„2023 wurde experimentiert, 2024 wird implementiert: Es geht nicht darum, welcher technologische Trend gerade en vogue ist, sondern wie sich diese Innovationen durch eine solide digitale Infrastruktur nahtlos und effektiv in die Planung und Durchführung von Events integrieren lassen“, erklärt Maximilian Pohl, Geschäftsführer von Eventnet.

Virtual Reality (VR) und Mixed Reality (MR) sind mehr als nur Schlagwörter. Die Branche befindet sich in einer Phase der Experimentierfreude und vorsichtiger Annäherung. So wird VR seit einiger Zeit bereits in der Planung von Veranstaltungen eingesetzt, um virtuelle Rundgänge und interaktive Erlebnisse zu ermöglichen, die in der realen Welt nicht darstellbar sind. 2024 läutet eine neue Ära ein. Hybride Events und personalisierte Teilnehmererfahrungen können durch KI neue Nutzererlebnisse herstellen.

VR und Mixed Reality: Mehr als nur Schlagworte

Der Einsatz von VR und MR hat in der Eventbranche 2023 nochmals deutlich zugenommen. „Ein Beispiel ist die Anwendung von VR, um Besuchern an einem Messestand ein Produkt zu demonstrieren, das in der Realität nicht darstellbar ist. Oder eine Objektbegehung ohne Objekt in einer sehr frühen Planungsphase“, erklärt Pohl. „Hierdurch wird ein Mehrwert für den Besucher geschaffen, ohne dass die Technologie zum Selbstzweck wird.“

Die Bedeutung einer zuverlässigen digitalen Infrastruktur 

Der Erfolg von VR, MR und KI-Anwendungen hängt maßgeblich von der Fähigkeit der digitalen Infrastruktur ab, Daten in Echtzeit bereitzustellen oder regelmäßig zu aktualisieren. „Eine zuverlässige Infrastruktur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das digitale Erlebnis die Teilnehmer begeistert und nicht frustriert. Das betrifft alle Anwendungen, die mit Live-Daten arbeiten oder auf Interaktion ausgelegt sind. Zum Beispiel VR-Livestreams, Gamification oder virtuelle Reisen an andere Orte. Ein Ausfall der Verbindung wäre so gravierend wie ein Stromausfall während einer Live-Performance“, mahnt Pohl.

Ein unverzichtbares Jahr für die digitale Infrastruktur  

2024 ist deshalb nicht nur das Jahr der Implementierung von VR, MR und KI in der Eventbranche, sondern auch das Jahr, in dem eine professionelle digitale Infrastruktur von einem „Nice-to-have“ zu einem absoluten „Must-have” wird. Die digitalen Anforderungen an Veranstaltungen nehmen immer weiter zu – und damit die Notwendigkeit einer robusten Infrastruktur. „Veranstalter benötigen hier dringend kompetente Partner, die sicherstellen, dass die technische Seite reibungslos funktioniert. Sonst kümmern sie sich ständig um technische Installationen oder Problembehebungen, statt unvergessliche Erlebnisse für ihre Teilnehmer zu kreieren“, ergänzt der Experte.

Neue Anforderungen in der Kundenbetreuung: Infrastruktur und kreative Konzepte

Kunden benötigen nach seiner Erfahrung derzeit Unterstützung bei zwei Aspekten: Der Bereitstellung einer passenden digitalen Infrastruktur und der Entwicklung kreativer Konzepte. Für ersteres bietet Eventnet Lösungen an, die unter anderem durch einen hohen Grad an Redundanz und geringen Latenzen für moderne Echtzeitanwendungen geeignet sind. „Viele Kunden wollen die Technik nutzen, sorgen sich aber vorab noch nicht um ein robustes technisches Fundament, so Pohl. Für zweiteres arbeitet sein Unternehmen mit 3D-Designern und VR-Experten zusammen. 

