Kassensysteme

Gastronomie digital denken: wie aus der Krise eine Chance wird

Mit den hinzukommenden neuen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung die bereits seit dem 1. Januar 2020 gelten, sehen sich viele Restaurantbetreiber neben ihren Sorgen und Einbußen durch die Pandemie mit einem Berg an bürokratischen Aufwand konfrontiert, von dem sie nicht wissen, wie sie ihn bezwingen sollen. Stefan Kutz von orderbird studiert die aktuelle Situation und erklärt, dass die (digitale) Lösung gar nicht so fern liegt.

© DNY59 | iStockphoto

Schon jetzt lässt sich sagen, dass 2020 definitiv nicht als das erfolgreichste Jahr in die Geschichte der deutschen Gastronomie eingehen wird. Corona hat flächendeckend große finanzielle Verluste und Existenzängste hervorgerufen. Auch im nächsten Jahr wird uns die Pandemie noch weiter begleiten und Gastronomiebetriebe vor ungeahnte Herausforderungen stellen. Vermeintliche Hilfestellungen sind da häufig nur ein Tropfen auf dem heißen Stein und verursachen, wie im Falle der Mehrwertsteuersenkung unter Umständen noch zusätzliche Kopfschmerzen. 

Existenzangst der Gastronomie in Zahlen

Mittlerweile ist wohl jedem klar, dass die Gastronomiebranche mit am härtesten von der Pandemie getroffen wurde. Deutschlandweit verzeichneten Unternehmen aufgrund der Kontaktbeschränkungen enorme Einbußen im Vergleich zum Vorjahr, und von einem Tag auf den anderen hat somit für viele ein Kampf ums wirtschaftliche Überleben begonnen. Das verdeutlicht auch unser jüngster Gastro-Stimmungsbarometer, für das wir hunderte deutsche Gastronomen befragt und anonymisierte Kassendaten von über 8.000 orderbird-Kunden hinzugezogen haben. Die Ergebnisse sprechen eine klare Sprache: Ob Bar, Café oder Restaurant – knapp 80 Prozent der Befragten gaben an, dass sich die finanzielle Situation ihres Betriebs besorgniserregend verschlechtert hat. So lagen die Umsatzeinbußen bei der Hälfte der Befragten zwischen 60 und 100 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Bei einem Drittel der Befragten waren es immerhin “nur” 20 bis 40 Prozent weniger Einnahmen. Auch die analysierten orderbird-Kassendaten belegen: Zwischen Januar und Juni 2020 wurden etwa 30 Prozent weniger Rechnungen ausgegeben als noch im Jahr zuvor. Es ist daher keine Überraschung, dass viele Gastronomen derzeit mit Existenzängsten zu kämpfen haben. Knapp die Hälfte geht davon aus, dass es coronabedingt zukünftig weniger Gastronomiebetriebe geben wird. 

Hier geht es zur Studie von orderbird

Mehrwertsteuersenkung – Segen oder Fluch?

Doch nicht nur der Virus selbst, auch die von der Regierung ergriffene und vermeintlich gut gemeinte Mehrwertsteuersenkung, die im Konjunkturpaket beschlossen wurde, um den Auswirkungen von Corona auf die deutsche Wirtschaft entgegenzuwirken, treibt Gastronomen die Sorgenfalten auf die Stirn. Eigentlich klingt diese zunächst einmal plausibel und fair. So werden bis Ende Juni 2021 in der Gastronomie die Mehrwertsteuersätze gesenkt, was gerade für unabhängige Betreiber oft eine echte Entlastung bedeutet. Besitzer von älteren Kassensystemen einiger Wettbewerber müssen jedoch teilweise viel Aufwand für die Anpassung der teils sehr unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze in ihren Systemen betreiben – eine Komplexität, die so sicherlich nicht von der Bundesregierung beabsichtigt wurde. Bereits vorher gab es schon unterschiedliche Mehrwertsteuersätze innerhalb der Gastronomie. Die Senkung sorgt nun zusätzlich für unterschiedliche Anpassungen und Änderungen, sei es für Getränke, Speisen im Restaurant oder außer Haus. Hier eine Übersicht:

(Foto: orderbird)

Bis 30. Juni 2020:

  • Speisen im Restaurant und Getränke 19%
  • Speisen außer Haus 7%

Seit 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020:

  • Speisen im Restaurant von 19% auf 5%
  • Speisen außer Haus von 7% auf 5%
  • Getränke von 19% auf 16%

Von 1. Januar 2021 bis 30. Juni 2021:

  • Speisen im Restaurant von 5% auf 7%
  • Speisen außer Haus von 5% auf 7%
  • Getränke von 16% auf 19%

Ab 1. Juli 2021: Alles wieder beim Alten.

