Stolpersteine in der Tagungsplanung – und wie man Trainer glücklich macht
Laut der deutschlandweiten ELO-Trainerumfrage 2025 steht an erster Stelle der häufigsten Fehlerquellen eine ungenügende Dreiecks-Kommunikation zwischen Veranstaltungsbucher, Trainer und Hotel. Nach Angaben von 23 Prozent der Befragten werden Räume zwar oft wie vom Bucher bestellt vorbereitet, jedoch nicht wie vom Trainer gewünscht. Des Weiteren beklagen Trainer eine unzureichende Kommunikation hinsichtlich sich verändernder Teilnehmerzahlen, abweichende Vorkenntnisse der Teilnehmer oder nicht weitergegebene Unterlagen.
Klare Kommunikation im Vorfeld verhindert Fehler vor Ort
Als größter Stolperstein in der Kommunikation zwischen Trainer und Veranstaltungsbucher wurde fehlende Klarheit hinsichtlich der Lernziele einer Weiterbildungsmaßnahme genannt. „Einerseits werden Lernziele nicht eindeutig vom Kunden vermittelt, andererseits haben auch nur wenige Trainer den Mut, einem Kunden aufzuzeigen, dass eine gewünschte Maßnahme oder Vorgehensweise so die erwarteten Ergebnisse nicht bringen wird“, lautet die Erklärung eines an der Umfrage teilnehmenden Trainers. Reinhard Peter, Projektleiter der Exzellenten Lernorte, analysiert: „Damit wird die Frustration nur ans Ende einer Veranstaltung verlegt, anstatt bereits im Vorfeld abweichende Erwartungen oder Inhalte klar zu kommunizieren und aufeinander abzustimmen. Überhaupt zeigt die aktuelle Trainerumfrage, dass ein Großteil der Fehler und Ärgernisse während einer Veranstaltung auf Versäumnisse bei der Planung zurückzuführen sind.“
Doch nicht nur hinsichtlich der Kommunikation im Veranstaltungsvorfeld hat die ELO-Trainerumfrage 2025 Verbesserungspotenzial aufgezeigt. Auch hinsichtlich der Kenntnis von Trainingsabläufen, Methoden und Voraussetzungen sehen Seminarleiter sowohl seitens der sie betreuenden Teams in manchen Tagungshotels als auch seitens der sie beauftragenden Weiterbildungsplaner Nachholbedarf.
Hotels punkten mit Flexibilität und verlässlicher Technik
Ganz oben auf der Wunschliste der Seminarleiter und Trainer an Tagungshotels steht mehr Flexibilität bei der Zeitplanung, insbesondere für Kaffeepausen. Außerdem hat sich der Bedarf nach zusätzlichen Räumen erhöht, mit denen sich Seminare abwechslungsreicher gestalten lassen. 40 Prozent der Trainer geben an, dass sie hierfür einen Ortswechsel nach draußen durchführen würden, falls möglich. Ganz und gar nicht flexibel sind Trainer dagegen in puncto Qualität von Technik und Moderationsmaterialien: Zu oft finden sie laut Umfrage minderwertige Produkte, leere Stifte oder lückenhafte Moderatorenkoffer vor. Tagungsexperte Reinhard Peter erklärt: „Seminarleiter erkennen oft bereits beim ersten Strich übers Flipchart, ob sie in einem professionellen Tagungshotel gelandet sind oder in einem Haus, das lediglich freie Raumkapazitäten anbietet, dem es jedoch an Ernsthaftigkeit und Know-how mangelt. Die Kooperation der Exzellenten Lernorte dagegen garantiert mit ihrem Leistungsversprechen nicht nur hochklassige Tagungstechnik, zeitlose Kaffeepausen und eine professionelle Betreuung vor Ort, sondern fördert schon bei der Veranstaltungsplanung aktiv den Dialog mit dem Trainer, sodass Seminare und Meetings ganz nach dessen Wünschen ablaufen.“
