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Chatbot UDO macht Prozess der Kurzarbeit digital möglich

Nie war Kurzarbeit so präsent wie in der Coronakrise. Das ehrenamtliche Projekt namens UDO hat binnen weniger Monate eine ganzheitliche Website entwickelt, die Unternehmen beim gesamten Prozess der Kurzarbeit unterstützen will: einfach, digital und kostenlos.

© www.kurzarbeit-einfach.de

Die Coronakrise hat schwere wirtschaftliche Folgen für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter in Deutschland. Um Arbeitsplätze zu erhalten, haben tausende Arbeitgeber entschieden, für ihre Mitarbeiter Kurzarbeit anzumelden. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat in diesem Zug die nötigen Vorlagen zum Erhalt von Kurzarbeitergeld (Kug) vereinfacht. Von der Anzeige über den Antrag bis hin zur monatlichen Dokumentation der gearbeiteten Stunden der Mitarbeiter sind die einzelnen Schritte dennoch aufwendig und erfordern Fachkenntnisse. 

Dass es auch ganz einfach gehen kann, beweist der Chatbot UDO, ein kostenloses Angebot, das unter www.kurzarbeit-einfach.de genutzt werden kann. Das UDO-Team ist als einer der Gewinner aus dem #WirVsVirus Hackathon der Bundesregierung im März dieses Jahres hervorgegangen. Seit September deckt UDO den kompletten Antrag für Kurzarbeit ab. Die Bundesagentur für Arbeit unterstützt UDO fachlich und kommunikativ als präferierte Lösung zum Thema Kurzarbeit.

Bereitgestellt wird das Angebot von einem interdisziplinären Team aus Experten für Arbeitsrecht, Software-Entwicklern, Web-Designern, Grafikern, Projektmanagern sowie Fachleuten für Marketing und Kommunikation. Die kreativen Köpfe arbeiten ehrenamtlich und unentgeltlich mit dem Ziel, kleinen und mittelständischen Unternehmen den Weg durch die Krise zu erleichtern. Da das Team in ganz Deutschland verstreut ist, erfolgt die Zusammenarbeit ausschließlich digital mithilfe von Video-Konferenzen.

UDO führt mit leicht verständlichen Fragen und Formulierungen durch die Prozesse zur Anzeige und zur Beantragung von Kurzarbeit. Schließlich erhält der Nutzer das fertig ausgefüllte PDF-Formular für die Bundesagentur für Arbeit. UDO weist bei der Dateneingabe auf mögliche Fehler hin oder berechnet die korrekten Werte automatisch im Hintergrund. Das vereinfacht die Bearbeitung, minimiert Fehler und kann die Zahlung von Leistungen beschleunigen.

Inzwischen haben rund 3.000 Unternehmen über UDO Kurzarbeit angezeigt. Doch die Anzeige ist nur der erste von mehreren Schritten, um finanzielle Unterstützung von der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten. Für jeden Monat und jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit müssen übliche und geleistete Arbeitsstunden und Entgelte explizit gegenübergestellt und der Bundesagentur für Arbeit vorgelegt werden. Ein großer Aufwand, besonders für kleine Unternehmen, die nicht über eine entsprechende Software zur automatischen Übertragung der Daten an die Bundesagentur für Arbeit verfügen. Der Anspruch des gesamten Teams war es, diese Schritte zu vereinfachen. Mit dem Chatbot UDO werden in einem einfachen Dialog die nötigen Informationen gesammelt und automatisch in die entsprechenden Formulare eingetragen. Die Übertragung der entsprechenden Dokumente erfolgt dann klassisch per Post oder die eServices der Bundesagentur für Arbeit.

Gerade auf der Zielgeraden war Expertise gefragt, denn „unser Anspruch war es, die Website und den integrierten Chatbot intuitiv und kompakt zu gestalten. Neben den technischen Aspekten gab es viele rechtliche Fragen zu klären. Besonders die Entwicklung des Formulars 108, das Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitsstunden benötigen, war extrem komplex. Wir freuen uns, dass uns dies in intensiver Zusammenarbeit vollständig remote gelungen ist“, so Bastian Ulke vom UDO-Team.

Das Angebot von UDO richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), um für sie die Hürden zu verringern, vom Kurzarbeitergeld zu profitieren. Von den bisherigen UDO-Nutzern hat nach eigenen Angaben mehr als die Hälfte maximal fünf Mitarbeiter. Ein Drittel der Unternehmen beschäftigt weniger als zwanzig Mitarbeiter. Die meisten dieser Unternehmen kommen aus der Hotellerie und Gastronomie (12,5%). Jeder zehnte Betrieb stammt aus dem Gesundheitswesen. Sieben Prozent entfallen auf den Einzelhandel, Handwerker und Baugewerbe machen jeweils sechs Prozent aus. 

Nähere Details auf der Webseite von kurzarbeit-einfach.de

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