In der Summe müssen Gastronomen also dreimal die Mehrwertsteuer anpassen. Gastronomen, die innovative digitale Kassensysteme wie orderbird nutzen sind hier klar im Vorteil. Denn diese bieten mittlerweile Lösungen an, mit denen die jeweiligen Mehrwertsteuersätze teils mit nur einem Klick aktualisiert werden können, was eine Menge Arbeitsaufwand und Zeit einspart.

 

Aktuelle Mehrwertsteuer in der Gastronomie

 

(Foto: orderbird)

Mit der Cloud die KassenSichV meistern

Als wäre die Corona-Krise nicht schon Herausforderung genug, traten Anfang Januar die neuen Gesetze der  KassenSichV in Kraft. Um zukünftig Steuerhinterziehungen mithilfe manipulierter Kassensysteme zu verhindern, müssen laut dieser Regelung seitdem sämtliche Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme gemäß neuer Anforderungen aufgerüstet werden. Das bedeutet jedoch, dass zahlreiche Kassensysteme ausgedient haben und durch neue ersetzt werden müssen. Viele Gastronomen sehen in dieser Umstellung eine zusätzliche Belastung und fürchten einen massiven bürokratischen Aufwand, der ihre eigentliche Berufung, Gäste zu bewirten, hinten anstellt. Hinzu kommen die hohen Kosten bei der Neubeschaffung konformer Geräte sowie die Angst vor hohen Bußgeldern und Hinzuschätzungen (Abgabenordnung §379 Steuergefährdung), wenn ihre Kasse nicht den neuen Regelungen entspricht.

Auch wer hier auf Digitalisierung setzt, ist klar im Vorteil. So gibt es günstige Kassensysteme, wie beispielsweise orderbird sie anbietet, die Gastronomen den ganzen Papierkram sowie die Katalogisierung und Archivierung abnehmen, damit diese sorgenfrei ihrer Arbeit nachgehen können und wieder mehr Zeit für ihre Gäste haben. Die Umstellung auf eine digitale Kasse hat durch die Analysemöglichkeit der erhobenen Kassendaten noch zusätzliche Potenziale. Es können zum Beispiel Aussagen bezüglich des Durchschnittsverzehrs der Gäste,  der Tischbelegungen aber auch über die Topseller und vieles mehr getroffen werden. So kann der eigenen Umsatz stetig optimiert werden, um am Ende mehr verkaufen zu können. Bei orderbird ist das einfach und intuitiv durch das MY orderbird Dashboard möglich.

Des Weiteren empfiehlt es sich bei der Anschaffung beziehungsweise Aufrüstung darauf zu achten, dass die verwendete TSE (Technische Sicherheitseinheit), über die jedes Gerät verfügen muss, cloudbasiert ist. Betreiber, die sich für Kassensysteme mit einer Cloud-TSE entscheiden, sind schon seit Jahresbeginn auf der sicheren Seite. Denn bei einem System mit cloudbasierter TSE laufen alle Prozesse digital ab. Im Vergleich zu anderen Kassen entfällt hier die Anschaffung zusätzlicher Hardware. Das spart Kosten, verringert die Gefahr von Kompatibilitätsproblemen einzelner Geräte und sorgt für eine wesentlich einfachere Handhabung.

Digitalisierung: Mehr Chance als Herausforderung 

Keine Frage, 2020 ist sicherlich kein leichtes Jahr für die Gastronomie. Aber aus den Herausforderungen, die sich uns mit der Pandemie und der bevorstehenden KassenSichV stellen, erwächst mit der Akzeptanz digitaler Lösungen auch eine Chance, Gastronomie neu und erfolgreicher zu denken. So zeigt das orderbird Gastro-Stimmungsbarometer, dass Gastronomen, die bereits digitale Tools verwenden trotz Corona wesentlich positiver in die Zukunft blicken (zwei Drittel), als Nicht-Nutzer (nur knapp die Hälfte). Auch anhand der Umsatzzahlen wird deutlich, dass Gastronomen mit digitalen Software-Lösungen bisher besser durch die Krise gekommen sind. Ob Online-Verkauf, Online-Reservierungssysteme oder Kundendatenbanken – 77 Prozent der Befragten, deren Umsatz in den letzten Monaten gleich geblieben oder sogar gestiegen ist, gaben an, mindestens eine digitale Lösung zu verwenden. Unternehmen, die auf digitale Tools umgestiegen sind, kommen besser durch die Krise. Unabhängig von Systemgastronomie oder kleinen unabhängigen Betrieben: die Digitalisierung ist für Gastronomen als ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Denn am Ende werden sich besonders die Gastronomen behaupten können, die innovativen Lösungen offen gegenüber stehen und bereit sind, mit dem digitalen Wandel zu gehen.

 

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