Gestaffelte Einführung verschafft Zeit – aber nicht unbegrenzt
Der Gesetzgeber hat den Übergang zur elektronischen Rechnung in mehreren Etappen organisiert. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden können, kleinere Unternehmen ab 2028.
Zusätzlichen Handlungsdruck erzeugt das geplante europaweite Umsatzsteuer-Meldesystem ViDA, das voraussichtlich 2028 in Kraft tritt. Diese Regelung wird die Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung weiter erhöhen. Betriebe, die ihre Prozesse rechtzeitig anpassen, verschaffen sich einen Vorsprung und vermeiden den Stress kurzfristiger Umstellungen.
HGK-E-Rechnung: Zentrale Plattform für Ein- und Ausgang
Die HGK Hotel- und Gastronomie-Kauf eG hat mit HGK-E-Rechnung eine cloudbasierte Plattform entwickelt, die sowohl den Empfang als auch den Versand elektronischer Rechnungen in einem System bündelt. Das Angebot richtet sich an Unternehmen aller Branchen, erfüllt aber besonders die Anforderungen der Hospitality: schnelle Integration, minimaler Schulungsbedarf und keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich.
„Viele Betriebe müssen sich jetzt konkret mit der E-Rechnung befassen. Wir wollen ihnen dafür einen Weg anbieten, der sich schnell in den Alltag einfügt und den Aufwand im Backoffice senkt", erklärt Subahar Parameswaran, Leiter IT & Digitale Lösungen bei der HGK. Die Lösung unterstützt die gängigen Formate PDF, ZUGFeRD und XRechnung und entspricht der europäischen Norm EN16931. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet.
Integration in bestehende Systeme möglich
Ein zentraler Vorteil der Plattform liegt in der Anschlussfähigkeit. Betriebe können HGK-E-Rechnung an ihre bestehenden Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme anbinden. Das vermeidet Medienbrüche und reduziert den manuellen Aufwand bei der Datenübertragung.
Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig gestaltet. Die Implementierung erfordert keine langwierigen IT-Projekte oder umfangreiche Ressourcenbindung. Ein strukturierter Onboarding-Prozess begleitet Anwender von der Einrichtung bis in den laufenden Betrieb. „Denn in vielen Häusern stellt sich die Frage, wie sie den Wechsel im Betrieb umsetzen. Hier bietet HGK-E-Rechnung eine unkomplizierte Lösung mit Portal, Onboarding und laufender Begleitung", so Parameswaran.
Kostenmodell mit Mitgliedervorteil
Das Angebot steht sowohl Mitgliedern als auch Nicht-Mitgliedern der HGK offen. HGK-Mitglieder erhalten die ersten sechs Monate kostenfrei und zahlen anschließend eine monatliche Servicegebühr von 9,99 Euro für Onboarding und laufenden Support. Die transaktionsabhängigen Kosten liegen zwischen 0,29 und 0,39 Euro pro Rechnung und richten sich nach dem monatlichen Rechnungsvolumen.
Diese Preisstruktur macht die Lösung besonders für kleinere und mittlere Betriebe attraktiv, die keine hohen Fixkosten tragen möchten. Die gestaffelten Transaktionsgebühren passen sich dem tatsächlichen Nutzungsumfang an.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise, aber unausweichlich. Betriebe in der Hospitality sollten die Übergangsfristen nutzen, um ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anzupassen. Wer jetzt handelt, vermeidet nicht nur Compliance-Risiken, sondern kann auch operative Vorteile nutzen: weniger Papieraufwand, schnellere Verarbeitung und bessere Integration in digitale Geschäftsprozesse.
HGK-E-Rechnung bietet dafür eine Lösung, die ohne große IT-Investitionen auskommt und sich flexibel an bestehende Systeme anbinden lässt. Gerade für Betriebe, die ihre Verwaltung schlank halten wollen, ist das eine praxistaugliche Option. Mit dem nahenden ViDA-System steigt der Druck zusätzlich – wer heute plant, verschafft sich morgen Spielraum.
