Die Anforderungen an Veranstaltungen, Kongresse und Konferenzen, aber auch an Schulungen und Kunden-Events entwickeln sich stetig weiter. Letztes Jahr sind wegen der Pandemie viele Veranstaltungen komplett ins Digitale ausgewichen. Jetzt setzen Veranstalter oft auf eine Mischung aus Vor-Ort- und Online-Elementen. Hybrid-Events kombinieren die Vorteile von digitalen Events mit den Vorteilen von Präsenz-Veranstaltungen. Die Digitalisierung der Veranstaltungen wird dabei immer professioneller, die Standards steigen. Eine zielgerichtete Zusammenarbeit von Hotels und Online-Event-Dienstleistern ist deshalb sinnvoll.
Das Publikum hat sich längst an die Annehmlichkeiten von Online-Events gewöhnt. Bei vielen Konferenzen ist es heute selbstverständlich, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Vorträge auch im Livestream oder später als Aufzeichnung verfolgen können oder dass einzelne Protagonisten, die nicht eigens anreisen konnten, zugeschaltet werden. Auch bei Schulungen und Weiterbildungen gibt es oft einen Präsenz-Teil, bei dem die Gruppe im Hotel zusammensitzt und einen Video-Teil im Livestream oder On-Demand, den jede und jeder später an einem beliebigen Ort verfolgt.

Zusammenarbeit von Hotels und Streaming-Dienstleistern

Online-Event-Spezialisten wie Techcast verlängern Präsenzveranstaltungen in den digitalen Raum und machen die Events dadurch lebendiger, flexibler und zugänglicher.
In manchen Fällen werden die Veranstalter ihre eigene digitale Event-Plattform mitbringen, über die sie bereits die Anmeldung abwickeln, den Livestream bereitstellen und später die Aufzeichnung vorhalten können. Oft kann es für Hotels jedoch sinnvoll sein, die Streaming-Dienstleistungen selbst als zusätzlichen Service mit anzubieten. Eine maßgeschneiderte Online-Event-Plattform kann dabei einfach je nach Bedarf auf das Design des Hotels oder der jeweiligen Veranstaltung angepasst werden. So bietet das Hotel dem Kunden alles aus einer Hand und zeigt sich als innovativer kompetenter Partner.

Modulare Event-Plattform und technische Betreuung

Techcast nutzt für Online- und Hybrid-Veranstaltungen eine modulare Event-Plattform, die sich passgenau auf die jeweilige Veranstaltung konfigurieren lässt. Die digitale Plattform ist datenschutzkonform und sicher. Doch eine Streaming-Plattform allein reicht bei weitem nicht aus. Deshalb unterstützen Teams von erfahrenen Fachkräften deutschlandweit bei der professionellen Produktion des Events. Kamerateams fertigen Bild- und Ton-Aufnahmen, Producer führen Regie und fertigen On-Screen-Titel, speisen Präsentationen oder vorproduzierte Einspieler im richtigen Moment ein oder schalten Referierende zu, die nicht vor Ort sein können. Das Ergebnis ist ein abwechslungsreiches Event, sowohl am Veranstaltungsort als auch den Bildschirmen des Online-Publikums.
Beide Erlebniswelten – vor Ort und Online – sollen einerseits eigenständig funktionieren, andererseits durchgängig aufeinander abgestimmt sein. Die meisten Kongresse, Konferenzen, Town Hall Meetings, Fortbildungen, Roadshows, Versammlungen können heute als Hybrid-Events realisiert werden.

Vorteile aus zwei Welten kombinieren

Hybride Events sind anspruchsvoll in der Umsetzung. Die einfachen Ad-Hoc-Lösungen aus der Zeit der Pandemie werden den aktuellen Ansprüchen an Sicherheit und Qualität nicht mehr gerecht. Im Idealfall deckt ein erfahrener Dienstleister alle technischen Aspekte wie Videoproduktion, Livestreaming und Event-Plattform professionell ab.
Den reibungslosen Ablauf während der Vorträge und Präsentationen garantieren Technik-Checks vorab. Internetverbindung, Umgang mit der Plattform, Ton, Licht, Hintergrund sollte in Abstimmung mit Streaming-Operators eingerichtet werden. Eine direkte Zusammenarbeit von Hotel und Streaming-Dienstleister ist dabei auf jeden Fall sinnvoll und zu empfehlen.

Verzahnung von digitalen und realen Räumen

Für das Publikum bedeuten Hybrid-Events eine Ausdehnung der positiven Erfahrung, beginnt die emotionale und dramaturgische Inszenierung eines Hybrid-Events doch unmittelbar mit der Anmeldung auf der Event-Plattform. Und das unabhängig von dem gewählten Format – Präsenz oder Online. Die Event-Plattform ist gemeinsam mit dem Veranstaltungsort die Home-Base, die allen Teilnehmenden verzahnte Erlebnisse ermöglicht. Deshalb ist die Auswahl einer maßgeschneiderten Event-Plattform für Veranstalter besonders wichtig. Im Vergleich zu gängigen Plattform-Lösungen kann sich das besondere Flair der Location im digitalen Raum einer komplett individualisierbaren Plattform widerspiegeln. Starke Grafik und kreative Design-Elemente vermitteln dem Online-Publikum die Eindrücke vom Veranstaltungsort.

Verlängerung der Kontaktstrecke: vor und nach dem Event

Besteht die Möglichkeit, sich nach der Registrierung direkt auf der Event-Plattform einzuloggen, so sind sowohl Veranstalter als auch deren Partner und Sponsoren gleich einen Schritt näher an der Zielgruppe. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich bereits vorab mit dem Programm-Ablauf vertraut machen. Die Veranstaltungs-Location kann vorgestellt werden. Eine vorab aufgezeichnete Begrüßung oder Preview steigert die Vorfreude. Außerdem kann die digitale Event-Plattform genutzt werden, um vorab passende Gesprächspartner*innen unter den Teilnehmenden zu matchen und Termine für deren Treffen auf der Veranstaltung zu vergeben.
Nach der Live-Veranstaltung kann die Plattform als Mediathek für die Teilnehmenden erhalten bleiben: Die einzelnen Vorträge und Sessions sind als On-Demand-Videos verfügbar.

Fünf Elemente für professionelle Hybrid-Events mit Techcast

• Vor Ort: Live-Produktion mit professionellem Kamerateam aus Bild- und Tontechniker*innen
• Online: Remote-Produktion im virtuellen Studio mit erfahrenem Team aus Streamingspezialisten
• Projektmanagement: Garantie eines reibungslosen Ablaufs durch Begleitung von Kick-Off bis zur Realisierung
• Event-Plattform: Corporate Design, Registrierung, Hauptbühne, Workshop- und Breakout-Räume, Networking
• Videoproduktion: Aufzeichnung der einzelnen Vorträge oder des gesamten Events, On demand-Version, Impressions- und Imagevideos

Zur Autorin: Ksenia Trofimova ist Online-Marketing-Expertin beim Online-Event-Dienstleister Techcast. Die Kamerateams von Techcast nehmen deutschlandweit Veranstaltungen auf. Die Event-Plattform von Techcast ermöglicht hochwertiges Streaming und Hybrid-Events.