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TSE bei der elektronischen Kasse – diese Pflichten und Vorgaben sind zu beachten

Seit dem 01.10.2020 gilt die Pflicht, elektronische Registrierkassen mit einer sogenannten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Dabei war das Jahr 2020 schon herausfordernd genug. Der Rechtsanwalt für Steuerrecht, Johannes Höfer, erklärt in einem Fachbeitrag die rechtlichen Hintergründe der TSE-Kassen. Er zeigt, warum das Gastgewerbe als "Hochrisikobranche" gilt, was die Vor- und Nachteile offener Ladenkassen und elektronischer Kassensysteme sind und wie sich das auf die Kassennachschau auswirkt.
Johannes Höfer
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Hintergrund der TSE

Der historische Hintergrund dieser Verpflichtung liegt in der vermeintlichen Erkenntnis, dass die Gastronomiebranche durch die häufige Nutzung von Bargeld für Steuerhinterziehung besonders anfällig ist. An Zahlen lässt sich das besonders deutlich machen, denn ca. 183.000 Gastronomiebetriebe erwirtschaften jedes Jahr 55 Milliarden €. Das meiste davon wird bar umgesetzt. In Gasthäusern und Restaurants sind dies nach Angaben der Bundesbank ca. 70 %, bei Schnellrestaurants, Imbissbuden und Cafés liegt der Anteil des Bargelds sogar bei 94 %. Entsprechend hat der Bundesrechnungshof und dem folgend auf die Finanzverwaltung und die Gerichte diesen Wirtschaftszweig als sogenannte „Hochrisikobranche“ erkannt. Diesem vermeintlichen Missstand will man nun entgegentreten, indem man die Sicherheit der Kasse erhöht.

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Bedeutung der Kasse für den Betrieb

Neben der aufgezeigten finanziellen Bedeutung für die gesamte Branche hat die Kasse für jeden einzelnen Betrieb einen hohen Stellenwert. Die Besteuerung setzt bei dem ermittelten Gewinn an. Der Gewinn als Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben muss sich nach der Vorstellung des Steuergesetzgebers bis zum einzelnen Geschäftsvorfall zurückverfolgen lassen. Die Summe der einzelnen Geschäftsvorfälle, d. h. der einzelnen Leistungen und Verkäufe, muss vom Einzelbeleg zur Gesamtsumme und umgekehrt von der Gesamtsumme zum Einzelbeleg nachvollziehbar sein.

Strengere Handhabung der Kassen ist für jeden zumutbar

Die strengere Handhabung der Kasse zeigt sich auch an der Gesetzesänderung aus dem Kassengesetz des Jahres 2016. Während früher eine Verpflichtung, jeden einzelnen Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen aus Zumutbarkeitsgründen teilweise eingeschränkt wurde, hat der Gesetzgeber dieses Verhältnis nun umgekehrt und geht davon aus, dass nur in Ausnahmefällen eine Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt ist.

Möglichkeit 1: Offene Ladenkasse

Hinsichtlich der Art der Kassenführung bleiben zwei Systeme nebeneinander zulässig. Die altbekannte und bewährte sogenannte offene Ladenkasse in der das eingenommene und ausgegebene Bargeld gesammelt und am Ende des Tages die Tageseinnahmen ermittelt werden. Bei der offenen Ladenkasse ist noch immer problematisch, dass entsprechende Kassenberichte erstellt werden müssen. Darüber hinaus muss bei der offenen Ladenkasse auf die jederzeitige Kassensturzfähigkeit gewährleistet sein. Mängel bei der offenen Ladenkasse für noch immer schnell zu einer steuerlichen Hinzuschätzung im Rahmen einer Betriebsprüfung. Der Gastronom soll dann Einnahmen versteuern, die er möglicherweise gar nicht gehabt hat.

Möglichkeit 2: Elektronische Kassensysteme

Neben der offenen Ladenkasse sind elektronische Aufzeichnungssysteme, elektronische Registrierkassen oder computergestützte Kassensysteme, zulässig. Neben den hohen Anschaffungskosten haben sie auch Vorteile. Sie setzen mit Blick auf das Personal nicht zu viel Vertrauen voraus, die Tageseinnahmen lassen sich einfacher ermitteln. Seit dem 01.01.2017 dürfen nur solche elektronischen Kassensysteme eingesetzt werden, die sämtliche Einzeldaten dauerhaft und unveränderbar speichern. Dies soll gewährleisten, dass die einzelnen Tageseinnahmen im Nachhinein in einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau überprüft werden können.