Zukunftsblick: Experimentierfreude und vorsichtige Annäherung

„Veranstalter sollten diese Schritte genau jetzt gehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben“, empfiehlt der Experte. Es sei etwa gut, lieber mit kleinen Anwendungen zu experimentieren und es zunächst als hilfreiches Gimmick zu betrachten. „Das hält die Kosten im Rahmen und macht ein Ausprobieren möglich.“ Wichtig ist, dass die Erfahrung für Nutzer wirklich gut ist. Dafür muss es einen erkennbaren Sinn ergeben, gut umgesetzt sein und technisch ohne Aussetzer laufen. Ob die aktuelle interaktive immersive Ausstellung „inside van Gogh“, Monets 360-Grad-Erlebnisreise durch die Geschichte und Werke des Impressionisten oder der Zeitreisen-Anbieter Time-Ride, der mit VR durch 7.000 Jahre bayerische Geschichte führt: Gerade im Bereich von Kunst, Kultur und Tourismus gibt es laut Eventnet viele erfolgreiche VR-unterstützte Formate, die vor 10 Jahren undenkbar gewesen wären und mittlerweile nennenswert Geld einspielen.

Leisere Trends mit viel Bedeutung

Während die großen Schlagworte die Medien dominieren, gibt es einige Trends, die in der Praxis gewachsen – und somit vielleicht sogar noch bedeutsamer sind. 

Hybride Events und ganzjährige Event-Zyklen mit mehr Nachhaltigkeit: Viele Unternehmen wechseln zu einem Modell, in dem sie häufiger kleinere reale und virtuelle Events veranstalten, die sie über das ganze Jahr verteilen. Diese Praxis erlaubt es, die Diskussionen und das Engagement der Teilnehmer online über längere Zeiträume fortzusetzen​​. 

Auch das Thema Nachhaltigkeit wird eine zunehmende Rolle spielen und kann durch die Digitalisierung effektiv unterstützt werden. Sponsoren-Werbung kann digital ausgespielt werden, personalisierte Artikel werden nach Bedarf vor Ort gedruckt und TeilnehmerInnen können wahlweise per Remote an Programmpunkten teilnehmen.

Personalisierte Teilnehmererfahrungen: Auch das Thema Künstliche Intelligenz (KI) wird in die Eventbranche immer mehr Einzug halten. Veranstalter nutzen verstärkt KI und Datenanalytik, um individuelle Erfahrungen für die Teilnehmer zu schaffen. Dazu gehören personalisierte Zeitpläne, auf die Interessen der TeilnehmerInnen abgestimmte Empfehlungen​​​​ und automatisch generierte Zusammenfassungen von Programmpunkten oder Rückfragen von TeilnehmerInnen. Erstmals lässt sich die Masse mit individuellen Informationen versorgen.

Der Trend geht hin zu einer Automatisierung und Konsolidierung verschiedener Event-Technologien in einer integrierten Lösung, um Veranstaltern und TeilnehmerInnen ein nahtloses Event-Erlebnis zu bieten​​. Denn je natürlicher und einfacher sich die einzelnen digitalen Angebote bedienen lassen, umso besser sind die Akzeptanz und das Nutzererlebnis. Das betrifft auch die Präsentation von Events auf Websites oder in Event-Apps. „Die Ansprüche der Nutzer werden 2024 weiter zunehmen“, ist Pohl überzeugt. „Je besser die Informationen präsentiert werden und sich abrufen lassen, desto positiver wird das gesamte Event wahrgenommen.“ Veranstalter sollten hier mit Profis zusammenarbeiten, um maßgeschneiderte Event-Seiten zu erstellen, die nicht nur das Wesen des Events widerspiegeln, sondern TeilnehmerInnen modern und intuitiv navigieren​​.

Fazit: Sinnvolle Integration als Schlüssel zum Erfolg

Die Digitalisierung in der Eventbranche ist 2024 kein bloßer Trend. Sie ist eine Notwendigkeit, um Mehrwerte zu schaffen – und damit Voraussetzung für den Erfolg. Durch die gezielte Integration von VR, Mixed Reality und KI in die Eventplanung und -durchführung lassen sich Veranstaltungen auf ein neues Level heben. Eine leistungsfähige und zuverlässige digitale Infrastruktur ist das Fundament, auf dem diese Anwendungen aufbauen. Technologie muss Mittel zum Zweck sein. Experimentierfreude ist die Basis für Wettbewerbsfähigkeit.