Belegausgabepflicht – die rechtliche Grundlage
Seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet § 146a der Abgabenordnung (AO) alle Unternehmen mit elektronischem Aufzeichnungssystem zur Belegausgabe bei jedem Geschäftsvorfall – das gilt jedenfalls noch so lange, bis die neue Regierung eine Gesetzesänderung veranlasst.
Stand heute bedeutet das: Jeder Kunde muss bei Zahlung einen Kassenbeleg erhalten, unabhängig davon, ob dieser in Papierform oder digital erstellt wird.
Wichtige Fakten zur Belegausgabepflicht:
- Die Belegausgabe ist verpflichtend, die Mitnahme durch den Kunden jedoch freiwillig.
- Betriebe mit offener Ladenkasse (ohne elektronisches System) sind nicht zur automatischen Belegausgabe verpflichtet. Aber auf Wunsch des Kunden muss ein handschriftlicher Beleg erstellt werden.
- Der Beleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen insbesondere die fortlaufende Transaktionsnummer, Datum, Uhrzeit, Betrag, Steuersatz, Zahlungsart, Name des Unternehmens.
Diese gesetzlichen Vorgaben dienen der Manipulationssicherheit und der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Umsätze – ein zentrales Ziel der Finanzverwaltung.
Zwischenrechnungen: Praktisch notwendig, aber gefährlich
In der Gastronomie gehören sogenannte Zwischenrechnungen zum Alltag. Ob zur Übersicht über die aktuelle Tischbestellung, bei größeren Gruppen oder bei Tischsplits – oft werden diese Vorabrechnungen vor dem finalen Kassenbon erstellt.
Was ist eine Zwischenrechnung?
Eine Zwischenrechnung ist ein vorläufiger, nicht steuerlich relevanter Beleg, der eine Übersicht über den aktuellen Stand eines Tischumsatzes enthält. Sie dient in erster Linie der internen Kommunikation zwischen Servicepersonal und Küche – oder als Orientierung für Gäste bei der Aufteilung.
Problematisch wird es, wenn:
- Zwischenrechnungen fälschlich als offizieller Beleg angesehen werden.
- Zwischenrechnungen ohne Vermerk als vorläufiger Beleg an Kunden ausgegeben werden.
- Zwischenrechnungen nicht eindeutig mit der Endabrechnung verknüpft sind.
In einer Betriebsprüfung kann dies schnell zu einer Intransparenz führen und mit größerem Aufwand für den Gastronomen verbunden sein, die Transaktionskette aufzuarbeiten.
Die Bedeutung der Transaktionsnummer
Ein zentrales Element der Belegausgabepflicht ist die fortlaufende Transaktionsnummer. Sie stellt sicher, dass jede Buchung nachvollziehbar ist – vom ersten Buchungsschritt bis zur Zahlung.
Weshalb sind Transaktionsnummern so wichtig?
- Sie erlauben die lückenlose Nachverfolgung jeder einzelnen Buchung.
- Sie schaffen die Verbindung zwischen Zwischenrechnung und Endrechnung.
- Sie dienen als Beweismittel bei steuerlichen Außenprüfungen.
Wichtig zu wissen: Wenn Zwischenrechnungen – aus betrieblichen Gründen – doch an Gäste herausgegeben werden müssen, sollten sie stets eine Transaktionsnummer enthalten, die eine spätere Verbindung zur Endabrechnung erlaubt. Nur so kann gegenüber den Prüfern zweifelsfrei erklärt werden, dass die Umsätze korrekt verbucht wurden.
Zwischenrechnungen: Was prüft das Finanzamt konkret?
Unsere Erfahrungen zeigen: Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie liegt der Fokus oft auf der Kassenführung. Zwischenrechnungen und nicht dokumentierte Geschäftsvorfälle sind dabei ein häufiger Streitpunkt. Das interessiert die Prüfer:
- Sind alle Geschäftsvorfälle vollständig und zeitnah aufgezeichnet?
- Gibt es Belege, die an Kunden ausgegeben wurden, ohne dass sie einer Buchung zugeordnet werden können?
- Wurden Zwischenbelege erstellt, die im System nicht mehr auffindbar sind?
- Fehlen Transaktionsnummern oder sind diese nicht durchgängig?
Nicht selten liegen Betriebsprüfern anonyme Kontrollmitteilungen vor. In der Folge führen sie dann in einer Betriebsprüfung einen tatsächlichen Abgleich zwischen dem dann vorliegenden Zwischenbeleg und Endbeleg.
Negative Konsequenzen bei Verstößen
Lässt sich nicht mehr rekonstruieren, dass der Zwischenbeleg (in Form des Endbeleges) tatsächlich in der Buchhaltung berücksichtigt worden ist, kann dies zu einem formellen Fehler führen und in der Folge auch eine Hinzuschätzung begründen.
Mögliche Konsequenzen:
- Hinzuschätzungen der Umsätze durch das Finanzamt (oft auf Basis von Erfahrungswerten oder Vergleichsbetrieben)
- Steuernachzahlungen
- Bußgelder wegen formaler Verstöße
Diese Folgen können nicht nur teuer werden, sondern auch den Ruf und den Fortbestand eines Gastronomiebetriebs gefährden.
Konkrete Handlungsempfehlungen zu Zwischenrechnungen
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Gastronomiebetriebe proaktiv handeln und ihre Prozesse rund um Zwischenrechnungen und Belegausgabe auf den Prüfstand stellen.
Unsere Empfehlungen:
- Zwischenrechnungen klar kennzeichnen: z. B. mit „Vorabbeleg – nicht zur Zahlung“
- Nur Endrechnungen an Gäste aushändigen – mit allen Pflichtangaben
- Zwischenbelege niemals als Zahlungsnachweis nutzen
- Verbindung zur Endrechnung sicherstellen: Verknüpfte Transaktionsnummer oder eindeutige Tisch-ID
- Kassensystem auf Vollständigkeit prüfen: Ist jede Transaktion nachvollziehbar?
- Regelmäßige Kassenberichte archivieren – auch elektronisch
- Mitarbeiterschulung: Jeder im Team muss wissen, welche Belege er/sie ausgeben darf
- Rücksprache mit Ihrem Steuerberater und/oder Kassenanbieter, wenn Unklarheiten bestehen
Ein zuverlässiges, GoBD-konformes Kassensystem mit Dokumentationsfunktion und automatischer Nummerierung ist dabei ein wichtiger Schlüssel zur Rechtssicherheit.
Fazit: Vorsicht mit Zwischenrechnungen – lieber sicher handeln
Zwischenrechnungen sind im Gastro-Alltag kaum wegzudenken. Umso wichtiger ist es, folgende Punkte im Blick zu haben:
- Zwischenrechnungen nicht als Endbelege behandeln und nicht an Kunden herausgeben
- Transaktionsnummern nutzen und dokumentieren
- Kassensystem regelmäßig prüfen
- Endbelege ordnungsgemäß ausstellen und archivieren.
Dann sollten Sie bei anstehenden Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite sein.
