Gäste hingegen sparen Zeit bei der Online-Buchung von Zimmern und Tischen, beim Check-in und Check-out. „Verbrachten im Jahr 2017 Mitarbeitende noch 320 Stunden in der Woche an der Rezeption, so waren es dank Digitalisierung 2024 nur noch 250 Stunden – und das bei leicht erhöhter Auslastung“, sagt Florian Panholzer, stellvertretender Direktor im Hotel Zugspitze. „Dadurch konnten wir Zeit gewinnen für die Beantwortung von individuellen Anfragen per Telefon oder E-Mail.“ Möglich gemacht hat dies unter anderem ein neues PMS-System mit vollautomatischer Preisberechnung, einer Telefon- oder E-Mail-Reservierung innerhalb von nur zwei Minuten und wichtigen Datenschnittstellen zu Website, Buchungskanälen, Meldewesen und Restaurantkasse.

Gästekomfort mit digitalen Lösungen gesteigert

Durch die Digitalisierung konnten die Online-Buchungen im Vergleich zu früheren Jahren signifikant gesteigert werden. Erfolgten 2017 noch 65 Prozent der Buchungen telefonisch, so lagen im Jahr 2024 die Online-Buchungen bei 60 Prozent und die Hälfte davon tätigten Gäste über die Hotel-Website. Clever integriert wurde hier ein Gutscheinmodul mit Sofortzahlung. Im Bereich der Rezeptionsprozesse arbeitet man bereits seit 2022 komplett papierlos. Gästedaten werden bereits vor dem Check-in online abgefragt und teils automatisch in das PMS übertragen. Eine zusätzliche cloudbasierte Lösung ermöglicht die einfache Annahme und Koordination von Restaurant- und Wellnessbuchungen. Tische lassen sich unkompliziert online buchen, inklusive Hinterlegung einer No-Show-Gebühr. Guest Checks werden auf Wunsch direkt auf das Zimmer gebucht. Die Freischaltung von Zimmern durch das Housekeeping erfolgt schnell und einfach per Hotel-App.

Interne Kommunikation profitiert von Software-Tools

Viele Vorteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet ein digitales Handbuch. Das hoteleigene „Wikipedia“ ist über Sharepoint für alle Endgeräte nutzbar und liefert wichtige Informationen von A bis Z beispielsweise zu Produkten im Hotel, die für Nachbestellungen wichtig sind. Davon profitieren nicht nur Rezeption und Service, sondern auch Housekeeping, Technikabteilung und Küche. Zur weiteren Verbesserung der internen Kommunikation hat die Einführung von Microsoft Teams beigetragen. Der Großteil der Mitarbeitenden kann individuell oder in Gruppen angesprochen werden, die Veröffentlichung von Dienstplänen, Neuheiten und Änderungen erfolgt schriftlich per Teams. „Wir haben die Digitalisierung unseres Hotels mit Restaurant und Wellnessbereich nun bereits über zehn Jahre hinweg vorangetrieben und sehr viel erreicht“, so Panholzer. „Zukünftig wollen wir kontinuierlich daran weiterarbeiten, um uns mit der Wettbewerbsfähigkeit unseres privat geführten Hotels nachhaltig auf einem hohen Niveau zu bewegen.“