Rückenschmerzen, Bluthochdruck oder Burnout: Die Liste der typischen Erkrankungen von Mitarbeitern in Gastronomie und Hotellerie ist lang. Aktuell liegt der Krankenstand in Deutschland so hoch wie in den letzten zwei Jahrzehnten nicht mehr. Schnell leiden infolgedessen die Arbeitsqualität und die Produktivität – und damit der wirtschaftliche Erfolg von Unternehmen. Immer mehr Hoteliers und Gastronomen packen das Problem proaktiv an und setzen auf Prävention im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung. Dazu zählen etwa Bewegungs- und Ernährungskurse oder Seminare zur Stressbewältigung. Die Gesundheitsförderung von Mitarbeitern erfordert Weitblick. Betriebliche Maßnahmen bleiben nur steuer- und abgabenfrei, wenn strenge Bedingungen eingehalten werden.

Der zunehmende Fachkräftemangel rückt das Thema noch stärker in den Fokus. Von der Förderung der Mitarbeitergesundheit profitieren Firmen gleich mehrfach. Sie reduzieren krankheitsbedingte Fehlzeiten und verbessern das Betriebsklima. Obendrein bieten sie Mitarbeitern attraktive Gehaltsextras und werten ihr Image als Arbeitgeber auf. Damit von solcherlei Maßnahmen nicht auch noch der Fiskus profitiert, müssen Unternehmen in steuerlicher Hinsicht einiges beachten. Schnell wertet das Finanzamt Sachleistungen oder Barzuschüsse als steuerpflichtige Einkünfte. Die Folge: Bei der nächsten Betriebsprüfung droht eine saftige Nachzahlung samt Zinsen. Eine sorgfältige Dokumentation ist für alle Mitarbeiter Pflicht. Firmen sollten Belege wie Beitragsbescheide, Teilnahmebescheinigungen oder Zertifizierungen von Anbietern immer zusammen mit den Lohnunterlagen aufbewahren.

Wichtige steuerrechtliche Fakten

• Steuerlich begünstigt sind nur Sachleistungen und Barzuschüsse, die Firmen freiwillig und zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Arbeitslohn gewähren
• Eine Umwandlung von Gehaltsbestandteilen oder Gegenleistungen des Mitarbeiters wie etwa ein Lohnverzicht sind tabu
• Nichtsdestotrotz besteht ein gewisser Gestaltungsspielraum: Unternehmen können Gesundheitsleistungen auf andere freiwillige Sonderzahlungen wie etwa das Weihnachtsgeld anrechnen oder im Rahmen einer Gehaltserhöhung gewähren
• Laut Sozialgesetzbuch müssen Maßnahmen der Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie in Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Vorgaben entsprechen.

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Eine Orientierungshilfe bietet der Präventionsleitfaden des Spitzenverbandes der Krankenkassen, der unter diesem Link heruntergeladen werden kann. Firmen sollten vorab immer genau prüfen, ob Kurse von den Krankenkassen als Präventionsmaßnahme zertifiziert und Anbieter ausreichend qualifiziert sind. In Zweifelsfällen sollten Arbeitgeber für Rechtssicherheit sorgen und beim Finanzamt eine kostenlose Anrufungsauskunft einholen. Die Förderfreude des Fiskus ist begrenzt.

Maximal 500 Euro dürfen Firmen jährlich pro Mitarbeiter ohne Weiteres für Gesundheitsmaßnahmen ausgeben, und zwar für inner- und außerbetriebliche Angebote. Vertragspartner kann grundsätzlich der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer sein. Bis zum Freibetrag von 500 Euro müssen Unternehmen keinen Nachweis erbringen, dass die Maßnahmen berufsspezifischen gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorbeugen. Dies trifft etwa dann zu, wenn PC-Kräfte an einem Rückengymnastikkurs teilnehmen oder eine spezielle Bildschirmbrille benötigen. Wer mehr als 500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei ausgeben will, muss den berufsspezifischen Nachweis durch eine Auskunft des medizinischen Dienstes der Krankenkassen, der Berufsgenossenschaft oder eines Sachverständigen erbringen. In solchen Fällen sollten Unternehmen vorab immer ihren steuerlichen Berater konsultieren, insbesondere wenn eine größere Anzahl von Mitarbeitern betroffen ist.

Vorsicht ist bei Angeboten des allgemeinen Freizeit- und Breitensports geboten. Die Übernahme oder Bezuschussung von Mitgliedsbeiträgen – beispielsweise von Fitnessstudios oder Sportvereinen – ist immer steuer- und sozialversicherungspflichtig. Firmen können dabei jedoch die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro in Anspruch nehmen. Wie in einem aktuellen Urteil des Finanzgerichts Niedersachen (Az. 14 K 204/16) deutlich wird, stimmt die Finanzverwaltung bei der Finanzierung einer Fitnessstudio-Mitgliedschaft der Anwendung der monatlichen Sachbezugsfreigrenze zu. Sie sieht den Zufluss des geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer jedoch nicht monatlich, sondern je nach Vertragsgestaltung in einer Summe. Damit würde die Sachbezugsfreigrenze im Regelfall überschritten. Das Finanzgericht urteilte zwar zugunsten des Steuerpflichtigen, hat jedoch die Revision zum BFH zugelassen (Az. VI R 14/18). Bis zur abschließenden Klärung sollten Arbeitgeber gegen anderslautende Entscheidungen des Finanzamtes Einspruch einlegen. So können sie gegebenenfalls von einem steuerzahlerfreundlichen Urteil rückwirkend profitieren.

Autor: Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach