Dem Hotelverband ging es vor allem darum, dass die von den Gästen auf dem Hotelmeldeschein gemachten Angaben nach Möglichkeit auch rechtskonform für Zwecke des Marketings und der Kundenbindung eingesetzt werden können. Der Muster-Meldeschein liegt in deutscher und englischer Sprache als Word-Dokument vor und kann individuell angepasst werden. Alle noch auszufüllenden Felder sind in der Vorlage gelb unterlegt. Die relevanten Angaben wie die Betriebsgesellschaft oder die Kontaktdaten für die Wahrnehmung von Betroffenenrechten können auf der Rückseite eingetragen werden. Entscheidend ist der Abschnitt „Datenschutzrechtliche Einwilligung zu freiwilligen Angaben“. Dieser enthält relevante Informationen, die in der betrieblichen Praxis von vielen Hotels angefragt bzw. abgespeichert werden, wie z.B. Kfz-Kennzeichen für die Parkplatz-Nutzung, Newsletterversand („Sonderangebote“), Geburtstage etc. Falls das Hotel von diesen Optionen keinen Gebrauch machen will, können diese Informationen gestrichen werden.
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Der Hotelverband Deutschland weist darauf hin, dass das Hotelmeldeschein-Muster dem besten Wissensstand des Verbandes entspricht, da es bislang aber weder gerichtliche oder behördliche Entscheidungen zu Umsetzungsdetails der DSGVO gibt, kann der Hotelverband keine Gewähr oder Haftung für das Muster übernehmen.
