Ob Girocard, Kreditkarte oder mobiles Bezahlen per Smartphone – digitale Zahlungsmethoden gehören mittlerweile vielerorts zum Standard. Auch in der Gastronomie hat sich das bargeldlose Bezahlen etabliert. Dennoch stößt die geplante gesetzliche Pflicht zur Annahme digitaler Zahlungsmittel ab 2027 auf geteilte Meinungen in der Branche. Ziel der Bundesregierung ist es, Verbraucher beim Bezahlen mehr Wahlfreiheit zu ermöglichen. Viele Gastronomen sehen darin jedoch eine zusätzliche Belastung: Technische Herausforderungen, Investitionskosten und potenzieller bürokratischer Mehraufwand sorgen für Verunsicherung. Dabei bieten sich auch Chancen: Gastronomen, die sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen, können die Einführung elektronischer Zahlungsoptionen nicht nur als Pflichterfüllung, sondern als strategischen Hebel für effizientere Abläufe, mehr Transparenz und einen verbesserten Service für die Gäste nutzen.
Bestandsaufnahme: Wo steht die Branche aktuell?
Digitale Bezahlverfahren sind in vielen Betrieben längst angekommen – allerdings mit deutlichen Unterschieden je nach Konzept und Betriebsform. Laut dem orderbird Gastrostimmungsbarometer 2024 bieten rund 85 Prozent der gastronomischen Betriebe Kartenzahlung an. Mobile Bezahlmethoden via Apple Pay, Google Pay oder Wallet werden hingegen nur von der Hälfte der Betriebe unterstützt. Hinzu kommen große Unterschiede innerhalb der Branche: In Bäckereien beispielsweise wird noch immer fast 80 Prozent bar bezahlt. Auch bei Take-away-Produkten (69 Prozent) oder an Foodtrucks (63,3 Prozent) dominiert weiterhin das Bargeld. Gleichzeitig zeigt sich in diesen Bereichen ein klarer Trend zur Digitalisierung. Beispielsweise stieg der Anteil der Kartenzahlungen bei Snacks und Take-away-Produkten von 5,1 Prozent im Jahr 2022 auf fast 30 Prozent im Jahr 2024.
Warum ist ein Umdenken hin zum elektronischen Bezahlen sinnvoll?
Gäste erwarten heutzutage ein reibungsloses Erlebnis – vom ersten Blick auf die Speisekarte bis zur Bezahlung. Lange Wartezeiten für die Rechnung oder komplizierte Teilzahlungen sind in einer zunehmend digitalen Welt nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen wünschen sich viele einen Service, bei dem sich das Bezahlen einwandfrei in die Erfahrung während des Restaurantbesuchs einfügt. Damit einhergehend erwarten immer mehr Gäste eine flexible Auswahl an Zahlungsmethoden und sehen bargeldlose Optionen nicht mehr als Extra, sondern als Selbstverständlichkeit an. Das zeigt eine aktuelle YouGov Studie, in der 62 Prozent der Befragten angeben, dass bargeldloses Bezahlen in Restaurants möglich sein sollte. Gastronomen, die ausschließlich auf Bargeld setzen, riskieren zudem einen Teil ihrer Zielgruppe zu verlieren – insbesondere die jüngeren Generationen legen viel Wert auf elektronische Bezahlmöglichkeiten. Mit 71 Prozent halten die 18- bis 24-Jährigen bargeldlose Zahlmethoden in Restaurants für wichtiger als in anderen Bereichen wie dem Supermarkt oder Einzelhandel.
Welche digitalen Lösungen zur Umsetzung gibt es – und welche haben sich bewährt?
