Um den Zugang vieler Personen zu verschiedenen Zeiten und zu unterschiedlichen Bereichen systematisch zu regeln, kommen elektronische Zutrittsmanagementlösungen zum Einsatz. Individuell abgestimmte Hard- und Software, die in das hauseigene Serversystem integriert werden, ermöglichen dabei die zentrale Steuerung von Prozessen. Dadurch lassen sich zahlreiche Vorgänge vereinfachen und automatisieren, während der gewonnene Überblick gleichzeitig die Sicherheit aller Beteiligten verbessert.
Zentral zum Ziel
Je nach Ausrichtung, Zielgruppe und Philosophie stellt jedes Gasthaus spezielle Anforderungen an die eigene Infrastruktur sowie an Sicherheit, Komfort und Ästhetik. Auch bauliche Gegebenheiten spielen dabei eine entscheidende Rolle. Systeme mit modularer Struktur bieten hier die Möglichkeit, ausgewählte Prozesse und Bereiche gezielt zu digitalisieren und nach Bedarf schrittweise zu erweitern. Einen guten Ausgangspunkt bietet hier eine Softwarebasis, die sich von einer schlanken Service-Lösung bis zu einem umfassenden Verwaltungspaket konfigurieren lässt, wie etwa die MTZ® Hotel Solution von Miditec. Von der Zutrittskontrolle über Raumsteuerung bis zur Gebäudesicherheit kann das technische Hotelmanagement dabei ganzheitlich und zentral abgewickelt werden.
Harte Fakten
Neben einem passenden Konzept für die Umsetzung braucht es vor allem die richtige Hardware. Anders als oft vermutet, besteht auch ohne großen baulichen Aufwand die Möglichkeit, der eigenen Infrastruktur ein Update zu verpassen. Hier können batteriebetriebene elektronische Schließsysteme wie das milock Focus oder Wandleser den Zutritt zu Räumen, Korridoren und Etagen regeln. Gesteuert werden sie über personalisierte Chipkarten, die mit einem RFID-Transponder ausgestattet sind, oder mithilfe einer App, die über Bluetooth Low Energy (BLE) mit dem Leser kommuniziert. Wem diese Möglichkeit der Kontrolle noch nicht ausreicht, der kann die Türterminals im Onlinebetrieb komplett in die MTZ® Hotel Solution integrieren. Damit steht der Weg zu einer individuellen Steuerung jedes einzelnen verbundenen Zimmereingangs offen. Für eine komfortable Verwaltung sorgt neben der individuellen Zuweisung von Berechtigungen eine Zuordnung von Gästen und Mitarbeitern zu Zutrittsgruppen, die sich nach bestimmten Regeln gliedern.
Wer nicht kommt zur rechten Zeit
Ist ein elektronisches Zutrittsmanagement erst einmal installiert, lassen sich Zugangsberechtigungen ohne großen Aufwand festlegen, umprogrammieren und widerrufen. Steht im Saal etwa bis um 11 Uhr ein Frühstücksbuffet, gefolgt von einer Konferenz um 12 Uhr, erhalten am Vormittag alle Gäste die Möglichkeit, einzutreten – ab Mittag dann nur noch die geladenen Teilnehmer. Hier übernimmt die Technik nicht nur eine wichtige Kontroll- und Sicherheitsfunktion, sondern sie ermöglicht auch die effektive Nutzung und Belegung vorhandener Räumlichkeiten. Genauso präzise kann das System den Zugang für verschiedene externe Personen und Gruppen zu einzelnen Gebäudeteilen, Etagen oder Zimmern regeln. So lassen sich verschiedene Zeitfenster für Servicekräfte, Lieferanten und weitere Dienstleister nach Bedarf einrichten. Doch nicht nur in Bezug auf Arbeitsabläufe sorgen zentrale Lösungen für Erleichterung. Auch auf Kundenseite spiegelt sich der höhere Komfort wider.
Digital? Genial!
Nicht selten ergeben sich Verzögerungen in Reiseplänen oder kurzfristige Umbuchungen. Ermöglicht ein digitalisiertes Zugangssystem den Check-in rund um die Uhr, kann diese Serviceleistung aufkommenden Stress bei Gästen minimieren. Über die Eingabe der Buchungsnummer an einem Self-Service-Terminal bekommen Reisende dann beispielsweise 24/7 automatisch ihre Zimmerkarte ausgehändigt. Regelt eine App den Zutritt, kann diese Anwendung samt Login-Daten bereits mit der Buchungsbestätigung an Kunden verschickt werden. Das beschleunigt nicht nur den gesamten Vorgang und sorgt für höchste Flexibilität, sondern spart auch Personal und Kosten ein. Selbst der Zugang zum Parkplatz oder zur Tiefgarage kann mithilfe von kontaktlosen Scannern mit entsprechendem Berechtigungsnachweis erfolgen. Gleichzeitig erhöht es die Sicherheit für Gäste, da sich der Zugang zu einzelnen Stockwerken präzise steuern lässt. Wege für Tagesbesucher angegliederter Anlagen wie einem Wellness-Bereich oder Sportzentrum können präzise gelenkt werden – ohne andere Gäste zu stören oder die Sicherheit des Hauses zu gefährden. Neben den Vorteilen in puncto Komfort birgt diese Methode auch ein deutlich geringeres finanzielles Risiko. Anstatt bei Verlust eines Schlüssels ganze Schließzylinder austauschen zu müssen, genügt ein Knopfdruck, um eine verlorene Karte zu sperren. Somit gilt: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt!
Im Blick
Dank personalisierter Schlüsselkarte oder App mit Zugangsberechtigung wird einem Missbrauch bereits erheblich entgegengewirkt. Durch die eindeutig zuzuordnenden RFID-Kennzeichnungen bzw. Berechtigungsprofile lässt sich bei Bedarf sogar jeder Zugang über das digitale System rekonstruieren. Gleichzeitig eröffnet diese klare Identifikation eine neue Dimension des Komforts für wiederkehrende Gäste. Wenn das Hotelzimmer als Smart Room voll automatisiert ist, lassen sich die vom Kunden vorgenommenen Einstellungen auf Wunsch in der Zutritts-App oder der Datenbank speichern. So stellt das gebuchte Zimmer beim nächsten Besuch direkt die letzte Konfiguration her und sorgt dafür, dass Stammkunden sich sofort entspannen können. Natürlich endet hier noch nicht der Gestaltungsspielraum eines modernen Hotelmanagements. Je nach Anforderungen ermöglichen Hard- und Software im Baukastenprinzip die Optimierung fast aller operativen Bereiche. Auf Verwaltungsseite kann etwa mit einem digitalisierten Personalwesen die Arbeitszeit direkt über Zutrittskarten erfasst und abgerechnet werden. Mit steigender Vernetzung verbessern sich die Synergieeffekte, denn automatisierte Abläufe vereinfachen den Arbeitsalltag und lassen mehr Zeit für Kundenservice. Das verspricht nicht nur zufriedene Gäste, sondern entlastet auch die Belegschaft. Unterm Strich besteht nicht mehr die Frage, was technisch funktioniert, sondern was ins Konzept passt.
