„Die Scheu der Gastronomen vor Kassennachschauen und der großen Schwester, der Betriebsprüfung, ist ganz natürlich. Wann hat eine Prüfung jeglicher Art jemals Spaß gemacht? Dennoch sind wir uns sicher, dass ehrliche Gastronomen und Händler mit unseren Tools entspannt aufatmen können“, so Dr. Mirco Till, Geschäftsführer der Gastro-MIS in Gräfelfing bei München. So unverständlich es dem einen oder anderen Betroffenen erscheinen möge, so logisch sei die Konsequenz gerade nach einem Jahr wie diesem, die Steuersünder aufspüren zu wollen. Ja, die deutsche Wirtschaft sei geschwächt, aber unrechtmäßig einbehaltene Steuern würden das Haushaltsbudget noch mehr schwächen und damit in Konsequenz auch die Gelder, die für Hilfsmaßnahmen ausgegeben werden könnten, so Dr. Mirco Till.

Infografik: Kassennaschau bei TSE-Kassen

Stufe 1 – Bonpflicht erfüllt?

Im Sinne der verdeckten Kassennachschau dürfen die Prüfer jederzeit unangemeldet und ohne sich zu erkennen zu geben, Testkäufe in den Betrieben tätigen. Erfüllt der Betrieb in dieser Phase die erforderlichen Kriterien, ist die Prüfung beendet bevor sie richtig begonnen hat. Konkret geht es zunächst einmal darum, ob der Beleg ungefragt ausgehändigt wird – gedruckt oder digital. 

Stufe 2 – Technische Sicherheitseinrichtung ordnungsgemäß?

Bereits auf dem Bon ist für den Prüfer ersichtlich, ob der Betrieb die mit dem 1. Oktober 2020 zwingend erforderliche TSE im Einsatz hat – unabhängig davon, ob die Hardware als SD-Karte, als Druckerintegration oder als USB-Stick im Einsatz ist. Fehlen die eindeutigen Transaktionsdaten oder die markante Signatur, gilt die Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung als nicht erfüllt.

Härtefallnachweis bei nicht aufgerüstetem System

Für den sich in der Prüfung befindlichen Betrieb gibt es dafür nur eine Entschuldigung: Er erfüllt nachweislich die für das jeweilige Bundesland eindeutigen Bedingungen des Härtefalls. Diese weichen in den Ländern teilweise voneinander ab, sodass die Konsultation eines Steuerberaters ratsam ist. In der Großzahl der Bundesländer zählt die rechtzeitige Bestellung der Technischen Sicherheitseinrichtungen zu den Bedingungen. Wer das bis jetzt noch nicht getan hat, sollte sich dringend einen technischen Integrationspartner suchen und dort die Einrichtung beauftragen. Liegt kein Härtefall vor, bleibt dem Prüfer nämlich kaum eine andere Wahl als direkt zu Stufe 5, also der Betriebsprüfung, in der Regel mit Betriebsunterbrechung, überzugehen.

Stufe 3 – Scan des QR-Codes

Ist die TSE vorhanden, geht die Prüfung, welche übrigens seit Erhalt des Belegs bisher nur wenige Sekunden gedauert hat, weiter. Befindet sich der optionale Prüf-QR-Code auf dem Bon, kann er vom Prüfer unter Verwendung geeigneter Prüfsoftware (zum Beispiel AmadeusVerify) gescannt werden. Anders als bei dem QR-Code, der lediglich zum digitalen Bon verlinkt, sind in diesem Code bereits unter anderem alle Transaktionsdaten verschlüsselt hinterlegt. Das automatische Entschlüsseln dieser Daten erlaubt dem Prüfer eine schnelle Sichtprüfung. Im Grunde untersucht er die Signatur und vergleicht, ob die auf dem Bon in Klartext befindlichen Daten mit den in der TSE gespeicherten und als QR-Code verschlüsselten Daten übereinstimmen. Ist hier alles in Ordnung, hat die gesamte Prüfung, den Testkauf nicht eingerechnet, unter einer Minute gedauert. 