Mittlerweile stehen Gastronomen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung, mit denen sich digitale Zahlungsoptionen in den Betriebsalltag integrieren lassen. Mobile Kassensysteme mit integriertem Kartenterminal funktionieren unabhängig von einem stationären Kassensystem und eignen sich damit besonders für kleine Betriebe oder mobile Konzepte. Komplexere Systeme mit stationärer Kasse und mobilen Endgeräten hingegen bieten weitere integrierte Funktionen, bei denen Bestellungen, Zahlungen und sogar Buchhaltung miteinander verknüpft sind. In der Praxis zeigt sich: Betriebe, die frühzeitig auf eine integrierte Lösung gesetzt haben – also Systeme, bei denen Kasse und Zahlterminal miteinander kommunizieren – profitieren heute nicht nur von mehr Flexibilität im Zahlungsablauf, sondern auch von reibungslosen Abläufen. Beispielsweise lassen sich Bestellungen so direkt ohne Laufwege an die Küche übermitteln oder wertvolle Einblicke ins Tagesgeschäft, etwa zur Umsatzentwicklung oder zu Stoßzeiten, gewinnen. Sind die Zahlungen direkt mit dem Bon und der Umsatzdokumentation verknüpft, profitieren Gastronomen zudem von mehr Transparenz und weniger manueller Nacharbeit, da sie sich keine zusätzlichen Gedanken um eine ordnungsgemäße Kassenführung machen müssen.
Was hilft beim Umstieg auf digitale Kassensysteme – und worauf sollten Betriebe achten?
Ein zentraler Aspekt ist die Auswahl des passenden Systems – denn nicht jedes Kassensystem ist für jeden Betrieb geeignet. Entscheidend ist, dass die Technik zur betrieblichen Realität passt. In Fast-Casual- oder mobilen Konzepten kommt es bspw. vor allem auf Tempo, einfache Abläufe und ortsunabhängige Flexibilität an. In klassischen Restaurants hingegen bieten zusätzliche Funktionen wie Gangsteuerung oder flexible Trinkgeldoptionen einen weiteren Mehrwert, sodass sich die Investition in ein komplexeres System lohnt.
In jedem Fall sollte die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben frühzeitig mitgedacht werden. Das heißt, Kassensysteme müssen eine zertifizierte Online-TSE besitzen und die Anforderungen der KassenSichV, GoBD und GDPdU erfüllen. Damit einhergehend sorgt ein digitales Kassenbuch für die nötige Transparenz aller Transaktionen und auch die automatische Erstellung finanzamtkonformer Exporte bringt zusätzliche Sicherheit und minimiert den bürokratischen Aufwand für Gastronomen. Ein verlässlicher Support, regelmäßige Updates und die Möglichkeit zur Erweiterung, etwa durch zusätzliche Funktionen wie ein QR-Code Bestellsystem machen ein System zukunftssicher. Neben der Wahl der passenden Hard- und Software ist vor allem die frühzeitige Einbindung des Teams entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung. Mitarbeitende sollten nicht nur technisch geschult, sondern auch inhaltlich mitgenommen werden – insbesondere, wenn zuvor mit einer offenen Ladenkasse gearbeitet wurde. So lassen sich mögliche Hemmschwellen abbauen und die Akzeptanz im Team stärken. Dabei fällt der Einstieg heute leichter, als oft angenommen, denn moderne Kassensysteme sind in der Regel intuitiv bedienbar. Nicht zuletzt sollte auch die Perspektive der Gäste berücksichtigt werden. Die Bezahlung muss unkompliziert, schnell und intuitiv funktionieren – egal ob bar, per Karte oder via Smartphone. Gastronominnen, die hier positive Erlebnisse schaffen, erhöhen nicht nur die Zufriedenheit, sondern stärken auch die Bindung an den Betrieb.
Fazit: Pflicht oder Chance?
Die geplante Verpflichtung zur Annahme digitaler Zahlungsmittel erzeugt zweifellos Handlungsdruck in der Branche – kann aber zugleich ein wertvoller Impuls sein, bestehende Abläufe zu überdenken und den eigenen Betrieb zukunftsfähig aufzustellen. Die Einführung elektronischer Zahlverfahren bietet die Chance, Prozesse effizienter zu gestalten, das Tagesgeschäft transparenter zu gestalten und fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Gastronomen, die die Umstellung strategisch angehen und dabei sowohl das Team als auch die Gäste im Blick behalten, schaffen die Grundlage für ein Gastronomiekonzept, das modernen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig Raum für persönliche Gastlichkeit lässt.
