Der Arbeitstag startet entspannt. Die Sonne scheint. Langsam füllen die Gäste die Tische. Ein junger Mann nimmt Platz an Tisch drei und bestellt einen Café Americano. Verträumt gleitet sein Blick über die Terrasse. Was für ein wundervoller Tag, denkt sich die erfahrene Servicekraft Isabelle. Wenn es doch nur immer so wäre! Zur Mittagszeit ist der Herr an Tisch drei noch immer da. Kurz danach steht er auf, läuft direkt auf Isabelle zu. Überraschend bittet er sie, die Geschäftsführerin zu sprechen. Verdutzt und leicht irritiert fragt Isabelle, ob denn alles in Ordnung gewesen sei. „Natürlich!”, versichert er. Dennoch möchte er mit der Chefin sprechen, denn heute ist er zur Kassennachschau im Café und möchte die Kassenführung überprüfen. Ach, es hätte doch so ein schöner Tag werden können!
Seit dem 1. Januar 2018 haben die Finanzbehörden mit der Kassennachschau eine weitere Möglichkeit der Steuerprüfung. Sie erlaubt dem Prüfer vom Finanzamt jederzeit unangemeldete Kassenkontrollen als Außenprüfung in den Betrieben. Bei der unangekündigten Nachschau müssen sofort alle prüfungsrelevanten Unterlagen und die elektronischen Kassendaten vorgelegt werden. Kann ein Unternehmen bei einer Kassennachschau keine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen, ist mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro zu rechnen.
Damit Gastronomen und ihre Mitarbeiter keine negativen Überraschungen erleben müssen, engagieren sich für die Gastronomiebranche die ETL ADHOGA, die orderbird AG, die 42 GmbH sowie Mastercard für die deutschlandweite Veranstaltungsreihe zum Thema Kassennachschau. In mehr als 50 Fachveranstaltungen zeigen Experten sowie erfahrene Gastronomen und Hoteliers, wie sie mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung die richtigen Vorbereitungen treffen, um dem Betriebsprüfer sorgenfrei entgegenzutreten – und gleichzeitig das Beste aus ihren Betrieb rausholen.
Themenschwerpunkte jeder Veranstaltung
- Vorbereitung auf die Kassennachschau
- Informationen zu den verschärften Anforderungen der Finanzverwaltung
- Wertvolles Praxiswissen für die erfolgreiche Betriebsführung
- Informationen zu Kassenführung und bargeldlosem Bezahlen
Die erste Informationsveranstaltung zur Kassennachschau findet am 8. Mai 2018 in Frankfurt am Main statt. Interessierte Gastronomen und Hoteliers können sich gegen eine Teilnahmegebühr unter www.kasse2018.de anmelden.
Drei Fakten zur Kassennachschau
1. Betriebsprüfung nur in Anwesenheit der Geschäftsführung
Die Kassennachschau darf nur im Beisein des Unternehmers erfolgen. Ist der Unternehmer aus triftigem Grund verhindert, muss der Prüfer auf ihn warten oder kann die Kassennachschau abbrechen. Aufgeschoben heißt jedoch nicht aufgehoben. Vielmehr muss der Betrieb mit einer regulären Außenprüfung rechnen. Um diese Situation zu vermeiden, bietet sich das Ausstellen einer Handlungsvollmacht speziell für diesen Fall – beispielsweise für die Restaurantleitung – an. Zudem ist es sehr ratsam, im Falle einer Kassennachschau den Steuerberater zu informieren. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und Steuerberaters abwarten.
2. Kassennachschau setzt auf den Überraschungseffekt
Die Kassennachschau erfolgt unangekündigt – auch während der regulären Geschäftszeiten – des steuerpflichtigen Betriebs. Der Mitarbeiter des Finanzamts darf auch “Testkäufe” tätigen, ohne sich auszuweisen und die Mitarbeiter im laufenden Betrieb beobachten. Bei der Nachschau prüft die Finanzbehörde das ordnungsmäßige Erfassen, Speichern und Verarbeiten der Bareinnahmen und -ausgaben gemäß den gesetzlichen Anforderungen der GoBD. Der Betriebsprüfer muss sich für die Kassenprüfung ausweisen und Unternehmer sind zur Auskunft verpflichtet. Die beste Vorbereitung auf diese neue Prüfart ist eine korrekte Kassenführung und saubere Dokumentation sowie geschulte Mitarbeiter.
3. Kassennachschau ist mehr als “Kasse”
Während der Kassennachschau werden in den öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen Kassenunterlagen, Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen wie wechselnde Menükarten, Happy-Hour-Rabatte und die Kassensturzfähigkeit geprüft. Dem Betriebsprüfer ist Zugriff auf das Kassensystem zu gewähren. Wichtig: Das Auslesen und Speichern der Kassendaten auf maschinelle Datenträger oder die direkte Übermittlung ans Finanzamt sollten Gastronomen selbst übernehmen. Der Prüfer kann neben den reinen Kassendaten zusätzliche Unterlagen und Verfahrensanweisungen für die Kassennachschau benötigen. Ihm sollten nur speziell angeforderte Unterlagen und Aufzeichnungen ausgehändigt werden.
