Rechnungen werden per Post versendet, Dokumente in gedrucktem Zustand archiviert. Und wer nach neuen Produkten sucht, wälzt dicke Papierkataloge. Das ist immer noch der Arbeitsalltag vieler Beschaffungsabteilungen. Doch in Zeiten der Kosten- und Ressourceneffizienz geraten diese analogen Prozesse und Methoden nicht nur in vielen Organisationen und Hotels zunehmend ins Visier, und so halten letztlich auch im Einkauf fortschrittliche digitale Technologien Einzug. Das hat Folgen: Arbeits- und Freigabeprozesse müssen an die neuen Strukturen angepasst werden, individuelle Handlungen werden transparenter und gleichzeitig zeigen analytische Methoden den Unternehmen immer neue mögliche Stellschrauben, an denen sie die Prozesse weiter optimieren können. Die Rolle des Einkaufsleiters ändert sich. So verantwortet er nicht nur immer mehr Aufgabengebiete, sondern trägt darüber hinaus mit seinem Team und durch den Einsatz digitaler und effizienterer Beschaffungssysteme zum nachhaltigen Erfolg eines Hotels oder einer Hotelkette bei.

In Hotellerie und Gastronomie muss regelmäßig eingekauft werden: Über Dinge des täglichen Bedarfs bis hin zu größeren Anschaffungen wie Einrichtungsgegenständen und Software-Lösungen. Besonders die zwischen 1980 und 1999 geborenen sogenannten Millennials wollen nicht mehr „klassisch“ einkaufen, sondern drängen auf digitale Prozesse – so wie sie es auch schon privat gewohnt sind. Denn wer mit Apps und Online-Shops aufwächst, für den sind eine große Produktauswahl, transparente Vergleichsmöglichkeiten sowie eine schnelle Lieferung selbstverständlich. Nun steigen die Millennials inzwischen in Führungspositionen auf und beeinflussen B2B-Einkaufsentscheidungen immer stärker. Laut einer Studie der Agentur Merit entscheiden mittlerweile über 70 Prozent der 20- bis 35-Jährigen beim Einkauf mit, etwa ein Drittel sind als Chefeinkäufer sogar allein verantwortlich.

Einkauf kleinteiliger Produkte treibt die Kosten

Amazon Business als Online-Shop für Unternehmen erfüllt die Anforderungen dieser jungen Generation vor allem für den „Tail Spend“, also für den Einkauf von Nicht-Produktionsmaterialien, deren Einkauf meist außerhalb der formalen Beschaffungsprozesse stattfindet. Darunter fallen in Hotels vor allem kleinteilige Produktbestellungen wie etwa von Büro-, Restaurant-/Küchen- und Hotelorganisationsbedarf, Verwaltungsmaterialien oder IT-Zubehör. Auf diese Positionen entfällt in der Regel der Großteil der Lieferanten, wodurch sie oft auch für einen Großteil des Beschaffungsaufwands verantwortlich sind. Durch die Nutzung von Online-Shops und entsprechenden digitalen Prozessen könnten Unternehmen jeder Branche, also auch die Hotellerie, ihre Kosten im Einkauf allerdings um rund ein Viertel reduzieren. Das zeigt die jüngste Studie der Hackett Group.

Beispiel für digitale Beschaffung im Hotel

H’Otello ist eine junge, schnell wachsende Design-Hotelgruppe mit derzeit vier Hotels – drei in München und eines in Berlin. Bei dieser Hotelanzahl stellt der Einkauf schon eine Herausforderung dar, da an jedem Standort, selbst wenn die Ausstattung komplett identisch wäre, zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Produkte und Mengen benötigt werden. Doch gerade kleine Bestellungen, wie beispielsweise Handyhüllen für einen Teil der 80 Mitarbeiter der Hotelkette, oder der Einkauf von speziellen Kleinigkeiten für die Gästezimmer können zeitraubend und ineffizient werden. Bevor H’Otello vor etwa 2 Jahren Amazon Business für sich entdeckt hatte, wurden kleinere Einkäufe häufig so gehandhabt, dass ein Mitarbeiter des Hotels kleinere Einkäufe persönlich in einem Geschäft vor Ort gekauft oder, falls nicht mehr die gewünschte Anzahl vorhanden war, direkt im Laden bestellt hat. Anschließend wurde bar bezahlt, da ein Kauf auf Rechnung im normalen Einzelhandel nicht üblich ist. „Im Prinzip ging es uns darum, unsere Abläufe und Prozesse zu optimieren“, sagt Jennifer Schneider, Leiterin des Einkaufs bei H’Otello. „Gerade für kleinteilige Bestellungen ist der Einkauf über Amazon Business für uns ideal. Ich weiß einfach, dass die Lieferung schnell und unkompliziert abläuft und kann mich darauf verlassen, dass wir entscheidende Produkte auch spontan schnell nachbestellen können.“ Neben speziellen Dingen, wie etwa einzelne Türstopper aus Gummi, kauft H’Otello auch gerne Elektrozubehör wie USB-Sticks oder Ladekabel über den Online-Shop – Produkte, die auch für einen Hotelbetrieb wichtig sind. Ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung, diese Artikel nun online zu kaufen, war für Jennifer Schneider – neben der Möglichkeit auf Rechnung zu kaufen – die persönliche Betreuung. „Wir sind sehr gut in die Nutzung der Funktionen eingeführt worden und bekommen auch so immer schnell Unterstützung, wenn wir mal eine Frage haben“, bestätigt Schneider.

