteile: 

  • sehr kosteneffizient
  • einfach in der Umsetzung 

Nachteile: 

  • erfordert zeitaufwendige manuelle Dateneingaben 
  • Anfällig für Fehler bzw. Manipulation

Methode 2: Biometrische Stempeluhren

Gesichts-, Fingerabdruck- und Iris-Scanner – lange Zeit waren diese ausschließlich als Zukunftsvision in Science-Fiction-Filmen zu sehen. Heute sind biometrische Stempeluhren zur Wirklichkeit geworden. 

Vorteile:

  • Hohe Genauigkeit 
  • Verhinderung von Zeitdiebstahl oder „Buddy Punching“

Nachteile:

  • Teuer in der Anschaffung und Wartung
  • DSGVO-Konformität ist nicht immer gewährleistet
  • Können von Angestellten als invasiv empfunden werden

Methode 3: Mobile Apps für die Arbeitszeiterfassung

Mobile Apps für die Erfassung von Arbeitszeiten sind in den letzten Jahren zu einer verbreiteten Methode avanciert. Sie ermöglichen es den Angestellten, die Arbeitszeiten direkt über ihre mobilen Endgeräte oder Tablets in den Betrieben zu erfassen. Meist sind solche Systeme direkt in breitere HR- oder Workforce-Management-Lösungen integriert.

Vorteile:

  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • In der Regel DSGVO-konform 
  • Einfach integrierbar 

Nachteil:

  • Anfälligkeit für Zeitdiebstahl (sollte durch zusätzliche Funktionen wie Geofencing vermieden werden)

Welche Auswahlkriterien helfen bei der Auswahl eines passenden Systems?

Die richtige Wahl eines Arbeitszeiterfassungssystems kann den Unterschied zwischen reibungslosen Abläufen und unnötigen Herausforderungen im Betrieb ausmachen. Doch im Hinblick auf die Fülle an Systemen schrecken viele Unternehmen vor der Auswahl einer passenden Lösung zurück. Um den Betrieb effizient zu führen, die rechtliche Konformität zu berücksichtigen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten, sollten verschiedene Kriterien bei der Entscheidung für ein passendes System berücksichtigt werden. 

  1. Benutzerfreundlichkeit und Schulungsaufwand: Das Gastgewerbe ist ein äußerst schnelllebiges Umfeld. Ein benutzerfreundliches System ist demzufolge essenziell. Die Angestellten müssen in der Lage sein, das System einfach nutzen zu können, ohne vorab umfangreiche Schulungen zu absolvieren. Eine intuitive Benutzeroberfläche, klare Anweisungen und die Möglichkeit der selbstständigen Nutzung erleichtern die Akzeptanz und den effizienten Einsatz im täglichen Betrieb maßgeblich. 
  2. Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist ein weiterer wesentlicher Faktor. Ein System, das die geltenden regulatorischen Standards erfüllt und mindestens Beginn, Ende, Überstunden, Pausen sowie Ruhezeiten erfasst, ist unerlässlich. Nur so können künftig rechtliche Konflikte vermieden werden.
  3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein moderne Lösung sollte flexibel genug sein, um sich ohne große Probleme an die spezifischen Gegebenheiten im Betrieb anzupassen. Dabei ist es essenziell zu prüfen, ob das System die Möglichkeit bietet, Dienstpläne anzupassen, Überstunden und Feiertage zu berücksichtigen sowie Sonderregelungen zu integrieren. 
  4. Integrationsfähigkeit: Auch eine nahtlose Integration des Zeiterfassungssystems mit weiteren zentralen Softwarelösungen für etwa Payroll und HR ist von großem Vorteil. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Datenaufgabe und gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss im gesamten Unternehmen.
  5. Sicherheit und Datenschutz: Schlussendlich ist der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten unbedingt sicherzustellen. Dafür sollte das gewählte System robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der erfassten Daten jederzeit zu gewährleisten. Zudem sollten die geltenden und Datenschutzrichtlinien durch den Anbieter garantiert werden.

Welche ist die beste Methode zur Arbeitszeiterfassung für Gastgewerbeunternehmen?

Die Entscheidung für das optimale Zeiterfassungssystem hängt von verschiedenen Faktoren ab – etwa Standorte, Mitarbeiteranzahl und Budget. Während für kleinere Betriebe mit wenigen Standorten die manuelle Zeiterfassung praktikabel sein kann, bieten größeren Unternehmen und Ketten mit komplexen Anforderungen digitale Softwarelösungen eine empfehlenswerte Methode. Letztendlich ist die Auswahl des passenden Systems immer eine sehr individuelle Entscheidung sowie Abwägung zwischen den unternehmenseigenen Anforderungen und Möglichkeiten. Unbedingt beachtet sollten aber immer essenzielle Auswahlfaktoren wie beispielsweise die Flexibilität, rechtliche Konformität und Sicherheit.

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