Gesetzliche Pflicht trifft auf technische Hürden
Seit Jahresbeginn 2025 gilt in Deutschland eine neue Regelung für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen: Im B2B-Bereich müssen Betriebe elektronische Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten empfangen und verarbeiten können. Klassische PDF-Dokumente erfüllen diese Anforderung nicht – stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorgeschrieben.
Für viele kleinere Betriebe bedeutet diese Umstellung eine erhebliche Herausforderung. Wer bislang Rechnungen als einfache PDF-Dateien erstellt und versendet hat, steht vor der Frage: Wie lassen sich die neuen Anforderungen ohne großen technischen Aufwand erfüllen? Gerade Gastronomiebetriebe, Hotels und Handwerksbetriebe verfügen selten über eigene IT-Ressourcen, die sich mit den komplexen technischen Standards auseinandersetzen können.
Vom PDF zur rechtskonformen E-Rechnung in Sekunden
Auf der HEROCON, die am 12. und 13. Juni 2026 im Dortmunder Signal-Iduna-Park stattfand, präsentierte das Donaueschinger Startup RechnungsGPT eine Lösung für dieses Problem. Der neu entwickelte E-Rechnungs-Konverter funktioniert nach einem simplen Prinzip: Nutzer laden ihre als PDF erstellte Rechnung per Drag & Drop hoch – die Software wandelt das Dokument anschließend automatisch in ein gesetzeskonformes E-Rechnungs-Format um.
Die beiden Gründer des Unternehmens, die Steuerberater Patrick Leismann und Jonas Hofmeier, haben die Anwendung gezielt für Betriebe entwickelt, die keine IT-Expertise im Haus haben. Geschäftsführer Dirk Hetzer erläuterte auf der Messe das Konzept: Die rechtlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung würden viele Unternehmen verunsichern. Ziel sei es gewesen, ein Werkzeug zu schaffen, das ohne Vorkenntnisse funktioniere – einfach Datei hochladen, fertig.
Positive Resonanz bei Mittelstand und Handwerk
Das Feedback der Messebesucher fiel laut Sylvia Moreno, Operations & Customer Success Managerin bei RechnungsGPT, durchweg positiv aus. Zahlreiche Standbesucher zeigten sich begeistert davon, wie schnell aus einer klassischen PDF-Datei eine gültige E-Rechnung entstehe. Die Gespräche am Messestand machten deutlich, wie groß der Bedarf an unkomplizierten und rechtssicheren Lösungen in diesem Bereich ist.
Besonders für Handwerksbetriebe, mittelständische Unternehmen und kleinere Gastronomiebetriebe stellt der Konverter eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Aufwendiges Fachwissen zu den rechtlich bindenden E-Rechnungs-Formaten ist nicht mehr erforderlich – die Software übernimmt die technische Umwandlung automatisch. Das senkt die Einstiegshürde für Betriebe, die bislang vor dem vermeintlich hohen technischen Aufwand zurückschreckten.
Stufenweise Versandpflicht ab 2027
Während die Empfangspflicht für E-Rechnungen bereits seit Januar 2025 besteht, greifen die Versandpflichten zeitlich gestaffelt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen verpflichtend ausstellen und übermitteln. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt diese Verpflichtung grundsätzlich für alle inländischen Betriebe – unabhängig von ihrer Größe.
Der Privatkundenbereich (B2C) bleibt von dieser Regelung derzeit ausgenommen. Für Gastronomiebetriebe, die sowohl Geschäftskunden als auch Privatpersonen bedienen, bedeutet das: Rechnungen an andere Unternehmen müssen den neuen Standards entsprechen, während für Endverbraucher weiterhin klassische Formate zulässig sind.
Obwohl für einzelne Umstellungsschritte noch Übergangsfristen gelten, empfehlen Experten eine frühzeitige Anpassung der Rechnungsprozesse. Wer sich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzt, vermeidet Zeitdruck und mögliche Compliance-Probleme.
Fazit
Die verpflichtende elektronische Rechnung stellt besonders kleinere Betriebe ohne IT-Abteilung vor praktische Herausforderungen. Lösungen wie der neue Konverter zeigen jedoch, dass der Umstieg nicht zwangsläufig mit hohem technischem Aufwand verbunden sein muss. Mit einem Einstiegspreis ab 9,99 Euro pro Monat liegt die Investition in einem überschaubaren Rahmen – und kann Betrieben helfen, die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen.
Die positive Resonanz auf der Fachmesse deutet darauf hin, dass der Bedarf an nutzerfreundlichen E-Rechnungs-Lösungen im Mittelstand groß ist. Betriebe sollten die verbleibenden Übergangsfristen nutzen, um ihre Rechnungsprozesse anzuzupassen – denn spätestens ab 2028 führt an der elektronischen Rechnung kein Weg mehr vorbei.
Handlungsempfehlungen
- Prüfen Sie Ihre Empfangsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb bereits jetzt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten kann – diese Pflicht gilt seit Januar 2025.
- Bereiten Sie den Versandumstieg vor: Klären Sie, ob Ihr Umsatz die 800.000-Euro-Grenze überschreitet und Sie somit ab 2027 zur E-Rechnungs-Ausstellung verpflichtet sind. Alle anderen Betriebe müssen spätestens ab 2028 umstellen.
- Testen Sie einfache Konvertierungslösungen: Wenn Sie bislang PDF-Rechnungen erstellen, prüfen Sie Tools wie den vorgestellten Konverter. Die niedrigen Lizenzkosten machen einen Testlauf finanziell überschaubar.
- Schulen Sie Ihr Team: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchhaltung oder Verwaltung mit den neuen Formaten vertraut wird – auch wenn die technische Umwandlung automatisiert erfolgt, müssen Mitarbeiter die Prozesse verstehen.
- Nutzen Sie die Übergangsfristen strategisch: Warten Sie nicht bis zur letzten Frist. Eine frühzeitige Umstellung gibt Ihnen Zeit, Kinderkrankheiten zu beheben und Ihre Prozesse zu optimieren, bevor die Verpflichtung greift.
