Warum ist die Meldepflicht so wichtig?

Mit der neuen Regelung möchte der Gesetzgeber Steuerhinterziehung gezielt bekämpfen und die Transparenz bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen erhöhen. Manipulationen an Kassensystemen haben in der Vergangenheit immer wieder zu erheblichen Steuerausfällen geführt. Durch die verpflichtende Meldung und den Einsatz einer TSE sollen Datenmanipulationen nun praktisch ausgeschlossen werden. Doch die Anforderungen an die Unternehmen sind hoch: Die Meldung muss detaillierte Angaben enthalten, und die Fristen sind streng.

Was bietet die neue Ausfüllhilfe des Bundesfinanzministeriums?

Die Ausfüllanleitung zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO) bietet einen umfassenden Überblick darüber, welche Informationen bei der Meldung angegeben werden müssen. Sie richtet sich sowohl an kleine Betriebe, die möglicherweise erstmals mit der Meldepflicht konfrontiert sind, als auch an größere Unternehmen mit komplexen Kassensystemen.

Inhalt der Ausfüllhilfe:

• Angaben zum Kassensystem: Hier müssen Unternehmen Art, Modell und Seriennummer des verwendeten Kassensystems angeben.
• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die Details zur verwendeten TSE, einschließlich Zertifikat und Seriennummer, sind ebenfalls Teil der Meldung.
• Datum der Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme: Für jede Änderung am Kassensystem, wie etwa eine neue Inbetriebnahme oder die Außerbetriebnahme eines Geräts, ist eine zeitnahe Meldung erforderlich.
• Praktische Beispiele: Die Anleitung enthält zahlreiche Beispiele, die häufige Fehler vermeiden helfen und den Prozess der Meldung
  veranschaulichen.

Die vollständige Anleitung kann auf der Website des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden.

Worauf müssen Unternehmen besonders achten?

Die Fristen zur Meldung sind entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden. Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, ist die Registrierung bis spätestens 31. Juli 2025 erforderlich. Für Systeme, die danach in Betrieb genommen werden, muss die Meldung innerhalb eines Monats erfolgen.

Fehlerhafte oder verspätete Meldungen können zu hohen Strafen führen. Daher empfiehlt das Bundesfinanzministerium, die Ausfüllhilfe gründlich zu nutzen und sich rechtzeitig mit den Anforderungen vertraut zu machen.

Wie kann man den Meldeprozess vereinfachen?

• Nutzen Sie die digitale Meldung über „Mein ELSTER“:Das Steuerportal bietet eine direkte Schnittstelle zur Übermittlung der Daten an das Finanzamt.
• Bereiten Sie die notwendigen Informationen vor: Halten Sie die Daten Ihres Kassensystems und der TSE bereit, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Schulen Sie Ihr Personal: Mitarbeiter sollten über die neuen Vorgaben informiert sein, um die Belegausgabepflicht und die korrekte Nutzung der Kassensysteme sicherzustellen.