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Pflicht: Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen

Seit dem 01.01.2020 gilt nun, dass diese elektronischen Kassensysteme zusätzlich noch über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Diese TSE soll verhindern, dass Daten nachträglich unerkannt verändert werden. Denn die Finanzverwaltung hat in vielen Branchen die Erfahrung gemacht, dass mittels Software die Tageseinnahmen im Nachhinein manipuliert wurden. Diese Manipulationen waren zum Teil an den für die Betriebsprüfung sichtbaren Daten kaum erkennbar. Bis zum 30.09.2020 galt für die TSE eine Nichtbeanstandungsregelung. Hinter diesem Wortungetüm versteckte sich die Erkenntnis, dass zunächst wenig Kassensysteme am Markt vorhanden waren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprachen bzw. die Möglichkeiten vorhandene Kassen nachzurüsten als gering eingeschätzt wurden. Diese Regelung besagte, dass es im Rahmen von Betriebsprüfungen nicht beanstandet wurde, wenn eine TSE nicht vorhanden war. Diese bundeseinheitliche Regelung ist ausgelaufen und wird nur teilweise und gegen den Widerstand des Bundes von einigen Ländern fortgeführt. Die Regelungen sind dabei ähnlich wie die Coronaregelungen, nämlich unübersichtlich.

Der Einsatz eines elektronischen Kassensystems muss mit umfangreichen Details dem Finanzamt mitgeteilt werden. So muss neben der Anzahl der Kassen auch deren Seriennummer sowie die Art des Aufzeichnungssystems mitgeteilt werden. Diese Pflichten dienen der Finanzverwaltung die Überprüfung einzelner Kassensysteme systematisch zu ermöglichen.

Die TSE in der Kassennachschau

Diese Voraussetzungen der elektronischen Kassensysteme werden nun auch verstärkt Gegenstand der Kassennachschau sein. Mit diesem Instrument hat der Gesetzgeber seit dem 01.01.2018 die Möglichkeiten der Finanzbehörden erweitert, die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung und Buchung von Kassensystem zu überprüfen. Dabei unterscheidet sich die Kassennachschau von der Betriebsprüfung dadurch, dass ohne vorherige Ankündigung geprüft werden kann. Zu diesem Zweck darf der Prüfer auch Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten. Der Prüfer hat jedoch kein Durchsuchungsrecht! Der Prüfer kann aber unmittelbar von einer Kassennachschau zu einer Betriebsprüfung übergehen. Die Finanzverwaltung nutzt die Kassennachschau darüber hinaus, um Daten für folgende Betriebsprüfung zu sichern.

Wie bei der Betriebsprüfung auch wird am Ende die Frage stehen, ob und wenn ja in welcher Höhe eine Schätzung wegen der Verletzung der Zertifizierungspflicht gerechtfertigt ist. Diese Frage wird von den Gerichten zu klären sein, denn es gilt dabei abzuwägen, ob der formelle Verstoß materielles Gewicht hat. Denn nur dann kann von der fehlenden Zertifizierung auf die Befugnis zu schätzen beschlossen werden.

Tipp: Online-Workshop am 27.10.2020 zum Thema „TSE in der Kassennachschau“

Elektronischen Kassensysteme werden also verstärkt Gegenstand der Kassennachschau sein. Die Finanzbehörden überprüfen hier Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung und Buchung von Kassensystemen. Worin unterscheidet sich genau die Kassennachschau von der Betriebsprüfung und welche Konsequenzen hat nun die Verletzung der TSE-Zertifizierungspflicht? Am 27. Oktober geben im Online-Workshop von Gastgewerbe Magazin beantworten Rechtsanwalt Höfer und ein weiterer Kassen-Experte diese Fragen. Sie geben ihr Insiderwissen weiter und bereiten die Teilnehmer optimal auf eine Kassennachschau vor. Nutzen Sie die Chance und erhalten Infos aus erster Hand. Mit dem Code „ggm“ erhalten Sie 50 % Rabatt auf ein Ticket.  > zur Anmeldung

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