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Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld: Wann droht eine Erstattungspflicht?

Nicht nur im Gastgewerbe, sondern in fast ausnahmslos jeder Branche führte die Corona-Pandemie zu Arbeitsausfällen, welche viele Unternehmer, auch dank entsprechender Zugangserleichterungen, durch das Kurzarbeitergeld abzufedern versuchten. Aber nun droht die Abrechnung und damit ein böses Erwachen. Michael Kothes, Fachanwalt für Arbeitsrecht, zeigt auf, was Unternehmer dazu wissen müssen und wie sie sich verhalten sollten.
Buchalik Brömmekamp Rechtsanwaltsgesellschaft

Das Kurzarbeitergeld (kurz: KuG) soll Unternehmen in kürzester Zeit helfen, eine Notsituation zu überbrücken, ohne dass hierfür ein wochenlanges Antrags- und Bewilligungsverfahren notwendig ist. Daher prüft die örtliche Arbeitsagentur die Voraussetzungen zur Bewilligung des KuG und die Höhe der beantragten Leistungen zunächst nur kursorisch und stößt sodann zeitnah eine Auszahlung an. Dabei behält sich die Arbeitsagentur aber von Anfang an vor, ihre Bewilligungsbescheide, infolge derer sie die Leistungen auszahlt, nochmals zu überprüfen. Daher bewilligt sie das KuG grundsätzlich nur vorläufig. Erst später, nach Beendigung der Kurzarbeitsperiode, untersucht die Arbeitsagentur genau, ob die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Bewilligung von KuG vorlagen und ob die bewilligten Leistungen richtig berechnet worden waren. Im Rahmen der Abschlussprüfung stellt sie das ausgezahlte und das eigentlich zu beanspruchende KuG gegenüber. Auch wenn die Pandemie zu einer außergewöhnlich hohen Anzahl von Anträgen auf KuG führte, so wird aktuell kolportiert, dass die Arbeitsagenturen – schon aus Gleichbehandlungsgründen – in jedem Unternehmen eine Nachprüfung anstellen werden.

Wann kommt es zur Abschlussprüfung und welche Unterlagen werden eingefordert?

Diese erfolgt in der Regel binnen der auf das Ende der Kurzarbeitsperiode folgenden sieben Monate, wobei es sich hier nicht um eine gesetzliche Vorgabe handelt, so dass die Abschlussprüfung auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann.
Das Unternehmen muss bezüglich der Abschlussprüfung zunächst nichts veranlassen. Die Kontaktaufnahme erfolgt durch die Arbeitsagentur, welche die nachfolgenden Unterlagen anfordern und prüfen wird:

  • Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto,
  • Gehalts- oder Lohnabrechnungen,
  • die arbeitsvertragliche Grundlage für die Anordnung der Kurzarbeit, welche sich entweder aus dem Arbeitsvertrag, einer

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat ergibt,

  • Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge,
  • Urlaubsplan oder Urlaubsliste und
  • Berechnungsprotokoll über Soll-/Ist-Entgelt.

Dabei ist es dem Unternehmen freigestellt, diese schriftlich oder digital einzureichen, wichtig ist nur, die seitens der Behörde gesetzte Frist zu beachten. Hier muss dazu geraten werden, sich die seitens der Arbeitsagentur zur Einreichung der Unterlagen gesetzte Frist in geeigneter Weise zu notieren und wenn absehbar ist, dass die Frist nicht eingehalten werden kann, diese verlängern zu lassen. Hierzu sollte ein kurzes Faxschreiben an die Arbeitsagentur, insbesondere wenn diese eine sehr kurze Frist gesetzt hatte, genügen, in dem dargetan wird, dass das Zusammentragen der gewünschten Unterlagen noch etwas Zeit erfordert.

Was ist, wenn ich die seitens der Arbeitsagentur zur Vorlage der Unterlagen gesetzte Frist nicht wahre?

Wird die Frist nicht eingehalten, wird die Arbeitsagentur ihre vorherige Bewilligung aufheben und gleichsam einen Erstattungsbescheid erlassen. Dies ist in zweierlei Weise für den Betrieb nachteilig: Solange noch keine abschließende Entscheidung der Arbeitsagentur über die Bestätigung der Bewilligung gefallen ist, befindet sich der Betrieb mit der Behörde im Dialog. Der Betrieb legt Unterlagen vor und gibt gleichsam zu verstehen, auf Aufforderung etwaig noch fehlende Unterlagen nachzureichen oder Auskünfte zu erteilen. Ergeht aber ein Bescheid, ist ein förmliches Verwaltungsverfahren in Gang gesetzt, welches beide Seiten an gesetzliche Vorgaben bindet. So kann sich das Unternehmen gegen den Bescheid ausschließlich mit Hilfe des Widerspruchs zur Wehr setzen, wohingegen die Behörde nach den Vorschriften des Sozialgerichtsgesetz (§ 88 Abs. 2 SGG) verpflichtet ist, über diesen Widerspruch binnen drei Monaten zu entscheiden. Weist die Behörde den Widerspruch dann per Widerspruchsbescheid zurück, bleibt für das Unternehmen nur noch der Weg zum Sozialgericht. Für die Klageerhebung gilt wiederum eine Frist von einem Monat (ab Zugang des Widerspruchsbescheides). Der wesentliche Nachteil des Verlassens der Dialogphase ist aber, dass ein Erstattungsbescheid sofort vollziehbar ist. Da es sich bei dem KuG um „laufende Leistungen“ im Sinne des § 86a Abs. 2 SGG handelt, führen weder der Widerspruch noch die Klage zum Aufschieben der Vollziehbarkeit. Zwar ist es möglich, die aufschiebende Wirkung des Widerspruchs (oder der Klage) gerichtlich anordnen zu lassen, aber hierfür müsste das Unternehmen gleich mit Erhebung des Widerspruchs einen entsprechenden Eilantrag beim Sozialgericht stellen, im Rahmen dessen neben stichhaltigen Argumenten, dass die Erstattung und die zugrundeliegende Aufhebungsentscheidung falsch sind, auch zusätzlich ein Eilbedürfnis, z.B. wirtschaftlich existenzielle Nöte, glaubhaft gemacht werden müssen.

