Es war ein erfolgreicher Sommertag für das italienische Restaurant am Kölner Rheinufer: Weit über Hundert Teller mit Pizza, Pasta und Salat gingen über die Theke, die Anzahl der Heiß- und Kaltgetränke, die das Lokal von früh bis spät ausgeschenkt hat, liegt noch einmal deutlich höher. Doch neben zufriedenen Kunden und Angestellten brachte der Tag auch viele Zahlen, die das Restaurant erfassen muss: von Umsatz- und Lebensmittelkosten über Brutto- und Nettogewinne bis hin zu Trinkgeldern. Diese Werte täglich im Blick zu behalten, ist wichtig, denn sie liefern wertvolle Antworten auf betriebswirtschaftliche Fragen. Zum Beispiel, wie die Gewinnspanne einzelner Gerichte ausfällt und ob es Anpassungsbedarf gibt.

Elektronische Kassensysteme wie MagentaBusiness POS der Telekom schaffen hier die nötige Transparenz: Auf übersichtlichen Dashboards sehen Gastronomen, wie hoch die Tagesumsätze sind und welche Produkte und Services besonders gut laufen. So lässt sich das Angebot gezielt optimieren. Individuelle Artikel anzulegen ist kein Problem, und sogar Ausgangsmaterialien wie beispielsweise die für einen Pizzateig benötigte Menge Mehl können einzelnen Produkten zugewiesen werden. Auch Unstimmigkeiten in der Barkasse lassen sich vermeiden. Am Morgen dokumentieren Gastronomen den ursprünglichen Kassenstand, während des Tages erfasst das System alle Ein- und Auszahlungen, sodass sich der vorhandene Betrag nach Ladenschluss leicht mit den Daten abgleichen lässt.

Ordnung halten – im eigenen Interesse

Sinn und Zweck der Buchhaltung in der Gastronomie liegen jedoch nicht allein darin, die eigene Wirtschaftlichkeit kontinuierlich zu überprüfen, unnötige Kostenfaktoren zu identifizieren und entsprechend zu reagieren. Sie dient auch dazu, um dem Finanzamt gegenüber Auskunft über das Geschäft geben zu können. Dafür gilt es, jede Buchung schriftlich festzuhalten, Belege geordnet aufzubewahren, Einnahmen anhand unterschiedlicher Steuersätze zu dokumentieren, Änderungen transparent wie nachvollziehbar vorzunehmen und vieles mehr.

Eine ordentliche Buchhaltung ist daher im eigenen Interesse von Gastronomen. Nicht zuletzt deshalb, weil fehlerhafte Angaben – ob beabsichtigt oder nicht – zu hohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen führen können. Auch ungeordnete Dokumente können Nachteile bedeuten. Im Zweifelsfall kann das Finanzamt die Prüfung abbrechen und die Umsätze lediglich schätzen. Da diese Schätzungen oft über den tatsächlichen Werten liegen, drohen Steuernachzahlungen.

Welche Gesetze gelten?

Hinzu kommen gesetzliche Regulierungen, an die sich Gastronomen in puncto Buchhaltung halten müssen. So gelten etwa die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Egal, ob elektronisch oder handschriftlich: Belege müssen nicht nur vollständig und korrekt sein, Betriebe müssen sie auch mehrere Jahre lang sicher und sortiert aufbewahren. Das gilt für alle Dokumente, die mit der Steuer zusammenhängen, zum Beispiel Lieferanten- oder Zahlungsbelege.

Seit 2020 gilt zudem das Kassengesetz. Elektronische Kassensysteme müssen über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die Manipulationen der Zahlen verhindern soll. Darüber hinaus gibt es die Belegausgabepflicht. Diese soll die Transparenz erhöhen, da die auf den Bons enthaltenen Daten eine spätere Betriebs- bzw. Außenprüfung erleichtern. Selbst wenn Gäste die Belege nicht mitnehmen wollen – ausstellen müssen Gastronomen sie in jedem Fall.

Erleichterung im Alltag

Keine Frage: Die Buchhaltung für Gastronomen ist komplex, auch wenn sie sich grundsätzlich nicht von der anderer Unternehmen unterscheidet. Allerdings kann die richtige technische Ausstattung den bürokratischen Alltag deutlich vereinfachen. Kassensysteme wie MagentaBusiness POS kombinieren Zahlungssystem, Warenwirtschaft und alle wichtigen Funktionen der Buchhaltung in einem System. Die Zettelwirtschaft hat somit ausgedient: Händlerbelege aller EC- und Kreditkartentransaktionen samt Kundenunterschriften sind jederzeit digital abrufbar, gebuchte Umsätze direkt einsehbar. Gebühren für Kreditkarten oder Trinkgelder lassen sich ebenfalls problemlos erfassen. Am Monatsende genügt ein Klick und das System sendet sämtliche Umsätze im DATEV-Format an den Steuerberater.

Das Notwendige mit dem Nützlichen verbinden

Doch Transparenz und geordnete Belege allein machen noch keine ordnungsgemäße Buchhaltung. Elektronische Kassensysteme müssen zusätzlich die genannten gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Deshalb ist MagentaBusiness POS zu 100 Prozent finanzamtkonform: Das System unterstützt GoBD, die TSE ist cloudbasiert, sodass kein umfangreiches Nachrüsten von Kassengeräten erforderlich ist. Darüber hinaus entspricht die Lösung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und ist zukunftssicher – immerhin dürfen Betriebe ihre Registrierkassen ohne diese Ausstattung höchstens noch bis Ende 2022 verwenden.

Die Buchhaltung wird gewiss auch in Zukunft nicht zum Lieblingsaufgabenfeld vieler Gastronomen gehören. Doch mit dem passenden Kassensystem ist sie immerhin kein Buch mit sieben Siegeln mehr. Stattdessen können Betriebe das Notwendige mit dem Nützlichen verbinden, die Komplexität verringern, ihr Geschäft optimieren und sich auf das Wichtigste konzentrieren: ihre Kunden.