Personalplanung

5 Zeitmanagement Tipps um Aufgaben effizienter zu erledigen

Gastronomen und Selbstständigen „läuft oft die Zeit davon”. Die Arbeitszeit wird oftmals nicht auf die effektivste Art und Weise genutzt und am Ende ist nach einem 12-Stunden Tag noch immer nicht alles erledigt. Deshalb ist es besonders wichtig, sich seine Zeit gut einzuteilen.

Mit dem richtigen Zeitmanagement den Alltag in den Griff bekommen.
© rawpixel | Pixabay.de

Doch was wird unter Zeitmanagement verstanden? Zeitmanagement beschreibt die Planung und Organisation jener Zeit, welche für die Durchführung einer Aufgabe oder Tätigkeit benötigt wird. Wieso haben einige Menschen nie Zeit, während andere gelangweilt sind? Keine Zeit haben bedeutet in vielen Fällen nicht, keine Zeit zur Verfügung zu haben, sondern, dass die Zeit falsch eingeteilt wird. Es gibt einige Vorteile, wenn man mit gutem Zeitmanagement arbeitet:

  • Zeitmanagement steigert die Produktivität und Effizienz.
  • Zeitmanagement reduziert Stress.
  • Zeitmanagement hilft dabei Tätigkeiten kontinuierlich fortzuführen und sich selbst weiterzuentwickeln.
  • Es hilft dabei persönliche Lebensziele, sowohl beruflich als auch privat, zu erreichen.
  • Zeitmanagement erhöht die Qualität der eigenen Arbeit, egal ob im Team oder als Einzelkämpfer.

Nur, weil jemand die ganze Zeit beschäftigt ist, heißt es nicht, dass die Zeit effektiv genutzt wurde. Die Zeit muss systematisch so geplant werden, damit mehr Zeit für die “wichtigen” Dinge übrig bleibt. Die häufigsten Fehler beim Zeitmanagement sind:

  • gleichzeitiges Arbeiten an Projekten
  • Aufgaben aufschieben
  • Zettelwirtschaft
  • ungenaue Ziele
  • Unterbrechungen
  • Arbeiten unter Zeitdruck
  • Schwierigkeiten damit “Nein” zu sagen
  • alles Sammeln und Aufbewahren

Ablenkungen lauern überall, deshalb gibt es jetzt 5 Tipps zur optimalen Zeiteinteilung

1. Ordnung halten

Nicht nur im Lokal selbst, sondern auch im Büro sollte Ordnung herrschen. Unordnung deprimiert und lenkt vor der eigentlichen Arbeit ab. Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie schon verschwendet haben, während Sie Zeit damit verbracht haben, Dinge zu suchen, welche nicht auf ihrem Platz zu finden waren. Wenn diese Situation häufig vorkommt, sollten Sie Ihre Lieferungen, Ihr Lager und Ihr Büro ordentlicher halten und für jedes Produkt einen bestimmten Platz finden. Die Kennzeichnung der Regale und/oder Kisten hilft nicht nur Ihnen Produkte wiederzufinden. Es hilft auch Mitarbeitern sich selbst zurecht zu finden, ohne dass Sie jemandem zeigen müssen, wo sich etwas befindet. Ordnung hilft dabei, die eigentlichen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren.

2. Ziele festlegen

Um ein besseres Zeitmanagement zu erlangen ist es wichtig, Ziele zu setzen. Wenn es keine festgelegten Ziele gibt, lassen sich Aufgaben nicht priorisieren. Die To-Do Liste wird stetig länger und Sie fühlen sich überfordert. Deshalb ist es ratsam, sich Ziele zu setzen. Wenn Sie ein großes Ziel vor Augen haben, ist es empfehlenswert dieses große Ziel in kleine Ziele (Meilensteine) einzuteilen.
Ein Beispiel: Sie möchten ein Café eröffnen, haben dafür bereits eine Gaststätte gefunden, die dringend renoviert gehört. Das große Ziel ist in diesem Fall die Geschäftseröffnung, kleine Ziele sind beispielsweise:

  • mit einem Planer Termine vereinbaren
  • Stil des Lokals bestimmen
  • Charakter des Lokals festlegen (To go oder ein Café zum verweilen?)
  • Versicherungen abschließen
  • Angebote von unterschiedlichen Bau-Unternehmen einholen
  • Finanzierung

Ziele sollten möglichst positiv formuliert werden. Außerdem ist es wichtig, dass Ziele ergänzend sind und sich nicht gegenseitig ausschließen.

3. Priorisierung durch die SMART-Methode

Die SMART-Methode hilft dabei, erreichbare Ziele zu formulieren und realistisch einzuschätzen. Wie lange wird es dauern, bis ein Ziel erreicht ist? Fristen und Deadlines spielen dabei eine große Rolle. Die Ziele sollten erreichbar sein, sie dürfen ruhig fordernd, allerdings nicht überfordert sein. SMART steht für:

  • S(pezifisch): Ziele müssen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
  • M(essbar): Ziele sollten immer messbar sein.
  • A(ttraktiv): Ziele sollen nicht einschränken, sondern motivieren.
  • R(ealistisch): Machbare Ziele festlegen, innerhalb einer Woche kann bspw. kein Café eröffnet werden.
  • T(ermingerecht): Es sollten immer Deadlines gesetzt werden.

4 Eisenhower Matrix

Eine weitere Möglichkeit Aufgaben einzuteilen und zu priorisieren ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Hierbei werden To-Dos in Kategorien eingeteilt. Dadurch sieht man sofort, welche Aufgaben schneller zu erledigen sind als andere. Es gibt zwei Hauptkategorien, nämlich die Dringlichkeit und die Wichtigkeit, die sich nochmals in zwei Unterkategorien einteilen (dringend und nicht dringend, wichtig und nicht wichtig).

(Foto: ready2order)

5 Terminplan

Wenn Sie nun Ziele und Aufgaben definiert haben, müssen diese noch geplant werden. Versuchen Sie realistisch die Aufgaben abzuwägen und stellen Sie sich dabei selbst folgende Fragen:

  • Wie viel Aufwand bedeutet diese Aufgabe? Schätzen Sie, wie lange Sie für diese Aufgabe benötigen.
  • Benötige ich interne Unterstützung für diese Aufgabe? Planen Sie Mitarbeiter ein.
  • Benötige ich externe Unterstützung für diese Aufgabe? Planen Sie möglicherweise andere Firmen mit ein.
  • Woran könnte sich die Aufgabe verzögern? Planen Sie einen Puffer ein.

Ein Terminplan kann nun wie folgt aussehen:

(Foto: ready2order)

In der linken Spalte werden die jeweiligen Aufgaben/Ziele eingetragen. Die Zeitachse der Tabelle kann entweder in Kalenderwochen oder nach Monatstagen eingeteilt werden. Anschließend werden jene Kalenderwochen/Tage markiert, in welchen Sie welche Aufgabe erledigen möchten. Mit dieser Methode haben Sie stets einen Gesamtüberblick Ihrer Aufgaben.

Über die Autorin:
Kristin Köck ist als Content Marketing Managerin bei dem österreichischen StartUp ready2order tätig. ready2order ist eine cloud-basierte Kassensoftware für alle Endgeräte. Zuvor hat sie als Journalistin und Sportfotografin bei einer Zeitung gearbeitet und einen Master in Media Management abgeschlossen.

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