Rechnungen manuell zu verarbeiten, ist dabei nicht der ideale Weg. Stattdessen sind innovative Lösungen im Rahmen der Digitalisierung und Automatisierung gefragt. Wir erklären, worauf es dabei ankommt und wie automatisierte Rechnungsprozesse zur Effizienzsteigerung beitragen.
Das zeichnet automatisierte Rechnungsprozesse aus
Ein automatisierter Rechnungsprozess wird unter dem Einsatz entsprechender Software und in der Regel ohne manuelle Eingriffe ausgeführt. Die Rechnungen werden auf der Basis vorab bestimmter Zeitpläne und Auslöser ausgestellt und auch weitere Schritte der Zahlungsabwicklung werden automatisch vorangebracht. So versenden Unternehmen Erinnerungen für fällige Zahlungen und aktualisieren Daten, sobald Zahlungen eingehen. Konkret werden von den Systemen folgende Schritte vollzogen:
- Datenerfassung: Kundendaten werden in einer zentralen Datenbank erfasst und gesichert. Die Daten beinhalten auch Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethoden und Abrechnungszyklen.
- Rechnungsstellung: Die Rechnungen werden automatisch über die bevorzugte Versandmethode, etwa per E-Mail oder über ein Portal, übermittelt und die Rechnungsempfänger haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen vor der endgültigen Zahlung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
- Zahlungsabwicklung: Das System wickelt auch die Zahlungen automatisch ab. Kunden können Rechnungen bequem mit unterschiedlichen angebotenen Zahlungssystemen begleichen und während des Zahlungsprozesses aktualisiert das System den Zahlungsstatus.
- Mahnmanagement: Kommt es zu verspäteten Zahlungen, sendet das System automatisch Benachrichtigungen an die Kunden, um sie an die ausstehenden Beträge zu erinnern.
- Gutschrifterstellung: Mithilfe einer Rechnungssoftware werden auch Gutschriften anhand zuvor festgelegter Kriterien automatisch ausgestellt.
- Analysen: Automatisierte Rechnungssysteme umfassen zudem Features über den reinen Rechnungsprozess hinaus. So erstellen sie Analysen zu Abrechnungs- und Zahlungstrends, die Unternehmern im Gastgewerbe helfen, Einnahmequellen besser zu begreifen und Bereiche mit Optimierungspotenzial im Rechnungsprozess zu eruieren.
- Sicherheit und Einhaltung von Bestimmungen: Ein weiterer praktischer Punkt bei Rechnungssystemen ist, dass diese nicht nur für ein Höchstmaß an Sicherheit und Fehlerfreiheit sorgen, indem sie an bestimmte Sicherheitsstandards und die DSGVO angepasst sind, sondern auch nach geltenden Vorschriften und Gesetzen arbeiten. Regelmäßige Updates halten die Systeme auf dem neuesten Stand.
- Schnittstellen: Schnittstellen wie eine DATEV-Schnittstelle erlauben eine einfache Übermittlung der Finanzdaten an den Steuerberater oder das Finanzamt.
Mittlerweile sind automatisierte Abrechnungssysteme im Gastgewerbe etabliert und verbreitet und helfen dabei, den Verwaltungsaufwand deutlich zu senken. Damit schaffen sie mehr Raum für das Kerngeschäft. Einige kleinere Betriebe sind jedoch noch relativ zurückhaltend in puncto Digitalisierung, denn sie scheuen den Aufwand und die Kosten, die für ein kleines Unternehmen oft schwieriger zu stemmen sind. Allerdings heißt es, langfristig zu denken, um konkurrenzfähig zu bleiben. Zudem ist die Arbeit mit Rechnungssoftware spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte im Januar 2025 eine Überlegung wert. Ab dem kommenden Jahr müssen alle Unternehmen – unabhängig von der Größe und der Anzahl der Mitarbeiter – E-Rechnungen empfangen können – eine aktuelle Rechnungssoftware ist darauf vorbereitet.
Das sollte eine Rechnungssoftware können
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen an die perfekte Rechnungssoftware. Ferner spielen nicht nur die Branche, sondern auch die Größe des Unternehmens sowie spezifische Anforderungen der einzelnen Betriebe eine Rolle. Im Gastgewerbe ist der Einsatz der Software bei folgenden Themen denkbar:
- beim Check-in und Check-out
- bei integrierten Zahlungen und einer dynamischen Preisgestaltung
- bei Online-Reservierungen und Online-Zahlungen
- für die Verwaltung unterschiedlicher Währungen
- für Feedback und Treueprogramme
- im Eventmanagement
- zur Erstellung von Analysen und Finanzberichten
- im Customer-Relationship-Management (CRM)
- bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten
Allgemeine Kriterien
Unabhängig von den spezifischen Anforderungen gibt es einige allgemeine Punkte, die eine gute Rechnungssoftware ausmachen und auf die Unternehmen bei der Wahl der Software achten sollten. Werden bereits Softwarelösungen für mit der Rechnungsstellung verwandte Themen wie die Buchhaltung genutzt, sollte sichergestellt werden, dass die Rechnungssoftware in die vorhandenen Lösungen integrierbar ist. So garantieren Unternehmen einen nahtlosen Datenfluss und reibungslose Abläufe und vermeiden doppelte Einträge und manuelle Fehler. Weiterhin sollte die Rechnungssoftware mit dem Unternehmen mitwachsen können und erweiterbar sein sowie die wichtigsten Schnittstellen für die einfache Übermittlung von Daten an Ämter und Behörden umfassen.
Wichtig ist zudem die Datensicherheit. Rechnungssoftware geht mit sensiblen Informationen über das Unternehmen, die Kunden und Lieferanten um, die angemessen und rechtskonform gesichert werden müssen. Bei der Bewertung einer Rechnungssoftware ist es daher unerlässlich, die kritischen Sicherheitsfunktionen, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien entsprechend zu prüfen.
Auch Offline-Zahlungen sollten mit der Software erfasst werden können. Dies ist hauptsächlich für Restaurants wichtig, denn hier sind Barzahlungen häufig noch an der Tagesordnung. Unternehmen mit einem internationalen Kundenstamm sollten eine Rechnungssoftware wählen, mit der sie Rechnungen in mehreren Sprachen und Währungen versenden und Zahlungen empfangen können.