Daher sollte sich jedes Unternehmen, das KuG bezogen hat, auf die Abschlussprüfung vorbereiten, indem es die aufgezählten Dokumente bereits zusammenstellt. Auch sollte die ordentliche und vor allem vollständige Dokumentation, insbesondere bezüglich der Arbeitszeitnachweise, überprüft werden. Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, der Arbeitsagentur genau nachweisen zu können, wann welcher Mitarbeiter wie lang gearbeitet hat. Dies gilt auch für Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit. Auch deren Arbeitszeit muss während der Kurzarbeitsphase genau dokumentiert werden, um letztlich ein Abweichen der Ist- von der Sollarbeitszeit nachvollziehbar aufzeigen zu können. Kommt es dann zu der Abschlussprüfung ist die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit der Behörde von besonderer Bedeutung.

Was prüft die Arbeitsagentur zunächst?

Die Arbeitsagentur führt anhand dieser Unterlagen zunächst Stichpunktprüfungen mit den nachfolgenden Fragestellungen durch:

  1. Ist das Soll- und Istentgelt jeweils richtig berechnet worden, insbesondere die Entgelte für Feiertage?
  2. Wurden ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaubsansprüche vor Beginn der Kurzarbeit aufgebraucht?
  3. Wurde für Personen KuG abgerechnet, deren Beschäftigungsverhältnis – entgegen des Gedankens des KuG – beendet wurde?

Stellt die Arbeitsagentur hierbei Fehler fest, wird sie prüfen, ob diese Fehler bei vergleichbaren Arbeitnehmern ebenfalls auftreten, mithin von einem systematischen Fehler, etwaig wegen der Zugrundelegung einer fehlerhaften Berechnungsmethode seitens des Unternehmens, auszugehen ist. In einem solchen Fall hat das Unternehmen die Möglichkeit, einen entsprechend angepassten Korrekturantrag zu stellen. Unterbleibt dies oder kommt das Unternehmen einer Aufklärungsaufforderung nicht nach, wird die Arbeitsagentur die frühere zubilligende Entscheidung aufheben und eine Erstattung bescheiden. Hiergegen könnte das Unternehmen dann nur noch mit dem Widerspruch vorgehen und im Falle seiner Zurückweisung per Klage. Hierdurch würde sodann das behördliche muss es das Ergehen eines Erstattungsbescheides fürchten. Sollte die Arbeitsagentur nur kleinere Fehler feststellen, die keine signifikante wirtschaftliche Folgen haben, wird sie auf einen Hinweis verzichten und sogleich einen abschließenden Bescheid erlassen.

Wie endet die Abschlussprüfung?

Nachdem die Arbeitsagentur ihre Prüfung abgeschlossen hat, bescheidet sie die letztliche Höhe des KuG. Ergibt sich infolge der durchgeführten Prüfung, dass die Agentur für Arbeit im Vorhinein zu wenig KuG gewährt hatte, wird sie einen Nachzahlungsanspruch zugunsten des Unternehmens feststellen und einen dementsprechenden Bescheid erlassen. Stellt die Arbeitsagentur aber fest, dass sie zu viel KuG gezahlt hat, wird sie gegenüber dem Unternehmen einen Aufhebungs- und Erstattungsbescheid erlassen.

Wie kann ich mich gegen einen Aufhebungs- und Erstattungsbescheid wehren?

Wie schon dargestellt, besteht die Möglichkeit, gegen den behördlichen Bescheid mithilfe des Widerspruchs vorzugehen. Da die Widerspruchsfrist von einem Monat erst mit Zugang des Bescheides zu laufen beginnt, ist dringend dazu zu raten, den Zugangstag auf dem Bescheid, etwaig durch einen Eingangsstempel oder eine handschriftliche Notiz, zu dokumentieren.

Kann eine Erstattungspflicht auch strafrechtliche Relevanz haben?

Sofern die Arbeitsagentur ermittelt, dass (zu hohe) KuG-Zahlungen aufgrund falscher oder unvollständiger Angaben des Unternehmens erfolgten, wird die Behörde dies durchaus zum Anlass einer Strafanzeige nehmen. Diese Fälle werden als Subventionsbetrug gem. § 264 StGB verfolgt, wobei hier insbesondere hervorzuheben ist, dass auch die leichtfertige, also fahrlässige, Begehung strafbar ist. Daher ist Unternehmen dazu zu raten, sofern sie schon vor Beginn der Abschlussprüfung Zweifel an der Ordnungsgemäßheit des KuG-Bezuges haben, umgehend die Anträge und Dokumentationen intern zu prüfen und für den Fall, dass sich tatsächlich Ungereimtheiten ergeben, diese der Arbeitsagentur (etwaig mittels Korrekturformulars), der Einzugsstelle für die SV-Beiträge und dem Finanzamt mitzuteilen. Geschieht dies nicht oder besteht der Arbeitgeber, trotz eigener Zweifel an der Richtigkeit der erhaltenen Leistungen, auf einen nicht oder nicht in dieser Höhe bestehenden KuG-Anspruch, ist ihm Vorsatz hinsichtlich des Betruges vorzuwerfen.

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