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Zeiterfassung im Gastgewerbe – die wichtigsten Anforderungen

Erfassen, dokumentieren und für Kontrollen verfügbar halten – die drei wichtigsten Schritte bei der gesetzlich vorgegebenen Arbeitszeiterfassung. Mit Hilfe einer durchdachten Personalsoftware können Restaurants und Hotels ihre Personalverwaltung rechtlich sicher und effizient aufstellen.
42 GmbH
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Seit September 2022 wird intensiv über die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes diskutiert. Das Thema ist nicht neu, hat allerdings durch Themen wie Mindestlohn an Fahrt aufgenommen. Dabei geht es um die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Für viele Betriebe stellt die bestmögliche Umsetzung allerdings immer noch eine Herausforderung dar. Im Zuge der Digitalisierung bietet praxiserprobte Personalsoftware, wie das Produkt Conga der IT-Komplettdienstleisters 42 GmbH aus Hannover, hierfür zuverlässige Unterstützung an.

Denn in Deutschland sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die genauen technischen Anforderungen können je nach Branche und Arbeitsvertrag variieren, aber im Allgemeinen gelten folgende Vorgaben:

  • Dokumentation der Arbeitszeit: Arbeitgeber müssen den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters erfassen.
  • Erfassungsmethoden: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen, wie beispielsweise Zeiterfassungssysteme, Stempelkarten, elektronische Systeme oder digitale Lösungen.
  • Datenspeicherung: Die erfassten Arbeitszeiten müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. In der Regel beträgt dieser Zeitraum mindestens zwei Jahre.
  • Kontrollierbarkeit: Die Arbeitszeitdokumentation muss von den Behörden überprüfbar sein. Das bedeutet, dass die erfassten Daten korrekt, vollständig und zugänglich sein müssen.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Vorgaben gibt es spezifische Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung und Abrechnung im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz (MiLoG), um sicherzustellen, dass der Mindestlohn eingehalten wird. So müssen neben Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auch Überstunden- und Nachtzuschläge dokumentiert werden. Fehlt die Dokumentation oder ist sie nicht kontrollierbar, können Bußgelder verhängt werden.

Damit es nicht zur Verhängung von Bußgeldern kommt, die Arbeitszeiten aber trotzdem einfach und bequem erfasst werden können, lassen sich Zeiterfassungsapps per Sprachbefehl nutzen. Für den Gesetzgeber ist nur wichtig, dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfasst werden. Es spielt keine Rolle, ob dies per Stechuhr oder über eine Software geschieht, sodass Unternehmen bei der Nutzung einer Zeiterfassungsapp rechtlich gesehen auf der sicheren Seite sind. Eine solche App kann bereits mit wenigen Sprachbefehlen gesteuert werden und lässt sich intuitiv bedienen. Einen Überblick über die Pausen- und Arbeitszeiten gibt es per E-Mail. Das macht den Einsatz von Software oder Stempeluhr überflüssig und ist daher mit weniger Aufwand verbunden.

Rechtlich konform mit komplettem Überblick

In der Praxis bedeutet dies, dass flexible Arbeitszeitmodelle mit der Erfüllung von Zuschlägen für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Einklang gebracht werden müssen. Gleichzeitig müssen Urlaubsabwesenheiten und Krankmeldungen verwaltet werden. Auch die Planung von Sonderveranstaltungen erfordert eine sorgfältige Organisation.

Mit Zetteln und Excel-Tabellen sind diese Anforderungen nicht mehr zu meistern. Innovative Technologien, wie die Personalsoftware Conga ermöglichen die zuverlässige Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und vereinfachen die Lohnabrechnung. Gleichzeitig unterstützt Conga beim effizienten Personalmanagement. So können Restaurants sicherstellen, dass sie über ausreichend Personal verfügen, um den Kundenservice aufrechtzuerhalten und Engpässe zu vermeiden. Dies hat auch positive Auswirkungen auf die Mitarbeiter und das Employer Branding. Durch Transparenz und gute Planung wird ein motivierendes Arbeitsumfeld sichergestellt und das Vertrauen zwischen Management und Mitarbeiter gefördert.

Conga ist speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie, Hotellerie und Veranstaltungsplanung ausgelegt. Conga deckt die Personalverwaltung von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung umfassend und rechtlich konform ab. Durch den modularen Aufbau können die einzelnen Softwareprodukte schrittweise eingeführt werden, sodass sie optimal auf die individuellen Anforderungen abgestimmt sind. Mit Conga.Time können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bequem erfasst werden. Conga DP (Dienstplan) unterstützt bei der Erstellung effizienter Dienstpläne und Conga GLOffice verwaltet die Personalakten zuverlässig.

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