Für Barbara Oxenfort, Sängerin und Gastronomin, die schon seit über zehn Jahren das Weinhaus Tante Anna führt, war schnell klar, „dass wir in dem neuen Laden die Administration auf die bisherige Weise nicht mehr umsetzen können“. Denn zukunftsfähige Betriebe brauchen auch zukunftsfähige Strukturen. „Mein Ziel war es, die Personalstärke im Bereich der Verwaltung trotz größeren Volumens nicht anwachsen zu lassen“, sagt Barbara Oxenfort. Gleichzeitig nehme aber die Regulierung durch Staat und Amt immer mehr zu, müsste immer mehr dokumentiert werden. Dafür bräuchte man mehr Personal, „oder man nutzt eben technische Mittel, die bestimmte Routinen übernehmen können“. Von Anfang an war sie überzeugt: „Bei Bomito hatte ich das Gefühl, dass hier die Lösung eines alten und wachsenden Problems zu finden ist.“
Und ihre Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Nicht nur, dass der administrative Bereich durch die Vorbearbeitung der eingehenden Rechnungen entlastet wurde. Vielmehr fallen Fehler von Lieferanten und Bestellern sofort und unmittelbar auf, und nicht erst nach Wochen oder Monaten. „Alle Beteiligten haben dieselbe Statusinformation und es gibt keine Doppelbearbeitung mehr. Es bleibt auch nichts mehr liegen. Und die Termine werden eingehalten. Man beschäftigt sich nur noch mit den Ausnahmen von der Regel. Das hat schon einen speziellen Charme“, zeigt sie sich überzeugt.
Die Vorbereitung der Buchhaltung sei auf ein Minimum geschrumpft, berichtet Oxenfort; der Platz für Ablage und Archiv falle fast komplett weg. Das Steuerbüro könne auf die Daten zugreifen, der zeitraubende Transport von Belegen entfalle. Zudem sei alles jederzeit und schnell zu finden. „Ich kann mir heute auch mal eben einzelne Einkaufsartikel anzeigen lassen. Bomito zeigt mir auch Preisänderungen bei den Artikeln sofort an. Das macht manchmal auch richtig Spaß“, sagt sie.
Umstellungsprobleme hat Barbara Oxenfort mit dem neuen System nicht gehabt: „Schon nach ein paar Tagen war es völlig selbstverständlich, mit Bomito zu arbeiten.“ Dafür spürt sie es bei den Kosten: Eine halbe Planstelle konnte sie einsparen, vielleicht auch mehr. Zusammen mit allen anderen Vorteilen wiege das die Kosten für Bomito auf.
Barbara Oxenfort ist von Bomito begeistert, kann sich die Arbeit ohne das System nicht mehr vorstellen. Deshalb hat sie es auch im Weinhaus Tante Anna eingeführt.
Wie funktioniert Bomito?
Alle Rechnungen gehen an eine zentrale Adresse bei Bomito, werden dort erfasst und kontrolliert. Damit sind schon die ersten Qualitätsschritte erreicht, denn nichts geht mehr verloren, und Rechnungen, die nicht den definierten Anforderungen entsprechen, werden automatisch reklamiert. Die zur Zahlung anstehenden Rechnungen werden übersichtlich aufbereitet und bei Fälligkeit zur Zahlung vorgeschlagen. Das bedeutet: Keine Dokumente können mehr „verschwinden“, keine Zahlungen werden vergessen, keine Fristen übersehen. Durch die Vorarbeiten von Bomito reduzieren sich Aufwand und damit Kosten beim Buchhaltungsservice oder der Steuerberatung. Darüber hinaus sorgt Bomito für eine übersichtliche und saubere Archivierung – immer gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
