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Mit Mitarbeiter-Benefits Steuern sparen

Fehlende Fachkräfte und Azubis, der volle Mehrwertsteuersatz seit Jahresbeginn und die anhaltend hohe Inflation: Das Gast- und Hotelgewerbe sieht sich mit vielen Herausforderungen konfrontiert. In dieser angespannten Situation muss es Betrieben gelingen, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, ohne dabei über die eigene wirtschaftliche Belastungsgrenze zu gehen. Ein Ansatz: Mitarbeiter-Benefits, bei denen die Arbeitgeber selbst Steuervorteile nutzen können. Lucia Ramminger (HR-Director Edenred Deutschland) erklärt, welche Bedingungen erfüllt werden müssen, um rechtlich in keine Stolperfalle zu tappen.
Edenred Deutschland

Welche Sachzuwendungen können Arbeitgeber steuerfrei zahlen?

Bei Sachzuwendungen (§ 8 EstG) handelt es sich um eine Zusatzleistung des Arbeitsgebers an seine Angestellten, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Jedoch erhalten Mitarbeitende Sachzuwendungen nicht als Bargeld, sondern in Form einer Sachleistung. Man unterscheidet zwischen steuerbegünstigten Gehaltsextras, wie beispielsweise Verpflegungs- oder Fahrtkostenzuschuss, und steuerfreien Benefits, wie beispielsweise der Betreuungskostenzuschuss und der 50-Euro-Sachbezug. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für diese Zusatzleistungen werden im Einkommenssteuergesetz (EstG) geregelt.

Was ist der 50-Euro-Sachbezug?

Dieser Sachbezug ist ein steuer- und sozialabgabenfreies Gehaltsextra: Damit gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitenden bis maximal 50 Euro monatlich als Zusatzleistung (gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG). Es entsteht eine Win-Win-Situation für beide Seiten, denn Betriebe sparen Lohnnebenkosten und steigern gleichzeitig steuerfrei das Durchschnittsgehalt der Mitarbeitenden. Besonders profitieren Angestellte, wenn das Gehaltsextra monatlich ausgezahlt wird. Eine von Edenred durchgeführte IPSOS -Studie zum Sachbezug zeigt: Knapp über die Hälfte (54 Prozent) aller befragten Unternehmen zahlt den 50-Euro-Sachbezug monatlich aus. Mitarbeitende erhalten so bis zu 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei pro Jahr.

Checkliste: Der Einsatz des 50-Euro-Sachbezugs

  • Ob in Teil- oder Vollzeit, Minijob oder Kurzarbeit: Steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro monatlich dürfen allen Angestellten, unabhängig ihres Beschäftigungsverhältnisses, gewährt werden.
  • Die Zusatzleistungen müssen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
  • Vorsicht: Wenn die Freigrenze von 50 Euro mit nur einem Cent überschritten wird, wird der komplette Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.
  • Eine Aufzeichnung der geleisteten Unterstützung im Lohnkonto ist zwingend erforderlich.
  • Mitarbeitende dürfen den 50-Euro-Sachbezug nicht in bar erhalten.
  • Es gilt das Zuflussprinzip: Mitarbeitende können die im jeweiligen Monat zugeflossenen Beträge – beispielsweise auf einer Gutscheinkarte – problemlos ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt für größere Wünsche ausgeben.

Welche Anforderungen sollten wiederaufladbare Gutscheinkarten für den Sachbezug erfüllen?
Es gibt rechtliche Anforderungen, die Gutscheinkarten zwingend erfüllen müssen. Zulässige Karten müssen laut gesetzlichen Regelungen, ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und Kriterien von § 2 Absatz 1 Nummer 10 a), b) oder c) des Zahlungsdiensteaufsichtgesetzes (ZAG) erfüllen. Es lassen sich drei verschiedenen Kategorien von Gutscheinkarten für den Sachbezug einsetzen:

  • Limitierte Netzwerke – Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
  • Limitiertes Warensortiment – Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie (z.B. Fashion, Kino etc.) (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
  • Gutscheinkarten für bestimme steuerliche und soziale Zwecke

Für Unternehmen, die bereits Gutscheinkarten einsetzen und sich über deren Rechtskonformität unsicher sind, empfiehlt sich die Rücksprache mit ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Eine lohnsteuerrechtliche Anrufungsauskunft (gem. § 42e EStG) bei der zuständigen Finanzbehörde ist kostenlos und bietet für den individuellen Fall Rechtssicherheit.

Neben diesen rechtlich zwingenden Anforderungen, punkten Gutscheinkarten bei den Mitarbeitenden vor allem dann, wenn sie sich vielseitig und flexibel einsetzen lassen. Die Tankfüllung auf dem Weg zur Arbeit, der Besuch im Café oder der Wocheneinkauf im (Bio-)Supermarkt: Ideal ist es, wenn der Einzelne sein Guthaben individuell dort einsetzen kann, wo es eine spürbare finanzielle Entlastung – und damit einen echten Mehrwert – bedeutet.

Was gilt es bei Geschenken für Mitarbeitende zu beachten?

Unternehmen können an diversen erfreulichen Anlässen ihrer Mitarbeitenden mit einem Geschenk Anteil nehmen – und dabei Steuern sparen. So sind Geschenke im Job bis zu einer Höhe von 60 Euro steuer- und sozialabgabenfrei (R. 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinie). Doch auch hier gibt es folgende Regeln zu beachten:

  • Das Präsent muss zu einem persönlichen Anlass des Angestellten verschenkt werden – entweder ein privates Ereignis, wie Hochzeit oder Geburtstag, oder ein beruflicher Grund, wie eine Beförderung oder eine bestandene Prüfung.
  • Die Freigrenze gilt pro Anlass – fallen mehrere Anlässe bei einem Mitarbeitenden innerhalb eines Monats zusammen (z.B. Geburt des Kindes und eine Beförderung), kann derjenige zwei Geschenke bis zu je 60 Euro erhalten, ohne dass dafür Abgaben anfallen.
  • Ostern, Firmenjubiläen und Co. gelten als „allgemeingültige“ Feierlichkeiten, bei denen der persönliche Bezug fehlt und sind im Rahmen dieses Sachbezugs nicht steuerbefreit.

Wie lassen sich Betriebsfeiern steuerlich absetzen?

Eine Betriebsfeier sorgt für die gemeinsame Zeit im Team, die im stressigen Berufsalltag oft untergeht. Um hierbei Steuern zu sparen, muss eine entscheidende Voraussetzung erfüllt sein: Alle Mitarbeitenden müssen zum Event der Firma eingeladen werden. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, profitieren Arbeitgeber von einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeitenden und das zwei Mal jährlich (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EstG). Der Betrag kann für alle im Rahmen der Feier anfallenden Kosten genutzt werden. Hierzu zählen neben Speisen, Räumlichkeiten oder Eintrittskarten auch Präsente. Dabei gilt: Das Geschenk muss klar erkenntlich im Rahmen der Firmenfeier verschenkt werden. Wenn die Ausgaben für Feste wie Weihnachtsfeiern oder Sommerparty über dem 110-Euro-Freibetrag liegen, kann der Arbeitgeber den darüber liegenden Betrag mit 25 Prozent Lohnsteuer pauschal versteuern. Wenn Unternehmen nicht nur ein Fest für das Team, sondern auch für deren Begleitpersonen, wie beispielsweise Familienmitglieder, ausrichtet, wird der Freibetrag der Angestellten entsprechend aufgeteilt, beispielsweise auf (Ehe-)Partner:innen und Kinder.

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