Der Gesetzgeber hat die Anforderungen mit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erheblich erhöht – und das nicht nur auf technischer Seite, in dessen Zuge die Software wesentlich komplexer geworden ist.

Auch haben die Steuerbehörden ein neues Instrument an die Hand bekommen, das die Gefahren für Hoteliers und Gastronomen verschärft. Ab 2018 gibt es die unangemeldete Kassennachschau: Die Finanzverwaltung kann in den Geschäftsräumen unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit ihrer Aufzeichnungen und Buchungen überprüfen. Der Gesetzgeber will damit gegen Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen vorgehen. Will heißen: Fallen den Steuerbehörden Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung, beim Jahresabschluss oder in einer anderen steuerlichen Situation auf, bedarf es ab sofort keiner weiteren Maßnahmen, um die Kasse vor Ort zu kontrollieren, also auch keiner vorherigen Ankündigung wie bei der klassischen Außenprüfung. Übrigens: Die Kassennachschau findet außerhalb der Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten statt, also möglicherweise unter Volllast im Gastraum. Und apropos Außenprüfung: Fallen dem Finanzbeamten bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort in die Betriebsprüfung übergehen.

Was eine aus der unangekündigten Kassennachschau hervorgehende außerordentliche Betriebsprüfung bedeuten kann, kann jeder Unternehmer wohl selbst ermessen. Die Erfahrung zeigt, dass gerade in Gastronomie und Hotellerie oft hohe Nachzahlungen im Zuge der Betriebsprüfung zustande kommen. Daraus resultieren dann wiederum neue Schätzwerte in der weiteren steuerlichen Veranlagung. Kurzum: Ein nicht vollends verantwortungsvoller Umgang mit den digitalen Aufzeichnungspflichten kann richtig teuer werden, Fehler werden sofort geahndet. Zumal auch erhebliche Sanktionen in den Vordergrund rücken können. Bei Verstößen gegen die Vorschriften für eine ordnungsmäßige Kassenführung drohen Bußgelder von 5000 Euro (Steuergefährdung) bis 50.000 Euro (leichtfertige Steuerverkürzung) – aber wenn gezielte Manipulationen an Kassen auffallen, bewegt sich der Unternehmer direkt im Bereich der Steuerstraftat. Und das wiederum kann zu einer Gefängnisstrafe führen.

Ab Januar steht dieses Instrument zur Verfügung, weshalb sich gastgewerbliche Unternehmer dringend auf diese neue Welt vorbereiten sollten. Gerade Hotellerie und Gastronomie stehen im Fokus der Steuerbehörden, sodass dort voraussichtlich besonders streng kontrolliert werden wird, nicht zuletzt aufgrund der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze, der Rohgewinnaufschläge und des hohen Anteils an Bargeschäft. Damit die Behörden die Einhaltung aller Pflichten prüfen können, sind Unternehmer dazu verpflichtet, die Einsichtnahme in Kassenaufzeichnungen und -buchungen zu gewähren, Kassenaufzeichnungen und -buchungen zur Verfügung zu stellen und Zertifikat und Systembeschreibung zum verwendeten Kassensystem vorzuzeigen.

Gastronomen und Hoteliers sollten dementsprechend sehr aufmerksam bei der Kassenführung sein und nicht fahrlässig mit den Daten umgehen oder sie sogar gezielt zu verändern suchen. Wichtig ist, die steuerlichen Pflichten sauber zu erfüllen und technisch professionell die Maßgaben umzusetzen, die die Steuerbehörden fordern. Zur Vorbereitung auf die neue Welt ab 1. Januar gehört auch die strategische Vorbereitung gemeinsam mit einem Experten, der alle Anforderungen praxisnah erläutert, die Maßnahmen strukturiert und den gastgewerblichen Unternehmer dabei begleitet, rechtssicher durch den Alltag zu gehen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um die umfangreichen Risiken der unangemeldeten Kassennachschau zu reduzieren.

Zum Autor:
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Helmut König ist geschäftsführender Gesellschafter der BBWP GmbH, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, die eng mit der internationalen Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt kooperiert. Die BBWP GmbH bietet umfassende Leistungen in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung und besitzt besondere Expertise in der Begleitung mittelständischer Mandanten. Weitere Informationen unter www.bbwp-audit.com