Häufig ist bei kleineren Hotelketten nur eine Person für den Einkauf zuständig, die daher auch für alle wichtigen Phasen der Beschaffung – von der Preisverhandlung über den Einkauf bis zur Wareneingangskontrolle – verantwortlich ist. Ein breites Aufgabenspektrum, zu dem oft noch die interne Absprache und Koordination mit der eigenen Marketingabteilung, dem Küchenchef oder der Hausdame kommen, die sich beispielsweise nur ungern in ihre Bedarfsplanung hineinreden lassen. Wird da der Einkauf über einen Online-Shop geregelt, kann das die Situation wesentlich entspannen. Wenn mit jeder Fachabteilung gemeinsam festgelegt wird, mit welchen Händlern zusammengearbeitet wird, wer in welchem Rahmen bestimmte Produkte einkaufen kann, ist jeder Abteilungsleiter in der Lage, eigenständig und nach Bedarf schnell zu agieren; und der Chefeinkäufer hält trotzdem die Fäden in der Hand und kann die wirtschaftlichen Interessen des Hotels am Markt voll ausschöpfen.

Eigenen Account und fixen Einkaufsrahmen für jeden Standort

Doch natürlich profitieren auch größere Hotels davon, sich frühzeitig für einen elektronischen Einkauf zu entschieden. Gerade für Hotelketten, deren Häuser sich über viele Standorte und Ländergrenzen verteilen, eignet sich ein dezentraler Einkauf mit gleichzeitigem zentralen Controlling. So kauft weder jedes Hotel völlig losgelöst für sich und den eigenen Bedarf ein, noch muss eine zentrale Einkaufsabteilung für alle Standorte die Bestellungen übernehmen und große Sammeleinkäufe managen, obwohl die Einkäufer mit den regionalen Bedarfen nicht vertraut sind – was den Prozess außerdem unflexibel gestaltet. So dagegen hat der Chefeinkäufer der Hotelkette die Möglichkeit, auf dem Online-Shop jedes der Hotels mit einem eigenen Hotelnamen und einer eigenen Rechnungsadresse anzulegen. Die Einkäufer aus den verschiedenen Abteilungen und Standorten können dann über eigene Accounts in einem festgelegten Einkaufsrahmen eigenständig agieren und schnell auf lokale Anforderungen reagieren, ohne dass Wildwuchs entsteht. Auch können Unternehmens- und Designrichtlinien in der angezeigten Produktauswahl berücksichtigt werden, was beispielsweise Käufe von unpassenden Möbeln oder Deko-Elementen von vornherein ausschließt. Ein weiterer Vorteil: Durch die Nutzung des Online-Shops lassen sich zum einen die Ausgaben konsolidieren, wenn für alle Bestellungen die gleiche Rechnungsnummer und dieselben Zahlungsziele festgelegt sind, und zum anderen behält der Chefeinkäufer so einen zuverlässigen Überblick über den Tail Spend und alle damit verbundenen Ausgaben. Gerade bei großen Hotelketten kann der Einkauf so viel koordinierter gemanagt werden.

Deutliche Produktivitätssteigerung durch digitalen Einkauf

Digitale Plattformen haben für Hotels viele Vorteile. Alle Bereiche und Niederlassungen können über einen Account einkaufen – ohne komplexe Prozesse und lange Freigabeschleifen. Schon die Möglichkeit, bei jeder Bestellung eine Auftragsnummer hinterlegen zu können, macht den Ablauf effizienter. Hotels profitieren somit von schlankeren Prozessen, geringeren Prozesskosten und durch das Marktplatzkonzept auch von den besten Preisen.

Die Folge ist oft eine deutliche Produktivitätssteigerung, da der Zeitaufwand für Katalogverhandlungen, Lieferantenqualifizierung sowie Anlegen und Überprüfen der Kontakte sinkt. Auch die Tatsache, dass Spontaneinkäufe möglich werden, vereinfacht das Tail Spend-Management, das gerade in der Hotelbranche und im Dienstleistungsgewerbe, wo Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität oft unabdingbar sind, häufig vor zeitliche Herausforderungen gestellt wird.

Online-Shops für Unternehmen sind ein Schlüsselelement des digitalisierten Einkaufs und ein starker Automatisierungshebel. Für Einkaufsleiter sollten sie daher ein zentraler Faktor bei der Gestaltung ihrer Beschaffungsstrategie sein.