Stufe 4 – TAR-File Export

Enthielt der Beleg keinen Prüf-QR-Code oder war die schnelle Sichtprüfung nicht erfolgreich, lässt sich der Prüfer TAR-Files aus der TSE aushändigen. Wie das unter Windowsnutzern deutlich bekanntere Winzip, ist auch TAR ein Komprimierungs- bzw. Packprogramm, das ein Datenarchiv aus dem Dateisystem der TSE erzeugt und exportiert. Die für TSE-Exporte vorgeschriebenen TAR-Files entschlüsselt der Prüfer wieder mit seiner Prüfsoftware und erhält einen Vergleich der Transaktions- und Sicherheitsdaten von Beleg und TSE. Sind alle Daten schlüssig, ist die Prüfung nach wenigen Minuten beendet.

Stufe 5 – Betriebsprüfung 

Lassen die TSE-Daten zu wünschen übrig oder wurde der Härtefall nicht nachgewiesen, kann der Prüfer eine Betriebsprüfung in unterschiedlicher Intensität und sogar mit Betriebsunterbrechung anordnen. Viel Zeit kann an dieser Stelle mit der DSFinV-K Schnittstelle gespart werden. Ist sie implementiert, genügen eventuell schon die damit aus der Kasse exportierten Daten, um den Prüfer von der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu überzeugen. In diesem Fall war keine Unterbrechung des Betriebsablaufs notwendig. Ohne bzw. mit nicht überzeugender DSFinV-K Integration kann allerdings eine Betriebsprüfung in herkömmlichem Sinne angeordnet werden. Diese beinhaltet dann sehr wahrscheinlich auch eine Betriebsunterbrechung u.a. mit Prüfung des Kassenbestands per Kassensturz und Blick ins Kassenbuch. In diesem Fall sprechen wir von einer Prüfungsdauer von Stunden oder gar Tagen.

Kassennachschau und Betriebsprüfung vorher schon proben 

Wer diese Aussichten als nicht erfreulich ansihet, kann schon vor einer angeordneten Prüfung selbst die Probe aufs Exempel durchführen. Mit AmadeusVerify bietet die Gastro-MIS eine nutzerfreundliche Software, die den Angaben des Unternehmens nach binnen weniger Minuten prüft, ob Technische Sicherheitseinrichtung und Kassenschnittstelle DSFinV-K korrekt eingebunden sind. Für die Prüfung mit der komfortablen Benutzermaske sind die zu prüfenden Belege zu scannen oder TAR-Files und DSFinV-K Exporte hochzuladen. Als Ergebnis sollen unmittelbar danach alle Mängel angezeigt werden. Das können beispielsweise fehlende oder nicht übereinstimmende Daten sein. Das Testergebnis kann dann dem Techniker des Vertrauens vorgelegt werden, sodass dieser Einsicht erhält, an welcher Stelle noch nachzubessern ist.

„Durch unsere Kassen und Kassenerweiterung Amadeus Kassenbuch durften wir bereits in der Vergangenheit an Betriebsprüfungen unserer Kunden teilhaben und wissen, dass eine ausführliche Prüfung völlig unabhängig vom Ausgang erst einmal Stress bedeutet. Die Prüfschritte zuvor selbst schon einmal durchzuspielen, kann viel Druck aus der Angelegenheit nehmen und helfen, dem Prüfer einen sicheren Eindruck zu vermitteln.„, ergänzt Dr. Till seine vorige Anmerkung.

Online-Workshop: Optimal vorbereitet auf Kassennachschau und Betriebsprüfung

Am Dienstag, 27.10.2020, ab 15.30 Uhr, sprechen wir in ca. 60 Minuten mit Dr. Till und Rechtsanwalt Höfer darüber, wie eine Betriebsprüfung mit den neuen TSE-Kassen aussieht und worauf sich Gastronomen und Hoteliers einstellen müssen. Die Experten geben ihr Insiderwissen weiter und bereiten die Teilnehmer optimal auf eine Kassennachschau vor. Hier geht es zur Anmeldung zum Experten-Workshop am 27.10.2020. Mit dem Rabatt-Code „ggm“ erhalten Sie ein Ticket um 50 % vergünstigt.