Trotz des zunehmenden Trends zur Remote-Arbeit und virtuellen Zusammenarbeit bleiben persönliche Treffen ein unverzichtbarer Bestandteil von Arbeitsprozessen – und gewinnen sogar deutlich an Relevanz: 77 Prozent der Veranstaltungen sollen zukünftig in Präsenz stattfinden. Unternehmen buchen 53 Prozent ihrer Meetings in externen Locations, um ausreichend Abstand zum Tagesgeschäft
sicherzustellen. 86 Prozent der externen Meetings werden dabei bevorzugt in flexiblen Coworkingspaces gebucht. Zu diesem Ergebnis kommt eine qualitative Studie über die Veränderungen der Arbeits- und Meetingkultur in Unternehmen, die von Design Offices und HRS bei Drees & Sommer in Auftrag gegeben wurde. Befragt wurden sowohl Meetingplanende als auch Teilnehmende.

Die Ansprüche und Erwartungen an Präsenzmeetings waren in den Unternehmen noch nie so hoch wie heute. Dabei bestimmen drei zentrale Faktoren den Erfolg: Qualität, Effektivität und Inspiration. Laut den Befragten steigt die durchschnittliche Zeit von Präsenzmeetings von 60 Minuten auf bis zu vier Stunden. Einzelne Meetings werden sukzessive länger und inhaltlich gewichtiger, das erfordert eine hohe Aufenthaltsqualität in den Innen- und Außenräumen. Daher verlieren unternehmensinterne Räume aufgrund mangelnder Eignung und Attraktivität immer mehr an Bedeutung. Besonders wertvoll ist laut Aussagen der Befragten der Atmosphärenwechsel, denn die Ergebnisse seien außerhalb gewohnter Räumlichkeiten deutlich effektiver und insbesondere kreativer.

Freiraum für inhaltliche Fokussierung

Im Durchschnitt plant jede Führungskraft mindestens ein Präsenzmeeting pro Woche. Dafür benötigen Führungskräfte mehr Zeit und Kapazitäten, um sich auf die Inhalte der Meetings und deren erfolgreichen Verlauf zu konzentrieren. Das bedeutet gestiegene Anforderungen nicht nur an Raum und Setting, sondern vor allem an die inhaltliche Vorbereitung.

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes bevorzugen 90 Prozent der Befragten Innenstadtlagen. Zeitersparnis durch kurze An- und Abreisezeiten sowie die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind aus Sicht der Befragten entscheidende Argumente. Innenstadtlagen bieten zudem attraktive Zusatzangebote für Rahmenprogramm und für Socializing, das für die Befragten um 60 Prozent wichtiger geworden ist.

“Ergebnisorientierte Meetings erfordern in der heutigen Arbeitswelt zunehmend wieder Präsenz, die Hebelwirkung für die Teams und die Performance in den Unternehmen ist enorm“, erklärt Dr. Joachim Gripp, CEO von Design Offices und Auftraggeber der Studie. „Gerade im Hinblick auf Location, Erlebnisqualität und effiziente Abwicklung sind unterstützende Experten wie wir von Design Offices gefragter denn je.”

Gestiegene Qualitätsanforderungen an Präsenzmeetings

In der Fokusgruppe der Event- und Meetingplaner zeichnet sich ein höherer Anspruch an die Organisation von Veranstaltungen ab. 71 Prozent der Planenden wollen flexible Flächenangebote nutzen, mit dem Wissen, dass Kollaboration anstelle von Frontalbeschallung Teamergebnisse kreativ fördert. Sie erwarten professionellen Support, der sie von Routinearbeiten entlastet und gleichzeitig das Niveau aller Rahmenbedingungen steigert. Faktoren wie ein kompetenter Ansprechpartner als zuverlässiger Rundum-Service, hochwertiges Catering sowie Plug & Play bei Räumen und Technik spielen für Planer die entscheidende Rolle.

Workshop für eine effiziente Meeting- und Eventplanung

Aus den Erkenntnissen der Studie hat Design Offices einen Workshop konzipiert, der sich mit der Eventorganisation in der neuen Arbeitswelt befasst und Unternehmen einen Leitfaden mit Fokus auf eine
MICE-Gelinggarantie an die Hand gibt. Zielgruppe des Workshops sind Eventplaner aus Unternehmen und Agenturen. Die Workshops bieten wertvolle Einblicke und praktische Tipps für die Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen, die sowohl den Anforderungen der modernen Arbeitswelt als auch den Erwartungen der Teilnehmenden gerecht werden.

„Mit unserer MICE-Gelinggarantie möchten wir Unternehmen dabei unterstützen, Meetings und Events als strategisches Instrument zur Förderung von Zusammenarbeit, Innovation und Bindung innerhalb ihrer Organisationen zu nutzen“, erklärt Daniel Knöller, Commercial Director und verantwortlich für das MICE-Geschäft bei Design Offices. „Unsere Workshops bieten eine Plattform für den Austausch von Best Practices und die Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen, die den Bedürfnissen unserer Kunden entsprechen.“

Die Teilnahme an den Workshops ist kostenlos und offen für alle Interessierten.

Mehr Informationen

Die vollständigen Studienergebnisse können kostenlos bei Design Offices angefordert werden.

Über das Studiendesign

Drees & Sommer führte im Auftrag von Design Offices und HRS im Q3/Q4 2023 eine explorative Studie zum Event- und Meetingverhalten von Mitarbeitenden in der hybriden Arbeitswelt mittels einem bewährten Methodenmix (empirische Onlineerhebung mit tiefenpsychologischen Interviews) durch. An der Erhebung nahmen insgesamt 161 Personen (31% Meetingteilnehmende, 69% -planende) teil. Konkreter Anlass der Studie waren die Veränderungen in der Arbeits- und Meetingkultur und die damit verbundenen Arbeitsweisen sowie Erwartungshaltungen, welche die beiden Auftraggeber im regelmäßigen Kundenfeedback wahrnahmen. Ziel war es, eine Zustandsanalyse zu erlangen und dadurch zukünftige Anforderungen offenzulegen.