Trotzdem setzen viele kleine und mittlere Unternehmen aus dem Gastgewerbe heutzutage immer noch auf unterschiedliche, nicht miteinander verbundene Systeme (sog. Insellösungen) zur Prozesssteuerung und -überwachung. Mehr Effizienz, und das sogar prozessübergreifend, bietet da der Einsatz eines ERP-Systems.

Das ERP-System – alle Prozesse auf einen Blick

ERP steht für Enterprise-Resource-Planing und meint ein System, das für die komplette Ressourcenplanung in einem Unternehmen verantwortlich ist. Das zentrale Instrument verwaltet und optimiert dabei die Geschäftsprozesse, die oft parallel ablaufen. Das jeweilige Unternehmen entscheidet selbst, wie das ERP-System ausgestattet sein soll, denn die Basiskomponenten können je nach individuellen Präferenzen der Geschäftsführung oderUnternehmensgröße um weitere Module erweitert werden.

Welche Vorteile bringt der Einsatz einer ERP-Lösung?

Ein ERP-System schont die zeitlichen wie finanziellen Ressourcen eines Unternehmens. Es hilft dabei Prozesse zu koordinieren, zu kontrollieren und zu dokumentieren. Dadurch verschaffen sich Unternehmen, gerade auch im Gastrogewerbe, einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz.

• Zentrale und einheitliche Datenbasis: Jeder Mitarbeiter kann auf die aktuellen und für ihn freigegebenen Daten zugreifen.
• Darstellung der Daten in Echtzeit: Die Daten sind stets aktuell und immer einsehbar.
• Prozessoptimierung: Aufgrund der Daten lassen sich Verbesserungspotenziale schneller erschließen und nutzen.
• Senken der Fehlerquote: Verantwortliche aus Controlling und Reporting können auf zuverlässige Daten zugreifen.
• Abteilungsübergreifendes Arbeiten wird gefördert: Das ERP-System ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Daten verschiedener Abteilungen.

Wo lohnt sich der Einsatz eines ERP-Systems?

Grundsätzlich dient ein ERP-System der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in allen Bereichen des Gastrounternehmens. Dabei muss das ERP-System in der Lage sein, die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens, durch Funktionsmodule abzubilden und somit unternehmensintern alle Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Daten gesammelt, übersichtlich und einheitlich darzustellen.

1. Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft ist ein wichtiger Bereich, der mit dem Einsatz einer ERP-Lösung, Unternehmen aus dem Gastrogewerbe bedeutende Vorteile bringt. Sämtliche Waren können zum Teil automatisiert erfasst werden und die Lagerbestände, zum Beispiel eines Restaurants, sind überall einsehbar und immer auf dem aktuellen Stand. Dank der WaWi lässt sich der Produkteinkauf kosten- und zeitschonend organisieren. Lagerkosten können eingespart werden, Lebensmittel werden auf Bedarf geordert, anstatt zu verderben.

2. Buchhaltung

Auch in Gastrobetrieben unterliegt die finanzielle Buchhaltung strengen gesetzlichen Regelungen. Buchungen müssen zeitnah ausgeführt und die Daten über mehrere Jahre hinweg gespeichert werden. Zudem müssen die Belege zu jeder Buchung abrufbar sein. Das ERP-System kann mit einem Modul ausgestattet werden, das die Buchhaltung von Gastrobetrieben unterstützt. So kann zum Beispiel die Kasse direkt mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden.

3. Personalplanung

Nicht nur die Abrechnung der Gehälter kann die ERP-Software regeln, auch die softwaregestützte Personalplanung kann die HR-Abteilung eines Gastrobetriebes entlasten. Sie enthält die wichtigsten Daten zu jedem Mitarbeiter sowie dessen geplante und spontane Abwesenheiten. Bei Fehlzeiten kann das Unternehmen umgehend agieren und einen Ersatz finden – auf einen Blick dank Mitarbeiter-Dashboard.

4. Marketing und Vertrieb

Gerade in der Hotellerie ist es von Vorteil, ganz gezielt auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden einzugehen. Besucht ein Gast zum wiederholten Mal das Hotel, fühlt er sich sofort gut aufgehoben, wenn sich das ERP-System seine speziellen Vorlieben, wie Zimmertemperatur und Handtuchanzahl, gemerkt hat. Zudem können mit Hilfe der ERP-Software Vertriebskampagnen, beispielsweise zu den Feiertagen, mit wenig Streuverlusten geplant und gesteuert werden.

5. Controlling

Das Controlling hilft Unternehmen dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen: Das Modul erhebt dazu Daten in Echtzeit und vergleicht den derzeitigen Ist-Zustand mit dem gewünschten Soll-Zustand. Dadurch fallen Missstände im Gastrobetrieb sofort auf und Unternehmen können den gewünschten Soll-Zustand bei zielstrebiger Umsetzung zeitnah erreichen.

Entscheidung für das eigene ERP-System – Nie ohne Pflichtenheft

Wenn sich Unternehmen für ein ERP-System entscheiden, ist es zwingend notwendig, wichtige Vorüberlegungen und Entscheidungen zu treffen und diese dann in einer Art Pflichtenheft zu sammeln. Das macht nicht nur den Entscheidungsprozess leichter, es hilft auch bei der Suche nach dem geeigneten Anbieter für die ERP-Software.

Wichtige Anhaltspunkte dabei sind:

• Entscheidung für eine im Idealfall standardisierte Software, die dennoch flexibel ist und mitwächst: Wichtig dabei ist es, auch die Zukunft des Unternehmens in die Planung mit einfließen zu lassen.
• Entscheidung für eine Lösung inhouse oder aus der Cloud
• Entscheidung für personelles und finanzielles Budget
• Entscheidung für den Zeitraum, indem die Software implementiert werden soll

Fazit: Ein ERP-System verschafft Gastrobetrieben mehr Zeit für den Kunden

Dank des Einsatzes eines ERP-Systems können sich Unternehmen aus dem Gastrogewerbe auf das konzentrieren, was in ihrem Geschäftsalltag wirklich wichtig ist: das Zufriedenstellen der Bedürfnisse des Kunden. Diese blicken nicht hinter die Kulissen, sie wissen wenig über die Prozesse und den Stress, den der Alltag in einem Gastrobetrieb mit sich bringt. Sie bemerken aber schnell, wenn Prozesse nicht mehr reibungslos ablaufen – Das kann ein ERP-System verhindern, indem es die Abläufe nicht nur steuert, sondern auch optimiert. Die Mitarbeiter können sich wieder um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern und für das Wohl des Gastes sorgen.

Autor: Tobias Ambrosch
Seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig, gehört meine Business-Leidenschaft den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.