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Zwischen Erholung und der nächsten Krise – digitale Kassensysteme entlasten das Gastgewerbe

Kaum eine Branche musste sich in den letzten Jahren mehr Herausforderungen stellen als die Gastronomie. David Feichter, Chief Product Officer bei orderbird, zeigt, wie digitale Kassenlösungen Prozesse beschleunigen und Gastrom*innen den stressigen Alltag erleichtern.
orderbird

Personalmangel, Nachwirkungen der Pandemie und steigende Kosten durch Inflation – viele Gastrom*innen hatten Mühe, den laufenden Betrieb an die sich ständig ändernden Bedingungen anzupassen. Gleichzeitig ergeben sich dank neuer Softwareangebote immer mehr Chancen und Möglichkeiten für die Digitalisierung. Kurz um: Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, bestehende Prozesse – vom Aufnehmen der Speisen und Getränke bis hin zur Buchhaltung – zu vereinfachen. Abhilfe schaffen digitale Kassensysteme, damit Gastronom*innen so gerade zu Stoßzeiten alles unter Kontrolle haben. Anstatt mit vielen getrennten Systemen für Bestellungen, Reservierungen oder Bezahlung zu hantieren, sollten Gastrom*innen auf digitale Lösungen setzen, die diese und weitere Funktionen an einem Ort vereinen. Dazu kommt, dass sich neben dem klassischen Restaurantbesuch auch weitere Möglichkeiten wie Fensterverkäufe oder Essenslieferungen an Beliebtheit erfreuen. Vieles spielt sich an der frischen Luft ab, sodass Kassensysteme, die je nach Bedarf flexibel und ortsungebunden einsetzbar sind, Vorteile bieten. Diese variablen Einsatzmöglichkeiten und umfangreichen Funktionen bedürfen zwar komplexer Technologie, schließen eine einfache Bedienbarkeit jedoch nicht aus. Viele Kassensysteme sind so gestaltet, dass die Einarbeitungszeit gegen null geht und alle Funktionen intuitiv genutzt werden können. Das sorgt für Entlastung auf Seiten der Gastrom*innen und ihren Mitarbeitenden und für zufriedene Gäste.

Digitale Kassensysteme für verbesserten Service und zufriedenere Gäste

Die Vorteile der Digitalisierung werden bereits im Servicebereich deutlich – statt mit Papier und Stift können Bestellungen mit digitalen Kassensystemen via iPad oder anderen mobilen Endgeräten eingegeben werden. Bestellungen werden in Echtzeit an die Küche weitergegeben und das spart lange Laufwege und Zeit. Damit wird nicht nur der gesamte Serviceprozess effizienter, sondern Gastronom*innen sparen auch an Personal und wirken so dem akuten Personalmangel entgegen. Zudem können einzelne Gänge mittels Funkbonieren gesteuert und an das Tempo der Gäste angepasst werden, sodass das lange Warten auf den nächsten Gang ein Ende hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass neben den Bestellungen auch die Belegung des Restaurants oder Cafés im Blick behalten werden kann. Ein digitaler Tischplan verschafft den Kellner*innen schnell und ohne Merken von Tischnummern einen Überblick darüber, welcher Tisch belegt ist und wo die nächsten Gäste Platz nehmen können.

Nach der Bestellung ist vor der Bezahlung – digitale Kassensysteme ermöglichen es, den Bezahlvorgang flexibel zu gestalten und auf die individuellen Zahlungswünsche der Gäste einzugehen. Integrierte Kartenlesegeräte zahlen sich sogar gleicht doppelt aus, denn Kund*innen bezahlen im Durchschnitt mehr, wenn sie mit Karte zahlen können. Dazu kommt, dass Bons nicht mehr auf Papier ausgedruckt werden müssen, sondern mit einem Klick digital per E-Mail verschickt werden können.

Die letzten Jahre haben bewiesen, dass es neben dem klassischen Restaurantbesuch auch andere Möglichkeiten gibt, die Gäste kulinarisch zu verwöhnen. Ob Bestellung, Abholservice, Fensterverkauf oder Außer-Haus-Geschäfte an der frischen Luft, Gastronom*innen profitieren, wenn sie ihr Geschäft flexibel an die Situation oder die Wünsche der Gäste anpassen können. Das gelingt, indem sie Außer-Haus-Verkäufe mittels  integriertem Bestellsystem managen und so für zusätzlichen Umsatz sorgen. Zudem bieten digitale Management-Funktionen, wie ein Online-Reservierungssystem, die Möglichkeit, die Kapazität vor Ort besser auszulasten und gleichzeitig die Online-Sichtbarkeit zu erhöhen.

Zettelwirtschaft ade! Buchhaltung wird so einfach und stressfrei wie möglich

Ebenso wichtig wie ein guter Service und zufriedene Gäste, ist das Backoffice, also die administrative Arbeit. Auch hier schaffen digitale Lösungen Abhilfe und ermöglichen es, Prozesse effizienter zu gestalten. Anfang 2022 sorgte die TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung) für alle elektronischen Kassensysteme dafür, dass viele Gastrom*innen ihre Hardware austauschen mussten. Viel einfacher: von Anfang an auf Cloud-Lösungen setzen, sodass die erforderliche Software direkt mit einem Update heruntergeladen werden kann. Dazu kommt, dass alle steuerlich relevanten Transaktionen direkt und sicher verschlüsselt versendet werden können, sodass die bürokratischen Hürden der Buchhaltung deutlich minimiert werden. Im digitalen Kassenbuch können so Preise und Belege digital hinterlegt und auf Knopfdruck finanzamtkonforme GoBD- und Datev-Berichte erstellt werden. Das spart Zeit und Geld bei der Kommunikation mit der Steuerberatung und den Finanzämtern. Zudem bewahrt die digitale Buchhaltung Gastrom*innen vor Überraschungen am Ende des Monats, indem sich Geschäftszahlen zu jeder Zeit und von überall einsehen lassen. Detaillierte Berichte geben Aufschluss über den Umsatz des gestrigen Tages, den der Stundenumsatz nach Rechnungszeitpunkt oder die Beliebtheit von Speisen und Getränken. So lässt sich zum Beispiel schnell feststellen, was gut ankommt und was vielleicht wieder von der Speisekarte genommen werden sollten.

In der Gastronomie bilden digitale Technologien den Schlüssel zum Erfolg. Sie vereinfachen Prozesse während und abseits des laufenden Betriebs, sodass Bestellungen und Bezahlung leicht von der Hand gehen und administrative Arbeit nicht mehr für Kopfzerbrechen sorgt. Das Ergebnis: Die Kassen klingeln und Gastrom*innen können sich aufs Wesentliche, die Gäste, konzentrieren.

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