On-Premise versus Cloud: Wer gewinnt?
Digitale und hardware-unabhängige Infrastrukturen werden immer wichtiger, auch in der Hotellerie. „Cloud-Software liefert nicht nur eine zukunftsfähige, skalierbare und sichere IT-Infrastruktur, sondern auch mehr Flexibilität. Davon profitieren zudem die Mitarbeiter“, sagt Thilo Burucker, Head of Sales HoGa von Filosof by Scopevisio. Das Unternehmen hat sich auf ERP-Lösungen für die Hotellerie mit dem Kern „Finanzen“ spezialisiert.
On-Premise-Lösungen funktionieren als lokal installierte Lösungen auf internen oder externen Servern. Software-Installationen müssen Mitarbeiter oder externe IT-Dienstleister selbstständig durchführen und regelmäßig überwachen. Bei Cloud-Anwendungen übernimmt das der jeweilige Anbieter als Dienstleistung. Software-Updates laufen vollautomatisch und unbemerkt ab, sobald sie vom Anbieter qualitätsgesichert released sind, ohne eigenes manuelles Eingreifen. In einer Cloud-Umgebung stehen alle Daten und Dateien auf jedem webfähigen Gerät jederzeit zur Verfügung, anstatt auf einem einzigen lokalen Endgerät. Anbieter von Cloud-Software-Lösungen haben die Rechenzentren redundant und ausfallsicher aufgebaut, sodass „Defekte“ oder das Einwirken von äußeren Umständen unmerklich für den Anwender abgefangen werden. Weder Daten können verlorengehen noch eine Einschränkung in der Nutzung entstehen. Auch um Backups müssen sich die Cloud-Nutzer keine Gedanken machen.
Jeder Mitarbeiter kann mit einem standardmäßigen Zugang zum Internet und webfähigem Endgerät mit den Daten und Dateien arbeiten, ohne dass eine Softwareinstallation erforderlich ist. Daraus eröffnen sich neue Möglichkeiten für die Unternehmen. Der Zugriff auf die Daten und Anwendungen ist von allen Geräten aus möglich: Smartphones, Laptops, Tablets oder stationäre Computer. Egal, ob sich die Angestellten im Hotel befinden, im Homeoffice-Büro oder unterwegs sind. Notwendig dafür sind Login-Daten und eine stabile Internetverbindung. Damit schaffen sich Hoteliers nicht nur selbst Freiräume, sondern auch ihren Angestellten.
Daten-Teamwork ist möglich
Sind Daten und Prozesse mittels cloudbasierter Software komplett digitalisiert, können mehrere Mitarbeiter zusammen an Dokumenten und von unterwegs aus arbeiten. Jeder Angestellte kann sämtliche Daten auf jedem Endgerät abrufen und bearbeiten. Erst die Digitalisierung von Prozessen macht eine durchdringende Automatisierung möglich.
Cloud-Software braucht eine intuitive Bedienung
Während der Pandemie wurde die Digitalisierung noch nie so vorangetrieben. Wie sieht das in der Hotel-Branche aus?
Bei der aktuellen kollex-Gastro-Digitalstudie haben Forscher über 1.000 Mitarbeiter aus Hotellerie und Gastronomie befragt. 53 Prozent gaben an, dass sie die fehlenden IT-Kenntnisse des Personals am meisten daran hindern, digitale Lösungen in ihren Unternehmen einzuführen. Hier lohnt es sich also, bei Software und Tools auf die Usability zu achten: Die User müssen Programme intuitiv und einfach bedienen können. Nur so können sich alle Mitarbeiter in kürzester Zeit einarbeiten und die Umstellung einer On-Premise-Lösung auf Cloud Computing kann reibungslos ablaufen.
Grundsätzlich ist die Entscheidung für eine Cloud-Lösung aber immer ein Abwägen von Vor- und Nachteilen, vom eigenen Bedarf, Strukturen und Finanzen sowie vom Sach- und Fachwissen beziehungsweise der vorliegenden Unterstützung durch IT-Fachkräfte.
Best Practice: Prizeotel
Homeoffice – das ist inzwischen Normalität. Auch bei der jungen Hotelgruppe Prizeotel: „Wozu ein Büro einrichten, wenn wir mobil arbeiten können? Unsere Finance-Abteilung ist komplett remote und digital aufgestellt. Drucker haben wir nicht mehr“, erklärt Sven Elmers, Head of Finance. Prizeotel besitzt nur an zwei von insgesamt dreizehn Standorten Büros. Wie geht das? „Unsere Philosophie ist, Verwaltung und Administration zu dezentralisieren und digitalisieren. Das heißt, in den Hotels sind nur operative Abteilungen mit direktem Gästekontakt vor Ort. Da bietet sich fürs Backoffice eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud geradezu an“, erzählt Elmers. Schon seit einigen Jahren arbeitet die Prize Holding mit der Cloud-Finanzbuchhaltung von Filosof by Scopevisio. Das ermöglicht dem Team, noch einfacher an verteilten Standorten zusammenzuarbeiten. Ein großes Plus: Das Unternehmen spart enorm Energie und Ressourcen. „Unsere Büros in Hamburg und Bremen sind recht klein gehalten. Würde immer jeder vor Ort arbeiten, hätten wir deutlich größere Büroflächen. Sicher bräuchten wir zehn oder fünfzehn Leute mehr, wenn wir diese Arbeitsweise nicht hätten.“
Auch für die Mitarbeiter ergeben sich aus dem standortunabhängigen Arbeiten einige Vorteile: Sie haben keine Arbeitswege mehr und ihr Büro immer bei sich, wenn sie das möchten. New Work-Modelle wie „Workation“, also Arbeit verbunden mit Urlaub, sind ebenfalls einfach umzusetzen.
Im Finance-Team von Prizeotel gibt es fast nur Quereinsteiger. Normalerweise bräuchte man gerade für sie viele Schulungen und Trainings. Diese entfallen aber, weil auch Nicht-Buchhalter die Software sehr intuitiv bedienen können. „Filosof hebt sich durch seine moderne Oberfläche von anderen Programmen ab. Das spart Ressourcen, Zeit und Personal für die Einarbeitung“, erklärt Elmers. Auch das Onboarding mit vielen Online-Videos trägt dazu bei, dass sich alle Mitarbeiter schnell orientieren können. Auf diese Weise können Personaler aus einem viel größeren Topf an Mitarbeitern schöpfen – und auch auf Bewerber zurückgreifen, die nicht zwingend in der Nähe des Standortes wohnen.
