Hoteliers und Gastronomen stehen als typische Hands-on-Unternehmer mitten im Leben. Sie arbeiten im Unternehmen und damit am Gast, und sie arbeiten am Unternehmen. Und in der Regel sind gerade kleinere und mittlere Unternehmen, aber auch zahlreiche mittelständische Hotel- und Restaurantketten so organisiert, dass sich alles auf den Eigentümer konzentriert, der gleichzeitig auch Geschäftsführer ist, vielleicht administrativ unterstützt vom Ehegatten.

Das ist so lange eine gute Idee, wie der Unternehmer in der Lage ist, allen Verpflichtungen nachzukommen. „Riskant wird diese Aufstellung dann, wenn der Unternehmer ausfällt und seine gesellschaftsrechtlichen Aufgaben nicht mehr ausführen kann, sei es durch Krankheit, Unfall oder Tod. Das kann die Existenz des Unternehmens in Gefahr bringen“, sagt der Düsseldorfer Rechtsanwalt und Experte für Familienunternehmen und Vermögensnachfolge Dr. Guido Krüger (Beiten Burkhardt). Das bedeutet: „Hoteliers und Gastronomen müssen sicherstellen, dass ihr Unternehmen auch bei ihrem plötzlichen Ausscheiden weiter existieren kann. Denn man darf nicht vergessen: Fällt der Geschäftsführer-Gesellschafter aus, steht das Unternehmen sofort ohne operative, strategische und rechtliche Führung dar. Das führt zu erheblichen Fortführungsbedenken: Denn es bestehen bei jeder Art von Unternehmen – ob Personen- oder Kapitalgesellschaft – rechtliche Vorschriften, die dringend erfüllt werden müssen“, warnt Guido Krüger.

Dazu gehören nicht nur wichtige Unterschriften unter notarielle Verträge, Bilanz, Jahresabschluss und Co. Je nach Organisation des Betriebs können ohne den Geschäftsführer-Gesellschafter nicht einmal Rechnungen bezahlt, Löhne überwiesen und Lebensmittel eingekauft werden. „Ein gastgewerbliches Unternehmen kann in einer solchen Situation wirklich sofort arbeitsunfähig sein. Daher ist es überlebensnotwendig, dass der Eigentümer sich durch bestimmte Maßnahmen vor diesem Risiko absichert. Denn im Zweifel wird das Gericht einen Notgeschäftsführer von außen bestimmen.“

Mitarbeiter mit Verantwortungsbewusstsein gesucht

Ein wichtiger Schritt kann sein, einen vertrauensvollen, motivierten und kompetenten Mitarbeiter mit Führungsverantwortung auszustatten und ihm Prokura zu übertragen. Damit kann er so gut wie alle wichtigen Rechtsgeschäfte ausüben, das digitale Erbe antreten und damit in der Praxis zumindest für eine bestimmte Zeit den Chef ersetzen. Noch wichtiger ist aber, frühzeitig den sogenannten unternehmerischen Notfallkoffer zu packen.

Handlungsanweisungen als Basis für den Notfallkoffer

Im unternehmerischen Notfallkoffer befinden sich alle Handlungsanweisungen für den unternehmerischen Umgang mit dem Finanzunternehmen. Dazu gehören neben dem Testament generell alle wesentlichen Dokumente (Versicherungen, Verträge etc.) sowie eine Liste mit Kontakten, die zurate gezogen werden können: vom Interims-Manager bis zum Rechtsanwalt, vom Steuerberater bis zur Personalberatung, um einen adäquaten Hoteldirektor oder Restaurantleiter zu finden, betont der Düsseldorfer Rechtsanwalt.

Zu den unternehmerisch existenziellen Tätigkeiten, die dringend ausgeführt werden müssen, gehören unter anderem die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung, die rechtzeitige Aufstellung des Jahresabschlusses und die Erfüllung aller Pflichten gegenüber dem jeweiligen Sozialversicherungsträger. Obacht: Auch wenn diese und andere Aufgabe von Dienstleistern wie dem Steuerbüro erfüllt werden, bedarf es eingehender Kontrolle und oftmals der persönlichen Unterzeichnung, etwa bei Bilanz oder Jahresabschluss.

Notfalltestament im Mittelpunkt des Notfallkoffers

Im Mittelpunkt des Notfallkoffers steht das Notfalltestament. Das kann durchaus das sogenannte Berliner Testament zur gegenseitigen Erbeinsetzung sein, damit der Ehepartner alleiniger Erbe des Betriebs wird. Das verhindert, dass im Falle des Todes des Unternehmers die gesetzliche Erbfolge in Kraft tritt und das Vermögen zwischen Ehegatten und Kindern zersplittert wird – und dass minderjährige Kinder Gesellschaftsanteile erben, was dann wieder zu komplizierten rechtlichen Gestaltungen führt, damit Vater und Mutter die Kontrolle darüber zurückerhält. Tritt der Notfall nicht ein, werden die Verfügungen natürlich regelmäßig überprüft und an neue Situationen angepasst, sodass zu jedem Zeitpunkt die besten Maßnahmen getroffen sind.

„Das ist wichtig zu verstehen. Der Notfallkoffer regelt nicht die Unternehmens- und Vermögensnachfolge, und natürlich verhindert er auch kein tragisches Ereignis. Aber er schafft eine gewisse Ruhe und Gelassenheit, um in einem sehr ernsten Szenario die Ertragsquelle der Familie zu retten und das Unternehmen trotz aller Stürme einigermaßen in der Fahrrinne zu halten. Wir sehen in der Praxis immer wieder, zu welchen Problemen es führen kann, wenn keinerlei Regelungen für ein Notfallszenario getroffen worden sind. Das hat schon bis zum erzwungenen Verkauf eines Unternehmens gereicht“, warnt Guido Krüger.

Hoteliers und Gastronomen sollten mit Steuerberater, Rechtsanwalt und natürlich der Familie über den Notfallkoffer sprechen. Dann können steuerlich und rechtlich tragfähige Regelungen getroffen werden, mit denen die Familie als direkt Betroffene in der Krisensituation leben können. Der eingebundene Rechtsanwalt sollte seinen Schwerpunkt in der erb- und gesellschaftsrechtlichen Gestaltung haben.